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采购决定盈利,CIO如何成为谈判高手?

发表时间:2008/10/17  特约撰稿人: 吴勇毅 来源:e-works
IT采购商务谈判充满变数,充满艺术,充满竞合策略。CIO要想作为一个好的谈判手,不仅要掌握有效的技能技巧和谈判规律,还要能了解对手,充分发挥自己的长处,克服自己的短处,并树立良好的意志品质,才能游刃有余左右逢源,最终胜出,造福企业,成为一个卓越的谈判家、经营大师。
    2008年以来,国内企业所处的宏观经营环境日益严峻。全球能源紧缺,原材料价格大幅上涨,CPI、PPI居高不下,美国次货危机,人民币持续升值,出口萎缩,企业迎来了高成本经营时代,遭遇了前所未有的经营压力和挑战,因此企业如何重构成本优势,进行管理优化、效率提升,以走出困境,实现持续盈利,已成为当今所有企业急需谋篇布局的重大问题。

    众所周知,采购成本是企业经营成本中最大的一部分,一般在40~70%之间,降低采购成本对企业利润提升的贡献最大。一项研究标明,降低采购成本1%,对企业利润增长的贡献平均为7~10%以上,采购在企业经营盈利率中扮演关键角色。而信息化建设无疑为企业提供了一条重要盈利模式,其独有方式、特有作用可以让企业传统的经营方式发生良性转变,助力企业节支降耗,有效提高企业经营效率。

    因此近几年国内企业信息化建设如火如荼。据调查,2007年,我国企业IT投入共1500左右亿元,且今后几年将以16%左右的年复合增长率增加。

    CIO应是一个非凡的谈判高手

    随着近年国内企业IT投入越来越多,尤其是ERP建设日益普及,IT所占企业采购成本的比重越来越大,由此在企业采购成本控制的过程中,IT供应商的管理与IT采购的商务谈判越来越引起企业的重视,已成为许多企业经营管理的重要工作。

    由于CIO具有相应的IT知识背景,尤其是他直接领导下的技术团队对企业IT规划、软硬件的选型、服务商的鉴别和供应商的管理具有别人不具备的IT识别能力,最了解企业的IT需求,无论在价格还是在技术上,都能够从整体上有效把握和评测,从而为企业找出最适合的方案,成了企业IT采购、信息化建设的军师、决策者。目前,CIO的地位、作用日益凸出,不少人已迈进企业中高管理层,参与企业各种经营决策。

    因此IT采购已成CIO及其团队的独门活、重要工作。据悉,目前IT人员将35%的时间用于各种软硬件的采购谈判,诸如供应商筛选、产品谈价、技术变更、安装实施及售后服务等事项谈判较量,谈判技巧已成为CIO的一项必备技术。而从长远的职位定位上看,CIO要要立足IT,但远不仅限于IT,未来欲屹于不败的CIO应是复合型高级人才,他不仅是一个顶尖的技术专家,一个优异的会计师和教育家,还应是一个卓越的谈判家。

    勿庸置疑,随着我国经济的迅猛发展,IT建设日益红火,IT商务谈判业务越来越多,一个成功的CIO、IT主管必须具有丰富、卓越的商务谈判经验和实力,才能从IT供应商及服务商那里获得最优惠的产品和最高质量的服务。

    CIO采购谈判之策略与技巧

    什么是IT商务谈判策略?IT商务谈判策略是指CIO在谈判过程中,为达到企业预期IT采购目标而对供应商所采取的行动方案和对策,其目的是改变相互间的关系并交换观点,以期达成互惠互利、协作共赢的求同过程。

    可以说,CIO的谈判功力在很大程度上决定IT的投入成本和企业采购工作的成败以及企业盈利率高低。那么CIO如何成功开展IT商务谈判?在整个商务谈判前后过程中CIO应注意哪些方面的技巧与问题呢?

    做好企业信息化建设的需求分析和规划。在推广应用诸如OA、CRM或ERP软件之前,CIO必须首先明确自己的企业实际需求,也就是企业实现信息化要解决什么问题。在对现状进行认真分析的基础上,做好企业IT建设的规划。在规划中确定信息系统建设的目标,IT涉及的范围,要解决的关键问题,系统建设的阶段划分和进度要求,并对企业在现行条件下可投入的人力、物力、财力进行可行性分析,从而也确立IT采购的具体要求与标准。信息化建设的前期规划是非常重要的,它将成为企业信息化建设全过程的指导性文件,亦是CIO进行采购谈判的依据。

    做好公关客情关系获取谈判的润滑剂。客情资源是企业一项特殊资源,以培植客情资源为中心的公关是企业包括采购等对外活动的润滑油、修复剂。客情关系是指CIO有计划长期与IT厂商之间建立双方之间信任度、紧密度、合作度和战略关系,小至CIO与厂商私交关系,大至企业业务利益的战略合作。良好的客情抵过千金,卓越的公关胜过百万让利,而一枝一叶总关情。CIO可从对对方的小从生日、节日的问候关心大至事故困难、利益结盟的相助支持,让IT供应商感受到您的真诚实意,也愿互助互利,从而建立良好友情客情基础,可使CIO获取谈判的润滑剂,在IT采购、信息化建设顺风顺水、左右逢源。

    制定精确详细的市场调查,获取议价的最大理由。产品及服务的价格决定IT采购成本,因此悠关信息化建设的成败。而要跟IT供应商议价、取得价格优势,就一定要做好功课,制定一场精确详细的市场调查,才能知己知彼掌控主动权。调研的主要内容:①详细了解区域乃至全国同一IT产品的平均价格、竞品所付的价格,以确定此次谈判的心理底价和最高限价;②详细了解所要采购的IT厂商在国内市场中的地位、行业品牌的影响力、实际客户数量、年销售情况以及售后服务品质等,以采购到性价比最好的产品;③正确评估信息化投入产出比是否合理、预估未来的有形无形回报,制定出各项成本费用明细,做出决定报价的合理额度,以让IT供应商不得不接受报价的现实。

    如果CIO缺乏对IT产品整体市场有效了解,IT投入较大的企业,可聘请社会上专业的IT咨询专家参与企业采购工作。

    掌控讨价与还价策略,采购谈判成功的关键。讨价与还价是整个IT谈判的重点,是很有艺术性的,讨价与还价的好坏,直接影响IT采购谈判的成败,历来为有经验的谈判者所重视。IT采购谈判时,CIO一方向另一方供应商讨价与还价时,不仅要考虑报价所能带来的利益,还要考虑该报价被对方接受的可能性,即报价的成功率。

    对卖方IT供应商来讲,开价总是“最高的”,而对买方企业而言,还价则总是“最低的”。这是买卖双方的首要原则。但不管如何,卖方供应商应合乎情理,不能漫天要价,买方企业CIO应取之有道,不能以“出血价”相逼。美国电子商务协会副主席、谈判专家尼尔伦伯格说,IT谈判是一个“合作的利己主义”的过程,寻求合作的结果双方必须按一个互相均能接受的规则行事。

    讨价策略如下:

    1、以理服人,见好就收。因为讨价是伴随着价格争论进行的,故CIO讨价应本着尊重对方和说理的合作方式进行,启发、诱导卖方供应商降价,为还价做准备。如果硬压对方降价,则可能使谈判过早地陷于僵局,对买方也不利。因此CIO要事先计划好必要时可以做出哪些让步及怎样让步,何时让步。

    2、揣摩心理,掌握讨价次数。讨价次数是一个客观数,又是一个心理数。“心理次数”不反映改善后价格是否接近评价程序,而只反映谈判对方对你的讨价有所反应,对你所要求的条件愿意考虑。因此要CIO要学会揣摩供应商心理,掌握时机及时出击准确报价,往往能获取价格谈判的胜利。频繁报价,会暴露CIO对整个市场不了解、对信息化建设没把握。

    还价策略是指CIO根据供应商的报价和自己的采购目标,主动或应对方要求提出自己的价格条件。还价策略具体分为:(1)逐项还价。即对主要IT设备、软件包逐台逐笔还价,对安装调试费、员工培训费、技术、指导费、工程设计、资料费等分项还价,明细还价,以免差错,有效掌控;(2)分组还价。根据价格分析时划出价格差距的档次分别还价,主要按产品重要性高低还价;(3)总体还价。把硬件与软件分别集中还两个不同的价,或仅还一个总价,这样有利压低总价,不要过多繁杂报价。

    在讨价还价过程中,CIO既要坚持原则立场,忠于事业,斗志昂扬,又不感情用事,不伤害对方的感情和长期合作;既要精于计算,权衡利弊,处事不惊,又不能斤斤计较,因小失大。在实质性商议过程中,双方往往会表现出某种程度的矛盾对立,而要取得圆满的结果,双方都应在坚持自己立场的基础上,运用一定的谈判技巧,化解矛盾,才能合作共赢。

    学会“配套”谈判,争取更多优惠补尝。“配套”是指在CIO在企业IT采购谈判时就相关产品价格、服务等议题进行捆绑或附带其他条件进行议题的谈判。比如万一价格没办法降,厂商在软件价格上不肯做出太大让步,CIO可从尝试要求对方降低服务费用比如实施、咨询和维护费,或者尝试要求厂商提供免费的培训或升级服务,或者提供更多的免费的模块或功能,等等,以获取更多的优惠或补偿。一般而言,IT厂商也会作策略性让步。当然,“配套”谈判也要讲究手腕、艺术,更要讲谋略。这就要求CIO在谈判前制定多种应对方案,以便随机应变。

    利用合同约定将来的可变事项,掌控主动权。IT采购合同是有效管控买卖双方行为的锐利工具。当CIO代表企业与IT软硬件供应商、服务商进行谈判、签定采购合同前,一定要对将来可能发生重大事件或不可抗拒事件所引发可能的实施超期、费用超过预算、产品价格调整以及服务收费超标等事项、行为及其权责做出预测,并同时明确告知对方你所要做的,并有效约定。如一个中大型ERP建设周期一般有两年左右时间,这期间如碰到原材料、人工成本高涨的今年,IT厂商可能会借种种原因擅自调高产品价格、提高收费标准甚至“偷工减料”。因此CIO有必要对IT厂商可能调价行为进行事先协商约定,对产品、服务实施最高限价保护和保全措施。如果IT厂商单方面无法协商而造成企业IT建设超支、超期等多方面的损失,企业不仅有权停止付款,还有权采取保全、提出赔偿等正当要求。如此谈判难度大,但多一份努力,签下合约,CIO就有如多了把尚方宝剑,今后将占据有利地位。

    值得注意的是,CIO在与IT供应商谈判、签订合同时,不要直接接受供应商提供的合同样本。在谈判时详细记录供应商的观点以及达成的共识,防止他们在撰写合同时修改这些观点。同时,坚持当合同条款发生改变时供应商必须通知企业。如果企业没有收到通知,则对由此产生的任何后果不负责任。

    总之,IT采购商务谈判充满变数,充满艺术,充满竞合策略。CIO要想作为一个好的谈判手,不仅要掌握有效的技能技巧和谈判规律,还要能了解对手,充分发挥自己的长处,克服自己的短处,并树立良好的意志品质,才能游刃有余左右逢源,最终胜出,造福企业,成为一个卓越的谈判家、经营大师!

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