图1 文档属性
3.2文档结构的应用
确定好输出标志性文件,此时运用PDM文档结构,以标志性文件作为父项,即上层文件(如图1所示),样机评审表作为上层文件,下挂限制的输出文件作为子项,从而形成有上下层关系的文档结构树,在PDM系统中建立文档结构树效果图(如图2所示)。
图2 文档结构
在实际业务,总会有这样的需求,当查看子项文档时,需要很方便的查看父项,即文档结构反查。PDM系统为此也提供了很好解决方案,在子项文档的“相关对象”中,有此对象对应的“使用情况”,如此可以快速查看该对象与上层父项的关系,方便用户操作。
图3 查看相关文档
企业在实际业务中必须从管理上规定,各子项文件必须先行签审完成并已正式发布,从而控制输出文件的有效性,上层文档才能进行关联使用。此操作可整套的对产品研发过程中输出技术文件进行归档,并能快速查询文档之间的关联关系。可直接控制研发生产过程的产品质量。
当然,也可通过一定程序二次开发,利用程序对下层文件的状态及类型等条件进行系统自动限制,解决人为进行判定的疏忽,提高管理水平。
3.3PDM文档结构的优点
实现文档之间的关联,直观体现上下级关系,成套管理产品文档,同时还能通过下层反查上层结构树,建立完整文档关系;
文档结构中所关联的子项文档,能自动更新最新版,查询借用均为最新有效版本,同时实现文档版本的可追溯性;
控制文档之间的必然联系,进行必要的控制(可根据实际业务要签审时人为限制或通过系统自动限制),以控制产品研发生产质量。
4 总结推广
纸介档案管理方式向电子文件管理,是科技发展的趋势,电子化管理,能提高检索的速度,将独立的电子文件进行关联管理,形成文档结构树,从而满足不同层次的用户查询。
PDM系统的文档结构,上下层之间关联文档能自动更新,查询时可看到最新有效版本及完整性,而PDM系统中的文档管理实现各版本的历史追溯,从而保证产品文档内容更新的及时性,完整性,易操作性。对企业的技术图文,各类档案均能进行有效的管理,可在更多管理领域进行推广及应用。