您所在的位置:e-works首页 > 信息化咨询 > 工程监理

论信息系统监理中的信息管理和进度管理

发表时间:2014/5/31 张宇 杨喜林 来源:万方数据
随着信息化建设在各行各业的不断推进,信息系统监理的重要性与日俱增。信息系统监理涉及面广,它涵盖计算机工程、网络工程、软件工程、机房建设、系统集成、智能监控等多个领域,信息量大且覆盖范围广。信息渗透到监理工作的各个方面,是工程监理活动不可缺少的要素。本文主要论述了信息管理在信息系统监理中的作用及信息系统监理的进度控制。

引言

    随着信息技术和网络技术的发展,信息系统网络化、复杂化、多样化,尤其是大型信息系统的开发已经成为一项庞大的系统工程,投资大、周期长、高技术、高风险。因此,对信息系统的生命周期进行严格、规范的质量管理与控制至关重要。由于开发单位往往由于其技术力量有限,无力对项目的技术、设备、质量、进度等进行控制,因此在系统的开发方与委托方之间引入第三者——监理,这是信息系统工程中保证工程质量、进度、成本的重要手段,也是保证项目实施成功的要素之一。

一、信息系统监理中信息管理的若干问题

    1.信息管理与信息系统监理

    目前在信息化建设领域信息系统建设是一项投资大、周期长、知识密集、高风险的系统工程,行业新颖、人员年轻、科技含量高、智力密集、所涉及的领域宽广、对实践经验要求高。但信息系统工程的市场不规范、政策法规不完善、缺少监督监理机制,致使不成功的信息系统工程建设屡见不鲜。信息系统工程监理在此情况下应运而生,而信息管理作为信息系统监理“四控、三管、一协调”中的其中一项对信息系统监理起着重要的作用。在这里通过介绍,希望能够使人们认识到信息系统监理中信息管理的作用及其重要性。

    信息系统工程监理,依据信息产业部《信息系统工程监理暂行规定》,是指依法设立且具备相应资质的信息系统工程监理单位,受业主单位委托,依据国家有关法律法规、技术标准和信息系统工程监理合同,对信息系统工程项目实施的监督管理。

    信息管理是人类为了有效地开发和利用信息资源,以现代信息技术为手段,对信息资源进行计划、组织、领导和控制的社会活动。简单地说,信息管理就是人对信息资源和信息活动的管理。

    信息管理的最终目的是信息的使用。它是信息管理活动的目的,同时也是检验信息工作成效的主要途径。

    信息系统监理作为服务性行业是受业主方委托,代表业主的利益,保护投资、控制质量、确保进度;站在第三方的立场,公平对待工程各方,确保公正性、公平性、公开性。信息系统监理与生产性行业相比没有产品成果,但在信息系统监理过程中监理文档是记录监理工作信息的重要载体,也是监理项目部的主要工作成果之一,同时作为档案对信息系统工程及信息系统监理工作的具体情况等信息进行查询。监理文档作为信息的一种表现形式更能体现出在信息系统监理工作中信息管理的重要性。

    2.信息系统监理中信息管理方法

    编制监理文档是信息系统监理工作中信息管理的主要手段。监理文档编制过程中应使文档覆盖整个工程项目生存期,同时还要保证文档的可管理性,监理单位、建设单位、承建单位各方对文档的可读性,对专业性文档应标识文档标准。为了进一步提高信息系统监理工作水平,促进信息系统监理工作的程序化、规范化、科学化,为以后监理工作做好基础,监理单位应认真做好监理文档的管理工作。监理文档应与工程形象进度同步建立,按类别及时整理归档,要求真实齐全、纸张统一,编有检索目录,便于查询。

    监理单位所编制的正式或非正式监理文档都是重要的,监理文档管理工作包括文档计划、编写、修改、分发和维护等各个方面。

    此外监理文档的格式应该统一,监理单位结合自身的管理信息系统及国家档案管理相关的要求来统一定义文档格式,这样便于对监理文档进行管理。

    信息系统监理过程中信息管理时应注意以下事项:

    (1)监理文档应及时整理、真实完整、分类有序;

    (2)监理文档的管理应由总监理工程师负责,并指定专人具体实施;

    (3)监理文档应在各阶段监理工作结束后及时整理归档;

    (4)监理文档的编制及保存应按有关规定执行。

二、信息系统监理的进度管理

    监理人员主要是对进度管理的整个过程进行审查,包括审查进度计划的合理性、可行性,进度进程的完成情况,以及进度的调整与改进对策等。

    1 进度计划制定的监理

    进度计划主要是对进度安排的合理性做出评价,目的在于为评价实际进度提供一个可靠的尺度。任何过紧或过松的进度都不足以反映开发方的工作情况。进度太紧会导致项目为了赶工而损害质量,提高成本,进度太松对于开发方没有压力,也会影响质量。合理的进度计划及要给各方一定的压力,要使其通过努力达到既定的目标。

    1.1 进度计划书的规范性

    监理人员在审查进度计划时,要检查计划书是否按照标准格式编写,这种格式应尽量依照国家标准和国际标准。如果在某项业务上没有相应的标准,开发方应该预先制定本项目的进度计划编写规范,这个规范应该是经过监理人员评审并同意的进度计划的规范,能够全面反映项目过程,并为各种需要阅读计划书的人提供良好的可读性。

    1.2 计划书内容的完备性

    计划中是否反映出时间、人物、结果等形式,在项目计划的早期可以首先建立一个宏观的进度安排表,随着项目的进展,再将宏观进度表中的每一项内容细化成详细的进度表。详细进度表应该细化到每周,包括每个人的职责和任务分派情况。正确的任务分派要控制好三个关键点。时间点、交付品、责任人。

    1.3 进度安排的合理性

    监理人员可以从以下几个角度来度量进度安排的合理性。

    (1)总的开发周期。

    (2)在制订进度计划时,要根据项目规模分成几个里程碑,两个里程碑之间留大约30%的缓冲时间。

    (3)工作量安排。

    (4)开发人员的可靠性。

    (5)开发能力与资源的限制。

    (6)系统开发方法与过程。

    (7)工作量分布。

    2 进度进程实施的监理

    在进度计划制定后,监理人员需要对进度进程进行实时跟踪和控制,通过使用多角度、多层次的数据、表格、图形,增强项目任务与进度状态的可视性,将实际与计划进度进行对比。监理人员在审查进度时可以在执行过程中的检查点进行,也可以在特定的时间进行。检查的目的是比较实际情况与计划差异,以确定当前的状态。比较正式的检查方式有例会、周报、汇报;非正式的方式包括口头询问、非工作时间的交流。另外,交付品的质量和提交情况、变更记录也是重要的检查手段。在正式检查方法中,参加项目组的例会是一种非常简单有效的方式。

    当出现进度偏差时,监理人员要认真分析,并向项目组人员提出建议,尽快弥补进度的偏差,偏差的大小及其所处的位置对后续工作及总进度的影响程度是不同的。在对进度计划实施分析的基础上,确定调整方案。

    在进度纠偏过程中,监理人员主要关注以下几点:开发方是否制定进度管理的方法、体制,是否得到计划、开发、运行及维护各业务负责人的认可;计划、开发、运行及维护各业务负责人是否把握进度状况,是否按计划执行;纠偏措施所产生的风险;各业务结束时,是否按计划等实施状况进度分析与评价;评价的结果是否反映到下阶段工程的进度计划中;评价的结果是否反映对进度管理的方法与体制等进行改进。尤其是压缩进度时会影响到系统的质量,如何取舍是非常关键的,IT 监理人员应当将情况及时向委托方报告,并征求委托方的意见。

    3 进度调整的监理

    由于边界条件的变化、系统的变更、管理失误等原因,需要及时重新调整原来确定的计划,避免新的变化引起的进度拖延。进度调整要跟踪需求变化,以控制需求的稳定性,并进行需求变更的影响分析。

    在这一阶段,监理人员主要针对以下要点进行检查:

    3.1 分析进度调整计划的合理性

    对于进度延迟,监理人员应该收集数据实地检查,与开发者进行会谈,获取对项目进展可能出现问题的客观评估,分析产生偏差的原因;在查明原因之后,要分析偏差对后续工作和总进度的影响,确定是否应当调整。监理人员主要审查以下几点:

    (1)调整计划是否对后续工作、总进度和质量造成不良影响;

    (2)进度调整后主要关键节点、后续工作的限制条件以及总进度允许变化的范围;

    (3)对于调整后的进度计划项目组是否有能力完成;

    (4)对于调整后的工作或计划,是否落实到具体的行动方案上;

    (5)在项目继续实施中,执行调整后的进度计划,并继续进度跟踪。

    3.2 分析进度调整方法的科学性

    在进行进度控制与调整的基础上,监理人员还需要对进度的合理性给予评价,并检查开发或维护人员是否根据评价结果对系统进行相应的改进,从而实现进度评价的有效性。进度评价主要有以下几点:

    (1)检查在各业务结束时,是否按计划对实施状况进行分析与评价,评价的结果是否客观、真实,是否分析了影响进度的主要原因,是否提出了相应的应对措施,应对措施是否合理,能否实现等。

    (2)检查评价的结果是否反映到下阶段工程的计划中,在下阶段的工程实施过程中是否按照相应的进度调整计划进行实施。

    (3)对进度的评价是否反映对进度管理的方法与体制等的改进。

三、结束语

    在监理过程中,监理单位应按照公正、独立、自主的原则开展监理活动,维护委托方与开发方的合法权益,一方面,严格按照有关法律、法规、规范、标准实施监理,严格按照监理合同和其它合同实施监理;另一方面,要运用合理的技能,谨慎而努力地工作,为委托者提供满意的服务。同时,应当与开发方友好合作,共同实现项目总目标。

本文为授权转载文章,任何人未经原授权方同意,不得复制、转载、摘编等任何方式进行使用,e-works不承担由此而产生的任何法律责任! 如有异议请及时告之,以便进行及时处理。联系方式:editor@e-works.net.cn tel:027-87592219/20/21。

责任编辑:卢玉琴