因此，我们可以知道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以规范办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求：
    ·  电子文档的集中管理
    ·  电子文档的分类存储
    ·  电子文档的共享
    ·  电子文档的共同编辑
    ·  电子文档的访问控制

    通过系统化的电子文档管理，我们可以做到：1）电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组的传阅、面向公共的公告通知、论坛，等等）；2）电子文档可以进行有序的共享（通过一个流程，按照先后次序收集不同人员的意见，形成可读性很强的决策参考文档，比如：公文的拟稿、核稿和发送，单据的审核以及审核意见的获取，等等）；3）电子文档还可以进行自动控制，比如待办、日程安排，等等。到期了就可以发送即时消息，实现信息找人。

    电子文档类型数据的特殊性

    了解了什么是电子文档，我们很容易就发现一个有趣的现象，就是电子文档负载的信息具有很强的整体性和针对性。首先，电子文档的创建不为别的，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进行控制那样的高度格式化的数据（比如ERP系统中的订单、生产计划），电子文档是一种具有多种表达方式、多媒体的概念数据。之外，电子文档主要目的是给人进行阅读和理解，从而满足这些人进行业务操作和决策的需要。

    据IS权威学术杂志的统计数据表明，其实90%的政府机构和企业进行决策的信息都来源于电子文档所包含的概念性数据。只要我们略略回顾一下企业领导是如何进行决策的，这点就不难理解。任何领导进行某个问题的决策，比如制定企业的未来发展战略，他（她）会要求各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往通过邮件、Word文档提交给领导。领导经过阅读和理解，就会做出决策。各种分析报告的可读性，直接影响领导的阅读理解，也间接影响领导的决策质量。设想企业能对这些报告、情报进行很好的分类管理和发掘，其对管理的深远影响是不可估量的。

    针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块

    我们已经知道电子文档的类型是多种多样的，在日常办公中我们可以列举很多电子文档的例子，比如：电子邮件、Word文档、传阅文档、用于共同编辑的工作流文档、日程安排通知、待办通知、任务说明，等等。这些文档可以作为纯粹的文件进行管理，也可以通过扩展办公自动化系统的基本服务，进行多个角度的管理。

    比如任务管理，任务的落实除了给任务的参与者发送有关任务的详细说明的，还应该落实以下功能：
    ·  任务的开始提醒
    ·  任务的周期管理
    ·  任务报告的提交
    ·  任务的里程碑定义和提醒

    对于上述关于任务类型电子文档的配套业务功能，可以用来区分OA系统对不同电子文档类型管理的"细化"程度。同样道理，日程、工作流、电子邮件，等等，都可以做的很"细"。用户完全可以根据日常工作的需要，确定哪些业务功能是必需的、哪些是可选的，从而进行OA产品的选型。以下表列出日常办公最常用的电子文档种类以及配套的业务功能。（由于表单过大，详情请参考http://isoft.com.cn/page_ioa/index.aspx）

    办公自动化系统对业务协作的支持

    办公自动化系统另一个使用场景就是支持工作中的业务协作。业务协作指的是因为一个大的工作划分为在信息上、时序上相互关联的几个小的工作，而分配到不同的团队或个人共同完成一种工作方式。在当今团队精神备受重视的商业时代，业务协作的重要性可想而知。一般团队遇到的问题可以归结为以下几个方面。
    ·  信息共享
    ·  人与人的沟通
    ·  工作的有序化和流程控制