ERP实务：如何处理手工开立采购单

　　在ERP系统中，采购定单、生产计划、采购计划、入库单及销售定单之间存在内在的逻辑关系。因为在跑物料需求计划的时候，系统先根据销售定单生成生产计划；然后根据生产计划生成采购计划与生产定单；然后，再根据采购计划生成采购单；最后，再根据采购单生成物料收货单。如此的话，销售定单、生产计划、采购计划、采购单、物料收货单就连成了一条线。从任何一个环节，如生产定单，向前查可以查询到采购计划、生产计划、销售定单；向后查可以查询到物料收货单等等。这些关联查询，无疑给我们的工作带了很多方便。而现在手工开立采购单，无非是打断了这层关联关系。那我们在手工开立采购单的时候，就要手工的指定这个关联关系。

    解决方法一：

　　若现在物料计划员，在采购计划维护的时候，把某个采购计划错误的指定结束。后来又需要进行采购的话，怎么办呢?一般来说，采购员最好不要直接开立采购单。而是物料计划员先在采购计划管理窗口，把原先的指定结束的采购计划重新打开，然后根据这个采购计划重新生成一遍。因为已经有采购单的采购计划，不会重新生成采购单。所以，最后生成的，就是以前被错误指定为结束、没有生成采购单的采购计划。如此做的话，就可以在新的采购单与采购计划之间重新产生联系。当然，这就是要增加物料计划员的工作量。不过，我觉得这上值得的，至少以后采购员及其他用户的工作会变得轻松许多。

　　解决方法二：

　　若在不得已，确实需要手工开立采购单的时候，那就要手工指定关联关系了。如现在采购员因为某项物料采购量过多，需要在不同的供应商之间分摊采购数量的时候，那就先修改原先生成的那张采购单。然后在手工的开立采购单。不过在开立采购单的时候，要手工的关联采购计划。当然，这个关联的动作一定要选择正确的采购计划，否则的话，就容易出错。所以，若采取这个方法的话，为了保证操作的准确性，这对采购计划的编号就有一定的技术要求了。如采购计划的编写原则，可以根据销售定单号-生产计划号-流水号编写。如此，在采购单上关联采购计划的时候，一看编码就知道，该采购计划号是用于哪张销售定单、哪个生产计划。如此的话，采购员在选择的时候，就不容易出错。

　　最后，有时候采购员工可能没有这么自觉，在手工开采购单的时候，不会去关联采购计划。所以，我们在系统中，还是需要设置一个控制，迫使采购员一定要去关联采购单。我们可以在采购单单据性质中设置，若该采购单没有前置来源，即采购计划字段是空的话，则不允许审核。如此的话，就可以迫使采购员，一定要去关联采购计划。如此，采购员即使是无意，又或者是有意，系统都会提示用户，要关联采购计划。这样，就保证了每张采购单都跟采购计划、生产计划等产生了关联。那么，采购单手工开立的问题，就不再存在了。

　　不过，话说回来，手工开立采购单的时候，还是存在一定的风险。即当采购单员选择采购计划的时候，若选择错误的话，则这个对应管理错了，那后续的查询、成本统计等等，也会产生错误。所以，能够不手工开采购单的，就要避免手工开单。也就是说，能够用第一种方法解决的，最好用第一种方法解决。第二种方法是不得已而为止的。希望用户在具体选择解决方法时，还是要谨慎。