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浅谈企业职责体系梳理

2014/11/19    来源:互联网    作者:赵伟霞      
关键字:职责梳理  流程管理  博阳咨询  
清晰明确的职责对企业的高效运营至关重要。本文基于企业对部门或岗位的职责界定不清晰的现象在此根据项目经验,对企业中的职责梳理提供一些看法,供大家参考。

    职责是人们在工作过程中明确自己职权范围的重要依据,清晰明确的职责对企业的高效运营至关重要。在企业中经常出现不同部门之间的推诿扯皮、出了问题相互推卸责任的现象,出现这种现象的主要原因就是企业对部门或岗位的职责界定不清晰。本文基于以上现象在此根据项目经验,对企业中的职责梳理提供一些看法,供大家参考。

   “职责是指企业为实现一定的职能而赋予内部某一特定组织对象(部门、岗位或角色)的一系列工作任务、工作范围和工作责任”。从定义可知,职责与企业内部的组织对象是密不可分的,职责必须与某一特定的组织对象共存,不可能单独存在。即不可能有某一职责但是没有与之匹配的组织对象。理论上部门或岗位都只能履行自己职责范围内的业务活动,当然经过领导特殊授权的除外。部门下设科室的职责应是对部门职责的继承,岗位职责应是对岗位所属的科室职责继承,如无特殊情况不应超出其上级组织的职责范围。

    但是,企业中的权限和职责经常存在以下情况:部门或岗位存在有权力无责任或有责任无权力的现象;下级科室或岗位的职责与上级部门职责的关系不是严格的继承关系;企业自上而下的职责体系建立一般根据经验缺乏切实有效的根据。因此,在此现状下对企业职责进行梳理有如下意义:分析企业自上而下的职责体系设置的合理性;分析公司规定职责在实施过程中的有效性;分析企业职责体系的完整性和科学性,明确存在的问题提出解决方案;优化企业的现有职责体系使企业职责设置更加合理。

    在对企业职责进行梳理之前,首先需要对职责概念有清晰的理解。职责是依附于组织而存在的,即组织成立,职责也随之产生;有组织可能无职责,但是无组织职责也无从谈起;职责与组织是同时存在,但并不是紧耦合的关系,在现实的企业中存在大量组织不变,职责调整的情况。同时职责与业务职能之间也存在区别和联系:职责与业务职能之间存在间接关系而非直接关系。两者通过组织为媒介而建立关系,具体为:企业战略和业务模式决定了企业的职能范围,企业的具体职能被赋予企业组织,组织由于其职能被赋予了相应的职责。

    在公司的组织成立之时,公司一般会通过正式发文的形式明确规定每个部门及科室、岗位的职责内容。在实际的业务执行过程中,公司会通过各种制度文件或流程具体规定每个部门或岗位在具体的业务过程中承担的职责。但是否会通过制度或流程对于部门和岗位的职责做出具体的规定要根据组织规模确定。一般规模很小的企业只有职责即可;规模不大的企业里会通过制度对部门或岗位的职责进行具体的说明;在规模发展到一定程度的企业中,除了有部门或岗位的规定职责,根据业务不同分别在不同的制度里对部门或岗位职责进行具体说明和规定外,一般还会通过流程对部门或岗位的职责进行更详细的说明。

    因此一般职责在企业中以两种形式存在:公司正式发文的职责、制度或流程中规定的职责。理论上讲,这两种职责之间存在对应关系,制度或流程中的部门职责或岗位职责,最终都应该与公司正式发文的部门或岗位职责建立对应关系。倘若出现某一制度或流程中的职责找不到与其对应的公司发文职责,则说明此部门履行的职责超出了其法定范围,需要将此部分业务移交给具有相应职责的部门或岗位,或该部门或岗位的职责在发文时规定不全面需要进行修正。

    除此之外,业务职责梳理还可以从公司战略出发,分析每一项业务职能应该具有的职责,建立公司业务职责池。将公司现有的职责与其建立对应关系,从而分析公司现有职责是否有缺失、冗余以及不同部门职责之间是否存在职责冲突。根据发现的问题可以进行公司职责体系的优化,明确各部门之间的职责分工,减少在具体业务执行过程中部门之间职责不清,相互推诿、扯皮情况的发生。

责任编辑:郑倩
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