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信息化让啤酒企业插上智能翅膀

发表时间:2007/7/6  特约撰稿人: 吴勇毅 许丽萍 来源:e-works
本文以福建省一家大型啤酒企业,阐述啤酒企业如何实现办公自动化,以充分提升企业竞争力,让企业插上腾飞的智能翅膀。

    管理创新是企业永恒的主题,特别是传统企业管理达到一定水平之后,靠什么进一步探测、发现并去除积弊,以确保企业航船在市场之海中不搁浅、不触礁?如果把企业形象地比作一条航海的船,海底暗礁林立不易发现,很容易阻碍甚至撞翻行船,而借助信息化的力量好比使船增强了探测能力和清淤能力,把暗礁和淤泥暴露出来,企业之舟可以合理避让或清除,一路顺畅通行。因此信息化是酝酿精细化管理的最好原料。

    那么什么是信息化?广义地说,凡是利用电子信息技术于企业的生产、管理、办公和商务活动的都是企业信息化的一部分。简单而言,就是人们常想到的电脑、上网、财会电算化、办公自动化(OA)等,以及今天日渐广用的ERP(企业资源计划管理)、CRM(客户关系管理)。

    企业信息管理的精髓就是信息集成,通过企业信息管理系统把企业的设计、采购、生产、财务、营销等各个环节集成起来,共享信息和资源,有效地支撑经营决策,努力达到降低库存、提高生产效能、质量、快速应变的目的。

    可以说,酒香也怕巷子深,好酒少不了信息化。但是用Google搜索"啤酒行业+信息化",可以发现这样一个结果,媒体关于中国啤酒行业竞争的文字可谓汗牛充栋,但对于啤酒行业信息化的报道、消息则屈指可数。
   
    直面中国啤酒企业信息化难题

    据不完全统计,目前,我国已经实现了信息化的啤酒企业,只占啤酒酿造业总量一个很小比例。在400多家啤酒企业中,仅有不到12家的企业基本实现了信息化,绝大多数啤酒企业经营管理尚处于传统的手工状态。尽管我国少数大型啤酒企业的信息化已经达到一定的成熟程度,但数量更多的中小啤酒企业却走在充满艰辛的信息化道路上。原因很简单,实施信息化是一项涉及面广、周期长、风险大的系统工程。中小啤酒企业要实施信息化,要投入大量的人力、物力和财力,引进和留住高级IT人才困难,不易具备建立企业信息系统项目组的条件,缺乏完备的项目管理体制和运作机制,没有管理顾问对项目进行监理……这些都是影响项目成功的关键。这说明我国啤酒酿造业信息化建设方面,我国啤酒企业即前景无限,又任重道远,必须加快步伐,迎头赶上。

    面对以上情况与问题,我国啤酒企业如何实现信息化,插上腾飞的智能翅膀?我们以如今信息化应用范围最广、使用最普遍的办公自动化(英文简称OA)的作用和在企业应用为例进行阐述。
   
    OA信息化软件,让企业插上智能翅膀

    数字商业时代,企业内部信息沟通的广度、深度、质量、效率存在不足;有些工作,如果没有亲自督促,要么放任自流要么无人负责,致使完美无缺的策略,因为得不到良好的执行而流产;事情和最初的目标背道而驰,却不知道是那个环节、哪个人身上出了纰漏;一项工作,几个人签字的正常流程走下来,耗费很长时间,贻误商机;企业部门资料管理混乱,重要文件常常不知所踪;职员离职,带来重要资料遗失或泄露的隐患!无法随时随地掌握企业的全面情况,出差数天工作即堆积如山;每天数百上千的票据,囿于手工操作,数据信息处理极为缓慢,不同部门、车间、分公司难于共享,变成"信息孤岛",让决策者十分头痛。

    计算机的出现,使我们身边的很多事情变的简单和规范。90年代初期WORD的出现,帮助人们从繁重的事物工作中解脱出来,但它仅仅是一种个人办公软件。90年代后期,随着对协同化办公与知识管理的需求日益强烈,企业级的办公管理软件以及实践企业家管理思想的管理工具应运而生。办公自动化软件是结合先进的管理思想,从广泛的用户需求中抽象出通用模型,并利用群件技术和Web技术开发的软件产品,其主要作用是快速提高组织内部协作效率、信息效率,并帮助个人实现轻松办公、提高管理效率,它是组织网络办公、协同办公的软件、优秀管理工具,是帮助管理者、群体组织在竞争中制胜的利器。

    OA软件的目标是帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。以国内知名办公自动化软件品牌合强智能办公系统为例,它主要实现了四个方面的功能:建立内部通讯平台;实现工作流转的自动化;建立信息发布平台;实现文件、信息管理的自动化。

    首先是让管理工作变得轻松轻松。原因来自三方面:一、信息流通快,以前两三天处理一个报告的事,在平台上可以压缩在一个小时以内;二、文件和工作都被自动、有序的流转,在办工作、待半工作清晰明了。相当于给使用者安排了一个虚拟秘书,大大减低工作量。三、信息发布平台使无效会议减少;

    其次是协作性、灵活性显著提高。OA软件不仅帮助企业建设无边界组织,消除企业的信息死角,成为企业上下左右沟通润滑剂,而且提高了企业的部门间的协作能力,提高了团队精神;

    第三、管理效率有效提高。在OA平台上,管理者无论身处何时何地,都可以了解掌控每项业务、每个人的进度和状态,了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力,并借此提高组织的工作效率和管理效率。

    第四、规范性增强。在办公自动化平台上,人的意志无法改变程序运行,一切都得按照既定规则、公司制度行使,杜绝越权超作,防范经营风险,最重要一点就是实现知识管理与信息共享,使文档管理的自动化让优秀员工思想、技能不断积累和创新,而且实现即时管理、更新每个部门的各种资料,使得组织可以减低人员离职时所带来的人事成本等。

    第三次信息浪潮的到来,ERP实现企业的资源效率,财务软件实现企业资金效率,OA软件则提升企业的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率,成为组织提升整体竞争能力的必需品。可以说,作为网络办公的软件产品,OA软件2004年被誉为是继单机办公应用软件OFFICE之后新一轮的办公革命,成为软件产业一个新的亮点。

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