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建立支持全生命周期管理的流程审核机制

2014/11/25    来源:博阳咨询    作者:都俊平      
关键字:流程治理  流程优化  博阳咨询  
一套合理、规范且高效运行的流程对于企业的健康运转至关重要。而流程审核是保持流程的合理、规范且高效运行的重要手段。

    如果把企业比作人体,那么流程就如企业体的消化道、呼吸道、血管等管道,它承载着企业内外部物流、信息流、资金流的传递,联系了企业战略、绩效、组织、制度、系统等方方面面。一套合理、规范且高效运行的流程对于企业的健康运转至关重要。而流程审核是保持流程的合理、规范且高效运行的重要手段。

    根据流程管理的生命周期,流程管理的过程划分为流程设计阶段、发布阶段、运行治理阶段和持续优化阶段。全生命周期的流程审核机制贯穿了流程管理的各个阶段。

    流程设计阶段,主要对所设计流程的合理性、规范性进行审核,确保流程设计合理、规范,一般由流程所属的业务主管部门,即流程主人负责合理性审核,由公司流程主管部门负责规范性审核。设计合理规范的流程方能进入运行阶段。

    流程发布阶段,流程主人要对流程相关执行部门和人员进行流程知识及操作规范的培训,并约定一定的时间作为试运行期间,在试运行期间结束时开展试运行效果的审核。它既是对流程设计合理规范效果的检验,也是对流程执行人员流程知识和操作技能的检验,确保流程连得通转得动,确保执行人员已知已会。它是流程顺利落地和高效运行的重要环节。一般,需要在流程至少已试运行一次的前提下开展审核。试运行期间的审核,由流程主人负责组织协调,各流程执行部门和人员参与。根据需要,可综合使用知识应答审核、跟单测试审核、管理痕迹审核、流程适用性调查等多种形式。试运行审核通过后,方能进入运行治理阶段,即意味着流程正式发和启用。

    流程运行治理阶段,需要开展定期审核,以保证流程执行过程的规范性和结果的有效性,同时识别业务改进点,确保流程会被持续优化。正式运行阶段的审核,是狭义的流程审核,即人们通常所理解的流程审核。它由流程主管部门负责组织协调,同时要充分发挥各业务主管部门在流程优化和改进方面的积极作用。在审核过程中,需转变审核视角,点面体相结合,目标、过程及结果相结合,从包括端到端流程、职能流程和流程活动在内的业务流程体系的运行效果、效率等方面进行全面审核。可综合使用知识应答审核、跟单测试审核、管理痕迹审核、流程适用性调查、部门自审核等多种形式。

    流程持续优化阶段,本质上是进入了新一轮的生命周期,是又一次的流程设计。同流程设计阶段一样,需要进行合理性和规范性的审核。优化阶段之后,又是新一轮的发布试运行、运行治理,如此往复形成一套可以适应企业内外部环境变化的流程管理的生命周期循环。

    综上,流程审核作为流程管理的一种重要手段,应当成为企业的一项基本管理职能,并贯穿于整个流程管理的生命周期。企业应当建立起完备的流程审核机制、审核流程、审核队伍和实施单据。

责任编辑:郑倩
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