浅议CAD电子文件归档管理

　　三、完善CAD电子文件归档管理措施

　　1.完善制度，措施到位，合理配置资源

　　各单位应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，参照国家标准GB／T 17678.1—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，制定本单位电子文件归档管理制度。

　　明确归档电子文件是项目负责人的职责并纳入质量管理体系文件中。由于电子文件内容复杂、专业性强，入库前后都要进行修改，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统，明确规定及时、有效归档电子文件是项目负责人的职责之一，必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

　　统一电子文件归档格式。因为没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。在工程项目设计过程中，电子文件管理系统应建立一系列标准，如CAD系统软、硬件平台，制图的编辑软件、字库、图幅、格式，电子文件的数据类型、文件种类，电子文件的编号、著录，电子文件的归档范围和要求，工程项目电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

　　合理配置资源包括设备和人力资源。电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

　　2.尊重并贯彻前端控制思想

　　中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》第一部分：电子文件归档与档案管理4.5明确要求：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量”。实践证明电子文件归档与传统纸质文件归档不同。传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通，如CAD设计图纸，由于文件系统格式不同，造成档案光盘系统无法利用CAD形成的光盘。

　　勘测设计阶段是确定电子文件归档范围的最佳时机。从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

　　3.纸质文件与电子文件同步归档

　　据《清华大学自动输入及管理系统TH－DAIMS使用指南》统计，在进行系列产品设计时，新型号图纸80％可以采用同一系列原图图纸，无须任何修改，而20％需要修改的图纸中，也只要做局部修改。但由于工程设计电子文件始终处于动态过程，其内容在不断变化，设计人员受计算机内存容量影响，常会删除一些过时信息，为确保归档电子文件的完整、准确，必须实行归档纸质文件的同时归档完整的电子文件。

　　4.重视技术鉴定

　　工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体的性能的检测。

　　可读性鉴定目的在于确认电子文件中的内容可以正常读出，没有丢失和差错。进行可读性鉴定时不仅要确认文件在当时的可读状态，同时需要分析其是否具备日后多次无差错读出的性能。检查归档电子文件的辅助技术材料是否齐全也是可读性鉴定中不可忽视的内容，如关于电子文件使用的操作系统和支持软件的记录材料，是保证电子文件由代码还原为可读信息的“引导”，不可遗漏。

　　对于电子文件的可靠性鉴定，主要从内容的真实、完整性上去把关。电子文件的易修改性使得计算机系统中同一文件经常存在不同版本，归档的电子文件必须是最终版本，必要时可保存某些草稿和定稿。电子文件的版本不像纸质文件的稿本那样易于识别，管理人员可借助计算机中记录下来的时间进行比较和鉴定。从文件的相关性入手检查归档电子文件的完整性。随着软件功能和计算机网络的发展，一套电子文件中的文字、图表、数据分布在几个甚至几十个地方的情况会越来越多，即使在同一主机内，一份电子文件也可能以若干份文件相连接的方式存在。如果分布在各处的“文件成分”汇集不齐，一份文件便无法再现其全貌。

　　对归档的电子文件进行无病毒鉴定。档案部门接收的电子文件来自四面八方，受病毒侵害的机会多，因此对于以介质状态归档的电子文件，应先杀毒，再接收，避免危及整个档案管理系统。