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小行政也可运筹帷幄 协同OA稳定后勤保障

2009/3/19    来源:e-works    作者:泛微      
关键字:协同OA  行政岗位  泛微  
本文主要讲述泛微协同OA平台使企业日常运营得到综合梳理,逐步走上正规化管理;员工本人也得以在行政岗位上运筹帷幄的成功案例。
    刘芳是个幸运儿,刚刚大学毕业不久的她凭借着出色的英语能力在北京一家外企坐上了行政工作。这是一家刚刚进入中国市场不久的国外厨卫产品生产商,虽是外企,但在经济危机的影响下也不得不节衣缩食,在中国的发展也是步履维艰。

    刘芳刚刚到岗便遇到了诸多的挑战,这家外企虽然来到中国不久,但以销售为主导的企业特点决定了他们需要一只庞大的销售团队作为支撑。刘芳发现,由于每日到职的新员工源源不断,不仅入职登记手续繁多,销售人员的公关、差旅报销,机票申请、办公设备领用等等诸多日常工作都给她带来了巨大的工作压力。

    “小刘,我的报销款批下来了吗?”“小刘,前天让你订的机票订好了吗?”“我申请的笔记本怎么还没到货?”几乎每天,刘芳都在这些声音中忙得不可开交。一次,刘芳误将一名销售的几张差旅住宿发票夹到了他人的报销单据中,结果自不用多言了,不光“被害”同事黑脸了,更是受到了财务总监的责备。

    如果说这还可以理解的话,那么随后发生的事情则让刘芳差点丢了工作。由于每天出差的销售人员很多,订票工作相当繁重。那是一个周一的上午,销售总监特地找到刘芳,要求她预订四张本周日晚上从北京到上海的火车票,并且尤其叮嘱这是一个公司非常重视的项目,下周一上午要与客户进行最终商议,因此千万要订准时间。而且一定要软卧,这次有总经理一同前往。刘芳接到任务后立即联系了卖票公司,但周日的票还没有出,需要再等三日左右。等待的三天中,刘芳如往常一样不断处理着剪不断理还乱的行政工作,到了出票的那天,刘芳早已经将周一的订票任务抛于九霄云外了。周五下班前,当销售总监来到刘芳面前取票时,刘芳一下子僵住了,脑子嗡的一下,半晌无语。急忙打电话订票却得知票已售空。无奈之下,只能增加成本,改订机票了。但偏偏机票也吃紧,没有同一班飞机的四张票,只能两两做伴,分拨到达。销售总监大为恼火,在回京后便建议总经理开除刘芳。好在总经理并没有急于下结论,在仔细分析了行政执行问题的始末后,总经理认为,首先是刘芳工作的失职,需要从工资中进行相应的惩罚;其次,对于庞大的行政工作量而言,公司内部缺乏一套有效的管理机制进行辅助。

    经历了这次风波后,小刘对于日常的工作更加谨慎细致了,而公司也做出了相应的改变。他们选用了泛微软件的协同OA平台,希望可以凭借该系统梳理企业内部的日常办公流程。由于泛微协同OA平台简洁明朗的用户界面以及树状结构的功能菜单,刘芳和同事们很快便形成了使用习惯。

    自从应用熟练后,刘芳每天都保持在平台的登录状态,随时会有提醒弹出,告诉她报销单据提交、订票等即时任务,一些重要的任务,销售人员会选择“紧急”等催办字样,让刘芳合理安排工作次序。对于令销售和刘芳都非常头疼的差旅报销,通过泛微协同管理应用平台,销售只需要将票据单号金额输入,系统自动生成合计费用及报销单,刘芳也再不会张冠李戴了。并且,原来杂乱的资产领取备案、离职入职备案都梳理得井井有条,通过输入关键字即可完成查找。而在系统中还增加了行政工作周汇报和下周计划,刘芳在每周五前都会做一次提交,上级也可以更加轻松地监督刘芳的工作情况,随时进行指导配合。

    不仅如此,泛微协同OA平台通过融合知识管理客户关系管理项目管理,资产管理,财务管理人力资源管理和工作流程管理,使企业日常运营得到了综合的梳理。现在,公司的业务运转效率提高了,团队协作执行力进一步加强,刘芳所在的公司开始逐步走上了正规化管理,而刘芳本人也得以在行政岗位上运筹帷幄了。
责任编辑:殷爽
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