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优化业务流程,有效控制成本

2017/11/25    来源:互联网    作者:佚名      
关键字:业务流程  控制成本  
本文介绍了7个技巧来帮助企业有效控制成本。

    流程定义的是一系列活动,而这些活动可分为三类:增值性活动、辅助增值性活动和非增值性活动。流程优化的过程中成本控制,就是剔除流程中的非增值性活动、尽量减少辅助性增值活动、不断改善增值性活动,提高流程效率。

    在笔者经历的多个业务流程优化的咨询实践中,我们通常通过以下技巧来帮助企业有效控制成本:

    1、减少流程步骤

    减少流程步骤,就是剔除流程中的非增值性活动,减少辅助增值性活动的过程。在流程优化时,可以先将获得输出所必需经历的增值活动列出来,设计出增值流程,然后考虑流程正常运转需要哪些活动(辅助增值性活动)支持,把它们添加到流程中,这样可以避免流程中堆砌过多的非增值性活动,减少流程步骤。

    2、消除流程瓶颈

    如果把流程看成一条高速公路,则流程瓶颈就是公路上的关口(检查站、收费站等)、车道过少的路段等。清除流程瓶颈的方法则是将形式主义的检查撤消,也就是说在进行业务流程优化时,要尽量减少多余的检查环节。

    3、提高活动效率

    业务流程是一系列的活动,提高单个活动的效率(主要指时间方面),将有利于提高流程的整体效率。假设一个业务流程有10个活动,原来每个活动需要3小时,全部完成需30小时,现在如果将每个活动缩短至2小时,则全部活动完成将缩短10小时,只需20小时。但在提高单个活动的效率时,要注意其对业务流程中其它活动造成的冲击,避免提高了单个活动效率,却降低了整体效率。

    4、并行取代串行

    在进行业务流程优化时多采用并行处理也有利于降低运作成本。借用上面的假设,业务流程中原来10个活动是串行的,经过调整后2、3、4和5、6号活动可以并行处理了,即使单个活动的效率不变,则整个流程的时间也可缩短至21小时,如果每个活动效率再提高1小时,则达到原来输出只要14个小时,不计其它,时间成本就大大降低了。

    5、合理设置里程碑

    业务流程中的里程碑主要是指流程中的关键决策评审点(CMP,Critical Measure Point),里程碑设置合理可极大减少资源投入的浪费。进行业务流程优化时,应当将与资源投入有关的里程碑尽量设置在业务流程前端,减少资源浪费,降低成本。

    6、清除流程闭环

    业务流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的,比如一件产品已损坏不能使用需报废,但决策环节不敢做决策,而要求维修;维修后仍不能使用,但决策者仍要求维修,这就是一个闭环。当业务流程出现闭环时没有产出,成本却会成倍增长,因此必须清除。

    7、流程模板化

    将业务流程中例行性的工作模板化、表格化,一是使业务流程易读懂好使用,节省业务流程推广培训成本;二是业务流程有模板支撑,能更好地确保去做正确的事情,得到正确的输出,减少错误成本。

责任编辑:程玥
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