复旦协达——某石油公司BPM实施详细案例（下）

    3.1立体解析法

    “立体解析实施法”是协达针对传统管理软件实施方法成功率低的情况，而提出来的一种有效实施方法，它强调实施前的“立体建模”，实施中的“分部解析”，以及“过程评估”，确保BPM协同平台成功应用。

    ·问题提出
    传统静态管理软件在实施服务过程中存在以下问题：
    系统配置与实施时间较长
    预先定义的业务模型过于僵化
    需要重新配置的参数很多

    这些都给项目成功带来了不确定的因素。对处于成长阶段的中国用户单位来说，由于规模不断扩大，组织结构不断调整，业务流程需要优化，因而实施的解决方案必须能够支持不断变化的业务模型，并能支持业务流程的持续改进。

    “立体解析实施法”就是BPM协同平台公司针对传统管理软件实施方法成功率低的情况，而提出来的一种有效实施方法，它强调实施前的“立体建模”，实施中的“分部解析”，以及“过程评估”，确保BPM协同平台协同管理套件成功应用。

    ·立体建模 
    单位组织是一个非常复杂的社会、经济和物理动态系统。建模方法是人类对客观世界和抽象事物本身及其间联系的具体描述，建模方法是为了描述用户单位的所有特征（属性、功能、交互等）而采取的途径、步骤和手段。

    “立体建模”是由生命周期维、视图模型维、通用性层次维组成的一个三维体系结构，描述应用建模关注的不同阶段、不同视图和不同的建模构件的通用性程度。

    生命周期维：需求分析阶段、系统设计、系统实施、运行维护
    视图模型维：过程视图、功能视图、信息视图、组织视图、资源视图
    通用性层次维：通用基本构件、领域共性构件、应用专用构件

    “立体建模”是用户信息化诊断、优化和集成的基础；为分析用户单位现有问题，找出差距，提供描述和分析手段，并支持进行具体实现；帮助用户单位优化业务流程，降低成本；有效地支持了用户单位经营过程重组和满足建立具有高度柔性用户单位信息系统需求。

    ·解析实施
    解析实施，以“立体建模”技术为基础，基于视图模型维对功能领域中的关键业务过程进行解析，针对具体的关键问题，制定不同的实施策略和方案。在视图模型维中，以过程模型为核心，功能、信息、组织、资源等模型为辅助，不同视图模型之间构成关联和引用关系。

    组织单位的经营或管理过程是由一系列的业务过程组成的，活动是组成业务过程最基本的单元，一个用户单位所有活动的集合覆盖了用户单位中各类业务流程的全部细节。传统按职能划分的单位组织方式，使活动分属于不同的部门，业务过程被割裂。解析实施实现了按流程对组织单位经营过程的过程分析、过程重组和过程优化，打破了部门的边界，完成了管理创新，最终确立适合本单位的管理模型和管理模式。

    ·过程评估

    国内管理软件实施成功率不高的一个重要原因是软件厂商在实施中缺乏科学规范的评估。“立体解析实施法”为用户提供了一套基于过程改进的实施评估体系─过程评估；它包括定期阶段评估和终审评估，评估贯穿项目规划、准备、实施到系统运行的整个过程；旨在加强对关键活动领域的关键活动的质量控制，控制风险。实施是软件开发、管理咨询、组织变革等智力活动的生产，通过过程评估可以将实施过程透明化、规范化和标准化，从而加强对项目和风险的管理，保证实施效果。

    过程评估的意义在于：

    控制项目实施风险
    实施中存在问题放大的喇叭效应，即前期工作中一点小小的失误和缺陷，在工作后期将会被放大到无法弥补，甚至要推倒重来。过程评估能够及时发现问题，避免风险或将风险控制到最小。

    提高用户主观能动性
    现在实施中有一个误区，不是以用户为主而是以实施顾问为主。系统上线后，用户也没有完全理解，顾问一旦离开，问题就一大堆。过程评估能够充分调动用户的主观能动性，让用户积极参与到实施中来，为用户单位培养了一批真正的复合型人才。

    3.2实施八步法

    协达公司经过多年的实践总结出来一套科学全面的实施方法：实施八步法，该方法阐述了实施从启动到最后的项目验收的全过程。

    项目启动尤其要注意

    BPM系统项目实施是一项系统工程。该项目的实施将使公司快速利用先进技术手段和管理思想把行政办公、知识管理与工作流、信息流有机集成，从而赢得市场、赢得竞争。但是，本项目的实施将牵涉到被实施方的方方面面，可能会涉及业务流程和日常管理的优化过程。为确保项目实施按计划、进度、目标、质量进行，所以我们将项目启动，明确人员与任务放在了实施的第一步。明确人员与任务时双方需要签署项目公约，项目公约中包括项目目标、组织机构和要求、成员职责和项目公约认可等内容。同时要求项目组织机构认真履行其职责，各部门密切配合，保证该项目圆满成功，并在实施中不断优化管理程序和组织结构，为公司长远发展打好坚实的基础。
    ——确定需求和应用模型
    ——基本参数的设置
    ——应用培训
    ——基础数据收集与导入

    4.协达专业建议——注意事项

    明确的需求分析
    用户单位并不一定对自己存在的问题和需求了如指掌，他们需要咨询顾问提供有价值的参考建议，而BPM协同平台的实施过程本身就充当了咨询顾问的角色，基于对初期调研的指导，有助于帮助它从诸多的问题中归结出亟待解决的问题作为事件的驱动点，使实施目标更明确。应注意的是，用户的需求不是一成不变的固定值，而是动态的。耐心听取基层操作人员的疑惑、困难和要求，建立彼此间的信任与合作关系，项目的实施才容易成功。

    制订实施方案
    要确保实施的成功，优秀的实施方案非常重要。该项目的实施方案结合了用户单位的现状与发展，以整体规划、分步实施为原则来确定。

    基础数据的准备
    在实施过程中，前期的基础数据准备是保证系统正确运行的关键。对于要录入计算机进行管理的每个数据都要进行分类和编码。编码体系将结合用户单位的行业特点和实际并且考虑到今后的发展来制订。

    实施过程中的培训
    系统的实施和应用对于内部工作人员意味着原有工作思维、方式的信息化提升。基于员工实际情况的差别，需要加强相关培训，并在实际工作中不断发现、解决问题和疑问。
    培训绝不仅仅是单纯系统操作的培训，从用户单位项目实施开始到后期，相应的培训都是贯穿始终的，从现场培训、远程培训、电话咨询进行多渠道的培训。培训的目的是提高用户单位工作人员对实施BPM协同平台根本意义的认识，提高人员的积极性与全员主动参与意识。

    规章制度的更新
    在实施的同时，用户单位将会对以往的制度做合理的调整和修改，使它能够对项目的实施起到推动作用。除了由计算机技术人员对系统的维护外，各个部门操作人员的数据及时更新尤为重要。BPM协同平台的应用将促进相关部门对主管的各项信息进行实时改进与更新。

    对BPM协同平台的实施和应用有持久性的认识和准备
    用户单位除了在网络维护方面拥有自己的技术人才外，还应该重视培养自己的协同办公专家。特别对于一些规模较大的用户单位，通过局部的实施应用培养出自己的实施顾问后，对今后以点带面的推广可以起到事半功倍的效果。

    客户自主性强
    现在实施中有一个误区，不是以用户为主而是以实施顾问为主。系统上线后，用户短期内没有完全理解，顾问一旦离开，问题就一大堆。BPM协同平台的实施过程是一个授人以“渔”的过程，这种实施方法的目的是在于要最大限度地发挥用户的主观能动性，让用户积极参与到实施中来，为用户单位培养了一批真正的复合型人才。 

    BPM协同平台的系统定制简单易学，流程和表单的定制图形化、通俗化，不再局限于专业计算机人员才可定制的模式，用户完全可以按照自己单位的实际情况进行自主定制。