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对业务流程的精准描述

2017/3/30    来源:CIO时代网    作者:佚名      
关键字:业务流程  业务模型  
只有正确完整的流程描述才能客观地反应业务的运营思路,有效地指导企业运作方式的实施;不能正确描述出来就很难去优化。

    在识别关键流程后,需要做的一件重要事情是流程的描述,人们在面对很多流程问题的时候,谈得更多的往往是流程如何简化、优化、自动化等,却很少从流程描述方式本身去思考问题。事实上,很多习以为常的流程在描述出来后,就会发现存在很多问题,可以说,正确完整地描述业务流程体系,是一切流程项目的成功的基础。因为只有正确完整的流程描述才能客观地反应业务的运营思路,有效地指导企业运作方式的实施;不能正确描述出来就很难去优化。

    要正确地描述企业的流程,需要以下资料的支持:各部门主要业务职责及岗位设置,各项业务流程的总体框架及其层次划分,业务流程所涉及的部门及岗位,完成各项业务流程的时间顺序,表单/文档的形成及传递等。

    提到对业务流程体系的描述,我们很快就想到绘制业务流程图,虽然流程图是业务流程体系中的重要一环,但是要想正确完整地描述实际的业务流程体系,仅仅凭借一张张孤单的流程图是远远不够的。因为在企业的实际运营活动中,有些流程可能相当复杂,由几十个甚至上百个活动构成,涉及许多智能部门和人员,分析和管理这样复杂的流程是非常困难的工作。那应该如何来描述业务流程体系呢?

    描述企业整体业务的流程叫企业模型,表达某一个业务领域的流程叫业务模型,再继续分级,可以变成很多的流程,流程又可以拆成很多的级,不断地拆下去,最后就得到了手册和表单。这就是流程分类分级的体系。

    按照这样的体系去描述的流程图就可以分为三种:第一种,着重于描述企业整体的业务流程运转逻辑,将所有相关流程串联起来表述整个企业主辐价值链的运作过程,检查流程之间的衔接情况,我们可以称它为流程地图;第二种就是大家通常所说的流程图,它着重描述一个流程内部活动的逻辑结构,用来体现一个业务流程的实现过程,检查流程内部的执行情况;第三种,即结合以上两种形式,将所有的活动串联成一个企业价值链,这种形式的流程图十分庞大,所 包含的信息量巨大,不易理解,正确绘制的成本很高,一般情况下并不使用。

    流程图作为流程描述的重要方式,有着直观、简洁、清晰等优点,但是作为严谨的描述,流程图的信息含量相对较少,而且容易产生歧义,所以一般在流程图绘制的同时,需要撰写相应的流程说明文档。流程说明文档的主要目的是对流程要点进行描述:流程目标、流程输入/输出等;对流程信息进行补充:单据的联次,制度的配合等;对流程关键点进行细化:关键环节描述、流程注意事项等。

    目前,对流程的表示形式并不唯一,除了流程图外,还有很多方法,包括ARIS、IDEF系列方法、Petri网方法等。

    ARIS(集成化信息系统架构)方法和工具是由德国萨尔大学企业管理研究所所长及IDS-Scheer公司总裁Wilhelm Scheer教授所提出。其设计理念是希望提出一个整合性的框架,将描述一个企业流程的重要观念尽量纳入到模型之中。

    IDEFO方法是ICAM DEFinition Method的简称,是美国空军在20世纪70年代末80年代初在ICAM基础上采用SADT等方法发展起来的一套建模和分析方法。20世纪90年代初期,IDEF用户协会与美国国家标准与技术学会结合,建立了IDEFO标准,并在1933年公布为美国信息处理标准。目前IDEF是多种国际组织所承认的标准。为减少项目的复杂性,使项目得以顺利进展,项目实施小组可以运用基于计算机软件的建模分析工具,如BPWIN等建模。使用这些方法对企业业务流程建模后,不但可以描述企业现行流程,进行流程诊断和设计新流程,还可以对企业业务流程进行有关成本、效益等方面的模拟和分析。

责任编辑:程玥
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