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大数据时代的公司业务流程数据管理

2017/7/10    来源:数据观    作者:汪安梅      
关键字:大数据时代  数据管理  
现代社会科学技术和经济的飞速发展,对人类的互动和彼此关联产生了深远的影响,由此产生的海量数据如果能够有效地加以利用,无疑会促进人类社会更好地协调发展。
    现代社会科学技术和经济的飞速发展,对人类的互动和彼此关联产生了深远的影响,由此产生的海量数据如果能够有效地加以利用,无疑会促进人类社会更好地协调发展。美国第三任总统托马斯·杰弗逊曾说过,“信息之于民主,就如货币之于经济。”[1]套用这句话,对于现代企业“数据之于管理,犹如血液之于机体”,而骨髓就是各类生产经营活动,负责“造血”,数据分析就像是“血液”过滤,这些活动对于保持企业机体健康的重要性自是不言而喻。企业作为社会发展中最活跃、最重要的活动主体,基于数据进行决策是目前普遍采用的有效方法,各层级职能部门数据收集、分析和应用的能力对于企业走向成功将越来越关键。
 
    一、现代企业对数据管理的认知
 
    1.管理层对数据管理的重视是前提
 
    任何企业的持续经营必将产生大量的数据,企业能否便捷、实时、高效地收集、利用这些数据,对决策支持、管理层次减少与授权程度等都有着显著的影响。无论在企业发展的哪个阶段,无论是战略层面上或是执行层面,数据管理对于企业决策都扮演着举足轻重的角色。因为它可以帮助企业解决战术层面上现有业务中的常态问题以提升业绩和运营效率;或者帮助企业思考战略性的新机会以把握业务增长或关注新业务中的新问题以在战略层面更好地赢得竞争格局。相反,如果数据应用只停留简单的汇总和流水账式的通报,缺乏对客户、业务等方面的深入分析,决策者往往只能凭着自身的判断来运作,而企业所面临内外部环境的不确定性也越来越大,这些都极易诱发决策失误并产生扩散效应。
 
    因此管理层的重视就显得尤为重要,一方面,数据获取、分析、处理需要调用内外部资源,而管理层的重视是触发资源实际调配的重要前提;另一方面,决策者也有意愿以数据为依据来实施决策。企业对各业务模块数据的设计与分析、运用和理解能力,势必成为其核心竞争力之一。越来越多的公司设立了首席信息官(CIO)或类似职位,来统领公司整个数据管理业务,就是对数据管理重要性的直接诠释。
 
    2.明确数据收集的来源及种类是基础
 
    对于任何一个组织而言,数据来源无外乎两个方面,一是组织外部数据,主要包括政治、经济、社会、科技、行业、市场、竞争对手、上下游客户等;另一方面是组织内部数据,主要包括财务、工程、服务、营销、销售、人力资源、商务、供应链等。虽然说数据来源宜越多越好,但具体到企业决策时,所需的数据一定是有明确指向的,否则,必将带来不必要的人力物力财力的消耗。所以,明确数据来源、种类与决策的对应关系是科学进行数据管理的基础。
 
    3.有效数据结构对管理决策的支持是关键
 
    一旦上述有明确种类和来源的数据收集、整理完成以后,就为企业决策提供了理论上的坚实依据,那么数据的具体构成要素就要显著依赖于决策的不同目的了。通常以够用、不产生干扰、高时效为基本依据;同时也需兼顾要素间可相互进行逻辑校核,比如技术进步和替代者高度相关;而财务数据与销售商务数据同样高度正相关;而对手的情况与销售、营销的情况可能负相关。这样,对于今后一段时间内企业运营的预测,就能判断其是否相互协调一致或者是否合理。
 
    4.理性认知、不盲目夸大数据管理的作用才是王道
 
    大数据时代背景下,企业商业活动对数据的依赖日趋明显,但说到底,数据有无价值以及价值大小最终都会因决策目的不同而不同。什么是面向企业的真正“价值”,界定起来并非易事,它必将受到企业战略目标的影响,受到业务的限制,受到资源以及实现能力的约束等。这就需要企业的核心管理者,站在企业战略的高度,明确决策目的及依据来界定和数据相关的业务问题[2]。
 
    二、P公司业务流程数据及决策链:
 
    1.P公司背景介绍
 
    P公司(Power & Water Solutions,简称PWS)是一家具有独立法人资格的子公司,于20世纪末在中国建立,主要从事流程工业自动化系统的生产和销售,目前占据着该细分市场的领先地位。其母公司是一家在全球各大区域均有业务的美资跨国企业,距今已有100多年的历史,服务多个工业和个人消费领域,如油气,电力,以及工具等。
 
    P公司历来非常注重计划、预测管理,基本上每个月都会从公司各个方面收集年度至今的实时数据,并筹划接下来的月份和年度剩余月份的计划。内容涵盖了从市场、销售、运营、财务,人力资源等各方面,并及时吸收和应用一些成熟的技术来加强各项职能。在近两年经济环境不利的情况下,该公司仍能继续保持领先,甚至提高了行业标杆的标准。可以说,跨国公司想成为“敏捷的恐龙”,透明畅通的数据信息流及精练的组织结构就是其“血液”和“骨架”。本世纪初至今,P公司籍着中国经济飞速发展的东风,以业界著名的品牌与服务、卓有成效的管理,取得了突飞猛进的业绩。
 
    2.P公司业务流程数据及决策链
 
    如果按业务功能划分的话,P公司目前主要的业务流程可以简单分为以下四大模块:
 
    P公司业务流程数据及决策链
 
 图1 P公司业务流程数据及决策链
 
    公司业务运营过程中产生的数据信息是相关决策支持的主要依据,结合上图,以下针对P公司四大业务模块运营过程、产生的主要数据及对应的相关决策支持点做分类描述。
 
    (1)项目招投标业务:销售团队跟进或拜访客户获知招标相关信息,然后根据公司整体销售战略评估是否投标,如果投标则要根据标书要求拟定技术方案和报价(如有需要则可向项目管理与工程技术人员咨询)、评估潜在供应商和项目风险并做出初步成本预算;同时获取商务信息及财务资源(投标保证金),参加投标并进行技术和商务方面的澄清(范围、交货期、技术确认等),等候评估和最终开标结果。一旦中标,销售人员召集项目执行团队(分配项目经理)进行商务和技术谈判并最终签订合同。当然,若投标失败,同样需要分析原因并记录相关信息。
 
    表1 P公司项目招投标业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
P公司项目招投标业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
    此项业务运营过程中产生的数据主要如表1所列,对于不同的决策点而言依据的数据信息构成不同,比如,在决策是否投标时主要依据的是公司整体销售战略中关于项目竞争程度、项目重要性、公司年度销售目标甚至与其他企业的合作需求等信息,作为管理决策者而言必须有明确的意识及相应的数据收集、处理、分析的方法。就P公司目前项目中标率大于60%、市场占有率第一来看,这部分业务在运作过程中,对相关数据的收集、整理、分析基本做到了全面且重点突出。
 
    (2)项目执行:通常是根据项目类别,把项目对应分配给不同的项目管理小组,由项目经理组建执行团队并根据销售移交的资料和早期的介入(了解项目背景,以便更早熟悉客户)进一步建立和完善项目文档,制定主计划。召集人员参加开工会和设计联络会,讨论和最后确认项目整体进度安排和软硬件配置。进而安排人员参与组态设计及物料选型与订购,同时告知生产调试人员该项目排产的大致信息。计划人员会在第一时间将该项目列入主计划表中,并依据主计划和项目经理的反馈,每个月跟踪并更新项目的关键信息记录归档直至项目结束,据此作为整个公司销售额、毛利等主要财务指标预测的基本依据。生产主要是根据主计划,安排场地进行集成安装,以满足设计要求和项目进度,配合项目组完成客户工厂验收,并负责包装发运、协助客户进行现场开箱验收,无误后签署开箱验收报告。
 
    表2 P公司项目执行业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
 P公司项目执行业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
    此项业务运营期间涉及到的数据信息主要如表2所列,此处主计划节点决策所依据的“客户需求”这一要素往往具有很大的不确定性,项目交货期虽在合同中有明确规定,但实际项目执行过程中发货期却经常变动,这都给计划与预测、成本及财务管理、资源调配等带来极大的不利影响。
 
    (3)工程设计、服务业务:工程部门根据标书内容进行系统功能设计,一般可分为设计组态和优化控制,前者是根据客户提供的设计资料,按进度要求完成控制方案的组态;优化主要是提供一些业界先进的方法、思路对已有的设计方案或控制逻辑进行改造,以提升现有设备、系统的效率或精度。
 
    现场服务主要是负责控制系统运达后的恢复和调试,保证受控设备按控制方案启停和运行,配合用户进行整体联调联试,完善控制方案,直至项目顺利投产、验收并签署现场验收移交证书和收集竣工组态资料。
 
    质保期结束后,有年度服务、应急服务以及800服务热线等提供给客户,以差异化的价值来满足客户需求,毕竟一套工业系统需服役多年,需要厂家不间断的支持和服务。同时,为了获取客户真实的感受和评价以提高客户的满意度和服务质量,每次服务结束,会请客户对服务作反馈报告;在公司层面,有质量部门主导的月度抽样电话随访,年度的分类用户会及聘请第三方调研机构去随访客户。
 
    表3 P公司工程设计、服务业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
 P公司工程设计、服务业务流程数据及相关决策依据、决策点
 
    这部分业务涉及到的数据信息主要如表3所列,从近几年反馈来看,工程特别是服务质量得到了客户真心的认可,净推荐值均超过90%,说明各主要决策点所需关键信息能及时有效地传递。

责任编辑:李欢
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