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宁波德威ERP项目实施成功启事录

发表时间:2003/3/9  特约撰稿人: 朱全敏 来源:投稿
关键字:宁波德威ERP
    目前,已有越来越多的企业准备或正在上ERP项目,这表明企业在管理信息化方面的意识不断增强,对通过上ERP系统来提高企业的竞争力越来越有信心。同时,媒体上也不断出现这样的信息:“ERP软件实施成功率为零”;“ERP软件实施成功率不到10%”。企业在做出是否上ERP项目的决策时,往往陷入两难的境地:不上ERP,企业的竞争能力将受到挑战;上ERP,企业投入的人力、财力、物力是否会颗粒无收?
    对企业来讲,上ERP系统是一次性工作,不可能通过“试验”方法做出科学决策。但从别人的成功中获得经验,从别人的失败中吸取教训,不失为一种很合算的决策技巧。
    让我们看看一家刚刚成功上线企业的ERP之路吧。

    一、背景

    宁波德威机械有限公司是一家以生产电火花机床、线切割机和数控铣床为主的制造企业。经过8年发展,该公司的经营规模不断扩大,预计今年的销售额将达到1.5亿元。随着市场竞争的日趋激烈,德威公司清醒地意识到,手工作业的管理方式已越来越不适应企业发展的需要,主要表现为:公司决策所需的信息不能及时获取;企业的库存数量通常不准,要想得到准确的库存,就必须动用好多人花费大量的时间进行清点,而且实效性很差;生产计划编制周期过长,有些生产计划由于原材料配套问题而迟迟不能落实,生产计划调整时问题尤为突出。因此,德威公司决定引进一套先进的管理软件,对物流、信息流和资金流进行有效的追踪和控制,达到增加企业竞争力的目的。
    德威公司ERP项目从2002年4月2日开始启动,于2002年6月29日成功上线。

    二、软件选型

    德威公司ERP软件选型工作花费5个多月的时间。德威公司最终选择了某IT公司的S生产制造系统,主要考虑以下两点:一是感到S生产制造系统是成熟软件,能很好满足中小制造企业管理信息化的需求,而且功能强大,管理思想先进又实用;二是看中了该IT公司的品牌,相信在实施服务等方面质量有保证。

    三、IT条件对企业信息化的影响

    什么样的企业适合上ERP系统?是不是只有IT环境好的企业才能上ERP系统?
    一般来说,IT环境好的企业上ERP系统,成功的可能性更大一些。所谓IT环境好,是指:企业有相当一部分精通IT的人才,他们对计算机网络、系统软件、应用软件有了解或一定的应用基础;企业使用过功能比较单一的人事、工资或财务方面的应用软件;企业静态数据比较完整,应用过一些编码方案。这样的企业,上ERP的条件更成熟一些。
    企业IT环境差一点,但产品市场前景非常乐观,发展速度很快的企业,高层领导对ERP有深刻的理解,全力支持企业上ERP,希望通过ERP加强管理,降低生产成本,提高企业的竞争力,这样的企业,在ERP项目实施顾问的帮助下,完全可以建立适合于企业的ERP系统。这是德威公司ERP项目顺利完成带给人们的重要启示。
    
    四、管理条件对企业信息化的影响

    德威公司实行的是粗线条的企业管理。企业管理制度不够健全,而且一些制度执行得不够理想。领退料管理、库存账务管理等方面管理缺陷比较突出,导致“负”库存和的“欠料单”大量存在,库存数据不真实,影响生产计划的制订。而且,同一信息多点录入的情况也存在,如出货单和发货清单的信息内容相同,但分别由仓库和市场部填制单据,既增加了不必要的工作量,差错也会增多。
    通过沟通,该IT公司与德威公司达成了以下共识:
    强化已有管理制度的执行,补充必要的管理制度。如:领料主要根据生产订单领料,领料单的数量不能超过库存的现有量,避免“负”库存和“欠料单”的出现。
    同一信息只能存在一个输入点,多种单据合并为一种单据。如:发货清单与出货单合并为“出货单”。
    只需进行渐进的制度和流程优化,就可以保证ERP系统的初步正常运转。

    五、项目启动会——决心、担心与信心

    决心——德威公司裴副总经理在ERP项目启动会上表示:手工作业的传统信息管理方式已越来越不适应德威公司的发展需要,主要表现在库存难于控制、生产计划编制周期太长等方面。公司引进ERP管理软件的目的,就是要对物流、信息流和资金流进行有效的追踪和控制,增加企业的竞争能力。为了上ERP系统,公司已投入了不少人力、财力,从今天开始,公司上上下下要全力支持项目组的工作,确保ERP系统成功应用。
    担心——项目启动时,德威公司与ERP项目的有关人员正在进行计算机基础知识培训,他们以前很少接触计算机。公司静态数据不完备,甚至同一料品在技术部有一种叫法,到仓库领料时又有另外一种叫法。库存账面数量与实物数量相去甚远,甚至有很多“负”的库存。公司管理制度不十分健全,部分制度执行不力。这样一家企业,ERP项目能实施成功吗?项目刚开始时,我们还是有几分担心。
    信心——S生产制造是成熟的ERP软件,这是德威ERP项目获得成功的重要基础。ERP实施顾问都经过系统的培训,掌握一套科学的实施方法,这是该公司从财务软件向管理软件成功转型的重要保障。我们的客户呢?德威公司的高层领导全力支持项目组的工作,抽调计算机基础好、熟悉业务的公司骨干全职参加ERP项目。接受培训的业务人员克服基础不好的弱点,苦学勤练,逐渐进入状态。这一切,增强了我们做好项目的信心。

    六、ERP的理念和分步应用

    ERP最核心的内容是通过业务规范化、信息标准化和系统的信息集成功能,为提高企业竞争力而提供决策信息。比如生产领料作业就要按生产订单进行,数量多少要依据物料清单所确定的用料标准。某一模块的操作,可能就是按要求把信息维护到系统中,比如对某型号产品的生产订单进行审核(生产计划下达)时,是生产计划部门把自己部门的信息维护到系统中了,但这项操作的另一个重要作用是:对成品生成一个“在单量”,同时对下阶料品形成“预约量”,库存会及时反映“在单量”和“预约量”信息,这些信息有助于销售部门和采购部门更有成效地开展销售和采购业务。
    通过主生产计划或物料需求规划进行净需求计算,是ERP中非常有价值的功能,但必须在库存数据准确、规划参数已全面维护的条件下进行,应用难度比较大。企业运行ERP应该根据不同阶段确定相应的重点。开始阶段,应侧重库存管理,这可通过业务规范化和信息标准化实现。第二阶段应该通过科学设置一些参数(提前期、批量、供需政策、物料清单的标准用量等)并进行按物料清单进行生产订单、采购订单和外协订单的自动规划。条件成熟时,才可以通过净需求计算进行主生产计划(MPS)和物料需求规划(MRP)的展开。
    净需求计算的目的是在降低库存成本和保证持续生产之间找到一个均衡点。
    通过对ERP理念的培训和用户对软件产品的熟悉,德威公司认为可以把运行初期的目标确定为“通过业务规范化和信息标准化,管好库存”,该IT公司和德威公司在项目实施的初期目标上达到了高度一致。

    七、需要对业务流程优化吗?

    “业务流程再造”也好,“业务流程优化”也罢,都涉及到管理上的变革。“彻底的”业务流程变革在条件合适的企业可能是可行的,而“渐进的”业务流程变革则更容易取得成效。比如:某企业原来出货的业务流程是:销售部门填写“提货清单”,仓管人员根据“提货清单”填写“出货单”,销售部门还要填写“发运单”。这些单据的信息内容是一致的,但在手工作业条件下,同一信息内容存在多个信息输入点,不但增加工作量,也容易出错。企业上了ERP后,上述三种单据就可以简化为“出货单”一种单据,存档和签字等手续仍可沿用原来的做法。
    因此,业务流程优化是企业上ERP的一个重要环节,但必须结合企业的具体情况来进行。
    企业业务流程现状的描述非常关键。首先,要把业务流程描述清楚。描述业务流程的方法有很多,流程图是较常用的方法。企业各部门可能都不太熟悉划流程图,不过没有关系,只要能用语言表述清楚就可以了。通过问卷进行业务流程调研仅仅是调研的开始,项目组与企业各业务部门的深入交流和讨论更有助于大家对业务流程的理解。通过对业务流程调研情况进行总结,找到业务流程与ERP软件的结合点,才能进行业务流程优化,并为系统实施方案的设计创造条件。

    八、ERP软件是否要砸掉一些人的饭碗?

    企业上ERP系统时,为了使相关人员负起相关的责任,会提出:如果谁通过培训和长期训练,仍不能达到上岗要求,谁就将被调换岗位。上ERP系统与裁员、下岗实际没什么必然联系。有些人由于担心被调换岗位或下岗,往往会在ERP项目实施过程中产生抵触情绪,因此与他们不断进行沟通是非常必要的。实际应用ERP系统的人当中,可能只有少数人理解ERP所包含的管理思想,多数人则是按规定的流程进行操作就可以了。有些人的工作岗位没变,但工作内容可能变了。

    九、软件功能不能完全满足客户需要怎么办?

    只要是商业化通用软件,就会存在与客户要求不一致的功能或缺少客户要求的功能。在商业化通用ERP软件已成为主流的今天,存在上述问题是不可避免的。解决这一问题的办法是:
    特别需要的功能,在软件选型时就应考虑到。如果对报表打印内容、格式有特殊要求,应选择有自定义报表功能的ERP软件。如果要求操作员只能查看和处理自己输入的单据,选择的软件应该有这方面的功能。
    ERP软件已选型完毕,特殊要求的功能就只能通过定制来实现。由于定制的代价太大,因此定制的内容要谨慎确定。
    ERP软件没有与客户要求完全一致的功能,但是,在选定软件的基础上,可以设计一种方案来解决客户想通过特定功能来解决的问题。比如,虚拟件的领料问题。
    
    十、就德威项目来说,对项目影响很大的因素有那些?

    高层领导,特别是裴总对项目组的工作给予大力支持,是保证项目成功的最有利因素之一。
    德威公司的静态数据准备工作是影响项目进度的重要因素。这家公司关于静态数据的文本资料不齐全,而且还存在数据不统一的问题。比如:技术部门提供的料品名称与到仓库领料时实际使用的料品名称不一致,这一问题必须在料品编码工作之前解决。联合项目组及时召集有关人员开会,德威公司裴总在会上要求仓管人员以技术部门的资料为标准,一一进行核对,并要求在3天之内将核对结果交项目组。
    从零开始准备静态数据的难度之大是可想而知的。通过静态数据标准文档的初稿准备、相关人员核对到最终稿的完成,静态数据的录入和核对才有了依据。虽然静态数据准备工作与工作计划相比拖后了一些时间,不过还未影响到项目的总体进度。让人感受最深的一点是:项目启动时,料品基础资料一定要准备好,希望资料一定要完整、准确,而对格式和编码没什么特别要求。

    十一、ERP的培训与一般的培训有什么不一样?

    一般的计算机培训,学员可以根据自己的基础情况选择初级班、中级班或高级班。而管理方面的培训,一般按方向进行,如人力资源、营销管理、项目管理等。而ERP培训,涉及了太多的内容。刚开始进行ERP培训时,学员门都非常有热情,他们觉得很新鲜,尽管建共用资料时有些人因要录入汉字而略感吃力。随着培训的进行,流程、模块、程序组、程序等术语的不断出现,“在单量”、“预约量”和“BOM”等新概念的大量引入,他们会逐渐觉得脑子里越来越乱,有些人会觉得“太麻烦了”。经过“长期训练计划”、“考前训练计划”的实施,大家对操作内容一点一点熟悉起来了,抱怨的声音也小了,对今后的实际操作也就更有信心了。

    十二、实施前后的业务内容有差别吗?

    尽管没有进行轰轰烈烈的业务流程再造,同一工作岗位上的人员在工作内容上还是有很大的变化。生产计划的编制,不再是先找几个人加班加点查库存,而是执行“库存状况查询(料品+仓库)”程序,这时现存量、再单量、预约量等信息就一览无余了。生产计划、采购计划的净需求计算工作量非常大,在手工作业条件下,是否多找几个人一块儿计算就能把问题搞定?答案是否定的。在存在半成品库存和共用料件的条件下,只有ERP系统才能算得又快又准。

    十三、库存数据不准怎么办?

    德威公司库存数据账物不符情况比较突出,主要原因是:当车间根据生产订单进行整批领料时,仓库通常按配套数量填制领料单。实际上,一些库存的实物数量小于配套数量,仓管人员在填制配套领料单的同时还要向车间打欠条,同时,库存账上会出现很多的“负”库存,造成库存管理困难。既然要通过ERP系统管好库存,当然最好在上线前先进行全面的盘点,车间的实物采取假退料(开一张退料单,再开一张领料单)的方式处理。这样,只要开账后的交易单据及时维护,库存信息就将成为制订生产计划、采购计划以及与客户签订销售合同的重要依据。
    德威公司为保证ERP项目的成功实施,在生产任务十分繁忙的情况下,果断决定:停产3天,全面盘点。准确的期初库存,为ERP系统的成功运行提供了重要保障。

    十四、上线后用户的反映

    采购部的办公桌上放了一份打印好的采购件“库存状况表”,采购人员说:“真不错,以前只能问仓库,数据还不准”。S生产制造系统给材料核算员带来的好处确实不小,他们说:“以后要逐一计算采购件的‘月加权平均成本’,工作量大且容易出错,现在一个‘按钮’就全部搞定了”。应用BRP展开后,生产计划主管说:“这样做,生产计划的确是准了,而且计划执行情况也一目了然”。仓管员表示:“目前的工作量增加了一些,而且对超过现有库存量的领料还有限制。好处也是明显的,库存数据准确、可信了,而且生产、销售和采购部门都能够共享库存信息。”

    十五、任重而道远

    德威公司S生产制造项目的成功上线,仅仅是一个可喜的开头。项目实施的成功只表示ERP项目暂时达到了预期效果,而要使这个系统能够长久稳定地运转,还有很长很长的路要走。

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