团队的业务协作中遇到信息共享问题是很普遍的。由于彼此的分工不同，收集的一手业务情报都分散在不同的人员中。这些情报又会对团队的其他成员工作的顺利开展有所作用，因此，不及时分享这些情报信息，肯定会对工作的顺利开展产生不良影响。同样道理，及时的沟通同样重要。沟通可以解决很多信息共享的问题。

    最后，工作的有序化和流程控制是分工细化和复杂化的保证。一旦分工细了，就有可能乱；一旦涉及复杂的流程，就要加大管理成本来进行工作人员之间的协调。若是管理不到位，流程执行不准确，就影响工作质量。

    办公自动化系统作为一个软件系统，有的是共享信息媒体和工作流执行手段。因此办公自动化系统"天然"是一个解决团队、分工的工具。精细化的办公自动化系统中的工作流控制、即时通讯工具，等等，都可以有效解决团队分工中碰到的信息共享和沟通问题。

    办公自动化系统对决策的支持

    日常工作涉及很多的大大小小的业务决策。大的决策比如公司产品的未来发展路线；重要岗位的人事任命；全局计划的落实；小的决策则有比如秋游地点选择；人员请假审核，等等。

    在分工明确的政府机构和企业中，决策执行的一个重要方式就是群体决策，也就是有多个人参与的一项决策。这种决策模式的执行在办公中有很多例子。比如进行一次民意调查，或开一次全体会议，或进行一个局部传阅，等等。像调查、会议或者传阅等等都是获取不同人意见的一些方式，也就是我们所说的决策模式。

    决策模式可以多种多样的，有的通过一次沟通就能完成，有的可能要经历多个步骤推进，涉及不同人。比如政府办公中要对上级单位来文进行办理。领导要先进行决策，制定拟办方案。部门需要决策具体的办理方案，而且要反馈领导落实的情况。又比如领导需要制定年度工作目标，需要部门主管给出可行性报告说明，以便领导进行决策。

    各种决策模式往往都同工作流程捆绑在一起。决策的议题可以分步的送给不同人员进行阅读，进行各种相关的信息的收集。有的决策流程有固定的执行模式（走固定的决策路径）；有的可以随参与决策人员的意愿进行下一个参与决策人员的选定，等等。

    综合上述，一共有五种比较突出的群体决策模式可以供政府机构或者企业选择。
    ·  共同投票
    ·  会议
    ·  传阅
    ·  自由流转决策 
    ·  规范化流转决策

    办公自动化系统可以用于支持以上提出的几种群体决策模式。对投票的支持，办公自动化系统可以进行网上的投票进行，员工可以通过登陆系统进行投票和自动统计；对会议的支持，办公自动化系统可以进行视频会议，同时发布相关的会议纪要，形成决策信息；办公自动化系统还可以发送传阅信息到相关人员，读者可以提交阅读后的评论，从而形成决策信息；最后，规范化的流转决策，可以根据决策议题的特殊性，分别送不同部门，分层次的获取决策信息。