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2012年PLM征文:流程处理中的关键角色-变更分析师

2012/11/27    来源:e-works    作者:罗建勇      
关键字:变更分析师  流程处理  工程变更  Agile  
本文介绍了在Agile系统中,绝大部分事务处理都是走变更流程,变更分析师就是在变更过程中担任对变更请求的分析、变更流程管控以及审批任务的指派这个角色,在流程中起着关键的角色。

1 前言

    甲骨文的Agile PLM系统,以变更管理来触发流程,包括料号申请、采购申请、样品承认、文档发放等,通过变更,确保了部件、文档、项目、供应商等的新增、修改、发放过程的严谨性、合理性和完整性,保证产品整个生命周期的可追溯性,也使产品生命周期里面各个事务具备关联性。而在变更处理过程中,由于事务处理各有不同,各种事务的业务场景和变更原因及变更内容也千差万别,这就需要在变更开始提交之后,未正式启动审批流程之前,必须有人对变更的内容进行准确性性、合规性的检查、分析和控制,同时按照规范指派审批过程的审批责任人,跟进事务处理进度,最后还需要对变更进行总觉分析,为设计开发工作提供参考。

2 变更分析师在事务处理过程中的详细说明

    2.1 变更分析师所承担的责任

    从国外的研发管理最佳实践中,要求变更分析师必须承担如下责任:

    2.1.1 按照公司在体系上的要求建立及维护相关的文档控制程序及规章制度

    一个项目往往都是由不同阶段、不同任务、不同的角色组成,研发过程中,工程变更时经常性的事务,如何保证传递给车间和相关部门是经过审批发行的最新版的资料,并保证所有部门收到的资料是统一的,准确的,这需要建立同体系要求相一致的文控程序和规章制度,并有专人落实和管控,这在没有信息化支撑的手工作业状态下,是难免出错的。

    2.1.2 在AGILE系统处理变更事务

    上面提到过,甲骨文的Agile PLM系统,以变更管理来触发事务流程的(见图1),那么各种不同业务模式,比如说料号申请、工程变更、图纸发放等流程,涉及到的业务面非常广泛,每个流程,在不同的业务场景下,会有不同的审批责任人和运行节点,我们往往无法通过设定流程自动流动来达到流程运行的目的,这就需要在流程发起的同时,有人依据文控程序及业务规范来发动每一次变更流程,以确保流程能够准确的到达对应的业务处理人员,确保流程的顺畅和准确。

 变更发起

    图1 变更发起

    2.1.3 对变更业务进行合规性、准确性、必要性进行检查,确保变更单的准确性,完整性及一致性

    对于变更流程的发起人,只能是依据其所在的位置和自身的业务处理及理解去发动变更,很难做到全局、统一的去考虑问题,有时甚至是发起错误的变更请求,这个时候就需要有人在变更事务真是进入审批程序之前,依据体系、总体规范和技术经验和全局把握等方面,对发起的变更进行检查、分析、验证,确保变更作业准确、完整和一致。

    2.1.4 跟进变更流程各节点的审批进度,确保变更事务能够得到准确及时执行和完成

    在变更流程处理环节,流程各节点任务负责人处理的进度,将影响到整个过程,原来手工作业的时候,各个任务节点必须人工去跟进,当任务多的时候,是很难跟进到位的,信息系统使整个过程透明化,各节点的进度一目了然,此时变更分析师可以通过信息系统实现对各节点审批进度的跟进,确保变更事务能够得到准确、及时的执行和完成。

流程的跟进

    图2 流程的跟进

    2.1.5 对变更进行分析和总结,为改善工程设计、业务处理和绩效考核提供支持

    每一项变更事务结束之后,并非业务就结束了,变更分析师还需要对变更进行收集、分类、整理、分析,提炼有价值的信息,同时对各种变更进行统计分析,作为改善计划和绩效考评的依据。

    2.2 国内企业对变更分析师的理解和定位

    在国内,很多企业的研发管理从无到有,从粗放式到规范化,这个过程注定企业对国外一些理念并非能够完全的接受,更多的是从本身的国情出发,特别是研发部门,人治往往大于法治,所以对于以引领企业的研发走向规范化的变更分析师就没有显得那么重要,这个角色一般都是由部门文员担任,也就是将这个角色定义为上传下达,将原来递送纸张版文件的工作简单的转化为系统来完成,弱化了变更过程的控制及分析。这种做法并非一无是处,至少从现阶段国内企业的研发管理水平和研发能力及成本控制的角度来考虑,也有他存在的道理,不过随着研发管理更加规范化和精细化,相信未来变更分析师的地位将会变得越来越重要。

3 结论

    不同的企业,研发管理体系和管理制度都不尽一致,由于研发人员每个人的工作习惯、工作经历和所从事的分工不同,经常会出现五花八门的成果提交,而企业最终需要研发成果能够得到有效的管理,传递到车间现场和相关作业单位的研发资料是经过严格审批统一发放的最新版材料,而在信息化的背景下,如何能够确保研发的变更事务得到更加高效的处理,保证研发成果的提交和发放具备准确性、有效性和统一性,作为变更发起流程中关键的一环,变更分析师在这方面将会起着越来越重要的作用,而基于国内现阶段的研发管理现状,对工程变更以及变更分析师的重视,不仅仅是岗位的设置,更多的还是在于理念的变化。

责任编辑:程玥
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