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浅谈烟草企业供应商管理存在的问题与对策

2014/4/14    来源:万方数据    作者:朱如亮      
关键字:烟草企业  供应商管理  供应链管理  
良好的供应商管理不但可以降低企业采购成本、提高采购效益,还可以提升企业的核心竞争力。本文结合实际情况,分析总结烟草企业在实施供应商管理当中存在的问题,并从构建目录分类、建立交流机制、运用动态评价、强化监督管理等角度提出了完善供应商管理工作的对策和建议。

    供应商管理是指对供应商的了解、选择、开发、使用和控制等综合性管理工作的总称,是企业降低成本、提高质量、保证货源供应持续稳定的途径,在采购工作中占据了重要的地位。近年来,随着国家烟草局提出“精益管理”的理念,烟草企业在采购管理方面的重心逐渐从全面推行公开招标转向了供应商管理,并从制度、流程、标准等方面做了大量的硬约束。但在实践中发现,从宏观程序性的规定转化为实践操作层面的规范管理行为还存在一定的问题,需要不断地完善与改进。笔者结合在烟草企业采购管理的工作经验,重点对如何有效提升供应商管理水平进行分析探讨。

1 烟草企业供应商管理存在的问题

    (1)对供应商的准入条件设置不合理。目前,烟草企业主要是通过公开招标方式来实现供应商的准入,准入条件在招标文件中进行设置。相比一些大型制造企业,多数烟草企业在招投标方面经验不足、专业性有所欠缺。在设置准入门槛时往往容易出现一些地域性、排他性等不合理的条件,使得最终入选的供应商很多都是些所谓的“老面孔”,对企业优化供应商结构、增强竞争能力带来了不利的影响。

    (2)日常管理缺失,对供应商信息收集滞后。实际工作中,企业职能部门更多的是关注供应商的产生过程,一旦其入选成为企业的供应商,则很少通过建立信息联络制度或定期召开沟通会议的形式来了解、管理供应商。然而供应商的经营状况是经常变化的,可能会出现财务恶化、资质降低、生产能力下降等问题,在合作中加大违约风险。

    (3)缺乏有效的供应商评价和激励机制。没有合理的绩效评价和激励措施,将会影响双方长期合作关系的维持和发展。在实际工作中,有些烟草企业没有建立客观有效的供应商绩效评价体系;有些虽已建立,但不完整,从而导致供应商的评价不全面;还有些进行了评价却没有采取有效激励措施,一定程度上挫伤了供应商的积极性。这些做法都影响了烟草企业与供应商关系的进一步发展。

    (4)监管的介入深度不够。烟草企业的监管部门一般由监察、法规、审计、财务4 个部门组成。从实际执行来看,对供应商管理的监管重点基本放在了招投标过程的公开、公正、公平上,而对于准入资质的合理性、日常行为管理、动态评价方案、评价小组组成、评价结果应用等重点环节,或没有实质性介入,或对各自的监管内容不明确,监督往往流于形式。

2 完善烟草企业供应商管理的对策

    2.1 建立标准,组建认证小组,开展准入资质认证

    设置合理的准入条件是选择好供应商的第一步。一方面,采取“跳出烟草看烟草”的思路,在学习借鉴其他行业所设置的供应商资格条件基础上,从注册资本金、资质证书、质量体系、业绩水平、服务范围等角度,梳理出每一类供应商准入条件的标准文本,为不同的单位和人员提供参考;另一方面,组织对资格条件进行认证。烟草企业是一个综合性的单位,有企业管理、经济信息、物流配送等部门,各自对所在的条线工作较为熟悉。在实施公开招标前,可以通过抽选对口人员组建供应商资质认证小组,从是否含有排他性、倾向性条款,是否有足够的竞争性,是否满足供货能力等方面对准入条件的合理性进行论证。

    2.2 归口管理,建立交流机制,拓宽信息收集渠道

    “归口管理”即明确采购部门的管理权限与职责。供应商进入企业采购活动后, 也需要采取归口管理的思路实施全方位管理。首先,应梳理每一类供应商所对应的管理部门,按照“线性组织”的模式,明确“一对一”的管理接口,避免管理职责交叉引起的相互推诿。其次,归口管理部门应与供应商建立重大事项联络机制,及时了解供应商的信息,包括供应商法人治理、管理体系、质量控制体系、HSE控制体系、设施设备状况、员工培训与管理、社会责任履行等方面,及时发现问题并分析;最后,应加强对供应商的档案管理,按照“一户一档”的要求,收集整理并及时更新供应商的资质材料。

    2.3 分类管理,量化评价体系,实行优胜劣汰

    随着经济形势发展,烟草企业每年的采购量不断增加,涉及的供应商数量也在与日递增。如何构建一个公开公正的绩效评价体系,使供应商进得来、留得住、出得去,循序渐进推进双赢发展显得十分重要。实施绩效评价的前提是做好供应商分类。比如,按照所提供产品的性质,将供应商分为办公后勤物资、信息化耗材、物流设备、安防设备等供应商,然后进行归类整合。供应商评价体系的构建要始终围绕反映供应商质量、效率、价格、支持与配合等方面的指标,应根据不同类型的供应商分别设置,并尽可能量化所有指标。

    同时,依据评价的结果,对供应商的不同表现可进行不同程度的激励,对于绩效评价结果不好的供应商,可对其进行警告或惩罚;而对于表现优秀的供应商,给予一定的奖励,如此来提高供应商的积极性与竞争力。

    2.4 明确重点,加强过程监督,实现深度介入

    供应商管理涉及采购活动的全周期,参与部门多、监管内容也多,在程序较为复杂的情况下,要梳理并明确职责、控制并把握重点、监督并抓住关键。一要理清监管权限。应建立以“监察部门牵头,法规、审计、财务等部门协同”的监管体系,逐一梳理各个监管部门的具体监管内容。二要确定监管标准。可以通过编制类似《供应商管理监管要点汇总表》的文本,明确监管的重点、合格标准及监管措施,促使监督管理游刃有余。三要养成主动监督的习惯。发挥好监督力量决不仅仅是进行事中监管, 更要主动出击,加强事前与事后的监管。事前监管的重点是对预算、立项审批情况进行审核;事后监管注重对合同中的实质性内容、付款条件、物资验收等环节进行把关。通过以上3个措施,可以保障供应商管理全过程透明运行、阳光操作。

3 结语

    供应商管理是一项系统工程,对企业的可持续发展起到至关重要的作用。烟草企业只有不断完善制度、总结经验,才能使供应商管理更加公正科学,从而提升企业核心竞争力。同时在实践操作中,要及时把握市场动向,加强研究,大胆探索,及时分析供应商管理工作中遇到的问题,以适应市场经济的要求,从而保障企业根本利益。

责任编辑:卢玉琴
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