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采购与办公上云,助力东环公司提速降本

2019/9/4    来源:e-works    作者:e-works      
关键字:社交化  云平台  东环公司  
在社交化的公有云平台上,使东环公司在短短半年时间,高效的完成了采购业务和办公业务上云,高度整合及优化了公司生产供应链财务业务流程体系,推进公司办公、通讯、管理一体化。

    东环公司是一家汽车零部件企业,通过“采购业务上云”解决了供应商管理、采购协同、财务对账等业务难题,实现了与上游供应商间的“企企互联”的外部协同数字化。通过“办公业务上云”,搭建了一站式的办公平台,企业内部沟通协作更加高效、提升知识利用率和分析率,打破部门壁垒与地域限制,激发员工的创新思维,实现“人人互联”的内部协同数字化。本案例对于整车及汽车零部件企业上云具有参考价值。

    2012年,东环公司入选“湖北省信息化与工业化融合试点示范企业”。

一、企业内外部协同效率的“困”与“惑”

武汉东环公司系统有限公司

图1 武汉东环公司系统有限公司

    武汉东环车身系统有限公司(以下简称“东环公司”)是专业从事汽车车身系统零部件设计研发、制造及销售于一体的高新技术企业。先后在湖北省武汉市、河北省保定市、湖北省京山县及重庆市组建了四个从事车身零部件生产的专业工厂。

    受传统内部管理和外部供应商管理模式的限制,企业外部采购方与供应商之间消息无法对称、企业内部各部门,甚至同部门各个项目间的信息无法有效沟通与传递,使企业在内部管理和外部采购业务的效率低下。东环公司在采购业务和内部协同中面临以下几大问题:

    (一)采购协同问题突出

    1.缺乏有效的供应商管理机制。公司拥有4家分子公司,1000多家供应商,如何对繁多的供应商进行有效管理,一直是公司关注的问题。供应商管理无系统支撑,供应商准入、评价、等级管理全部依靠人工采集数据再结合历史经验判断,数据准确性低,出错率高,无法进行供应商监管评选工作,且影响采购策略,采购风险增加;

    2.采购流程复杂、协同难。采购业务环节多,流程、消息协同困难。一方面,向供应商下达的采购订单信息确认协同难,依靠线下传真、电话、QQ、微信、邮箱等协同,信息不对称、难统一、易错漏、即时性差、效率低;另一个方面,供应商发货与采购商收货协同难,发货与收货数据无法同步共享,双方需要不断人为确认,沟通成本高,效率低下,责任边界划分不清,责任推诿现象频发;

    3.财务对账工作的难度大。每月,东环公司需要与每家供应商核对供货物料的入库退货扣款清单,确保与供应商的账务核算。然而,由于公司的供应商繁多,每月财务对账的工作量巨大,由于没有智能而又便捷的数字化系统支撑,公司在财务对账业务上耗费的人工劳动成本和时间成本极高。

    (二)内部协同效率低下

    1.办公协同效率低。一方面,东环公司原有的即时通、OA、邮箱等办公系统使用年限相对较长,这些独立系统缺乏统一规划,同一种工作消息需要通过不同系统渠道进行重复传递和发布,消息在多个系统传递过程中,缺乏及时性和有序性、信息重复与繁杂,信息没有即时反馈渠道,导致办公效率低下;另一方面,公司的申请或系统审批只能通过PC端操作,但随着公司业务的不断扩展与扩张,越来越多的业务人员和管理人员对移动办公的需求尤为迫切,传统的办公模式已对制约了业务的运作效率;

    2.缺乏高效便捷的沟通方式。东环公司为提高沟通效率,为员工统一配备手机,但由于手机机型较老,功能较少,缺乏对通讯工具的统一管理和人员权限设置,致使手机在人员流动过程中,存在诸多信息风险和沟通障碍。新时代的员工越来越注重智慧灵动、连接开放、分享参与的高效便捷沟通方式,对此东环领导层也陷入沉思;

    3.文件数据冗杂,缺乏知识管理东环原有的办公系统均无法做到工作文件归档,线上文档无法有序整理和分类。随着文档数据量逐年增大,公司内部服务器存储空间压力过大,工作文件还需员工现在自行整理归档,数据分散且无法共享,使业务数据与知识无法有效沉淀和共享。

二、东环公司发起“云上业务变革”

    2012年,东环公司与IT供应商开展战略合作,作为长期的战略伙伴,双方彼此了解与信任。面对东环公司的业务需求,基于对东环公司当时信息化现状及需求的了解,IT供应商给出了综合性的上云意见且被东环公司采纳。通过详细深入的业务调研、需求分析与方案设计,最终,东环公司决定采用逐步应用,深入推广的方式,分内、外两步实施“云上业务变革”。

    在业务上云的实施过程中,东环公司也遭遇到了一些难点和瓶颈问题:

    1.企业领导、内部员工以及外部供应商的适应性问题。面对新系统,新的沟通方式、新的操作模式,需要一个逐渐适应和磨合的过程;

    2.企业内部管理业务流程甚至组织架构需要再次梳理。在新的变革模式下,旧有的流程机制不能全部满足新的流程要求,面临部分工作职责不清,权限不明的情况;

    3.云数据安全挑战。东环公司采用的公有云模式,在系统中会上传公司一些内部文档,具有一定的数据安全隐患。

    对此,东环公司的解决办法是:

    1.领导大力支持。各级领导全程参与云项目调研和实施过程,带头在系统中应用,并在关键时刻予以决断;

    2.强制执行、强化规范化管理;

    3.与云系统商深度交流,云系统商运用专业技术予以支持,确保数据安全得以保障。

    在社交化的公有云平台上,使东环公司在短短半年时间,高效的完成了采购业务和办公业务上云,高度整合及优化了公司生产供应链财务业务流程体系,推进公司办公、通讯、管理一体化。

三、“社交化”云平台破解企业内外部协同难题

    “云上业务变革”帮助东环公司搭建起“社交化”云平台。内部,员工“社交化”的办公、通讯、管理方式使机构更扁平化,流程更高效,且实现了移动办公;外部,与供应商“社交化”的互联模式,使采购流程更精益、信息互动渠道通畅、供应商管理更专业化,加深了与供应商之间的紧密联系,实现深度采购协同。

    (一)“云上采购”实现互联网化采购转型

    东环公司将传统的采购业务搬上“云端”,形成了一个基于互联网云模式的社会化商业采购网络,东环公司通过这朵“采购云”快速连接供应商,缩短采购周期,降低采购成本。东环公司的“云上采购”提供直接物料采购、间接物料采购、工程服务类采购的三大交易场景,覆盖公司各种采购类型,为企业不同品类提供从寻源、采购协同、交易撮合、超市、供应商管理到采购优化六大服务,涵盖从寻源到合同到支付的企业采购全流程交易闭环服务,帮助企业采购更高效、更透明,获得更低的采购成本和更高的采购质量。

东环公司“云上采购”模式

图2 东环公司“云上采购”模式

    (二)采购管理数字化

    东环公司打通了采购云平台与内部ERP系统,连接了十几家2B电商交易平台,通过互联网微服务架构,及大数据(供应商推荐引擎)、机器学习(物料与商品智能匹配)技术的使用,让2B长流程采购决策与执行更简单,从交易过程到采购执行管理全流程数字化、在线化。

    1.商务交易协同化

    合同到支付全流程协同,支持多端应用(PC端/手机端),自动化、实时化、社交化,深度协同、敏捷高效,减轻供应商与采购商大量的人工对账工作,减少采购过程中的争议。加速商业流程。为企业打通从ERP系统执行采购订单开始直到企业收货开具发票的全采购周期流程,极大提高采购效率。

    2.供应商管理专业化

    在采购云平台上,东环公司对供应商进行全生命周期管理,提供完善的供应商准入、认证及评估的供应商管理功能,实现供应商管理的全程电子化,优化东环采购策略,精准采购,缩短采购判断周期,提高采购质量与准确率。

    (三)“云上办公”实现数字化协同协作

    “统一入口、协同办公、社交沟通,开放平台”是东环公司“办公云”的四大核心价值。“开放”应用接入及定制化能力,以及“连接”组织内外的协作流程,来构建企业和组织的社交协同能力。利用即时通讯、互动协作等互联网工具和技术,解决了传统协同软件的使用场景局限性,使企业直接在云端或移动端完成协同、管理工作,获取扁平化管理、移动化业务,提升企业整体运营效率。

    1.一站式办公平台

    东环公司在云平台上搭建了一站式的办公平台,平台上高度聚合所有工办公应用,且专门针对工作待办、消息通知、邮件、公告实行点对点通知,可保证消息的通畅传达,避免人为的疏忽遗漏。另外日志功能全面跟踪记录工作事项,多维度的查询统计条件极大程度上方便了日常工作文档的查找及员工绩效的统计工作。平台中还包含着丰富的个性化应用,例如日程、工作清单、会议管理、移动签到、查工资、查社保、投票等多样功能能够满足企业管理层和员工日常办公需要。

    2.灵活高效的审批模式

    在项目实施过程中,为了满足东环公司的行政办公、日常业务审批需求,云上的系统办公平台,实现了灵活便捷的审批模式。针对特殊的业务审批制定自由审批流程,紧急工作特殊对待,线上沟通即可解决线下纸质流程签字的时间问题。简单的表单填报申请、多样化的审批流程选择,灵活便捷,随时随地发起审批流程,不受时间地点控制,“审批”不再成为工作滞后的阻碍,员工工作效率极大提高。最后,系统可实时查看导出审批表单数据,方便业务部门汇总和分析,绩效考核效率也得到提升。

    3.统一的信息沟通

    云平台中包含公告、微邮、通讯、日志、任务等功能。通过“微邮”功能,能直接管理消息接收人的查阅情况,确保沟通高效。

    通过“通讯”功能,员工能快速定位搜索关键人的基本信息例如姓名、公司、部门、电话、邮箱、上下级等。此外,云平台支持个性化设置,具备单独添加企业内员工为好友、常用联系人设置特别关注、部门小组之间创建群组等功能,可为企业内部员工提供“社交化”的交流沟通场景。通过“公告”功能,可统一发布企业新闻、通知、公告等企业动态,有利于企业文化精神传导、规章制度传达、变动通知信息传递,保证了信息一致性并及时有效地传递到每一位员工,避免了信息在传递过程中的错漏。

    4.云端数据与知识存储

    在“文库”中,东环公司实现了全公司范围内资料库共享,员工能够方便地查找资料及相互学习,此外也可以将资料分享给同事、分享到友空间的“工作圈”中。同时,将资料储存在云端节省了场地、人员管理、纸质打印的成本,进一步提高企业数据的安全性。

    通过“项目”管理模块,可以方便地以项目为维度,实现员工互相交流的要求,同时,项目进行中发布的相关资料会自动保存在项目组的“文件”栏目,有利于方便项目组成员后续查找。此外,还可以在项目组中管理“任务”、发布“微邮”,实现统一的项目管理

四、“采购上云”与“办公上云”的成效

    通过实践企业上云,东环车身搭建了“社交化”、“场景化”、“数据化”的平台模式,将采购业务全程在线化,将采购业务和管理融合,推动企业级的管理场景向社会级的商业场景进化,电子采购向数字采购转型。让企业内部沟通协作更加高效、提升知识利用率和分析率,打破部门壁垒与地域限制,激发员工的创新思维。

    通过应用企业互联网采购的公有云服务平台,东环车身与部分供应商之间实现了:

    1.建立了东环供应商多维度等级管理体系。按供应商等级评价结果,采购部门可以精准快速选择供应商订货,采购准确性提高20%;

    2.线上采购订单确认协同。打通ERP与供应商,订单变更、确认信息实时共享,订单处理时间平均缩短10%-15%;

    3.供应商与公司的线上物流协同。收货数据实时回传共享给供应商,收货工作准确率提高30%;

    4.基于统一业务数据。线上实时对账,减少差异,简化流程,公司与供应商对账工作量减少30%,对账效率提升40%;

    5.通过统一的社交化云上协同办公平台,东环车身在办公管理上得到了很大提升:

    6.协同门户,统一服务:整合企业所有移动应用,一站式工作服务平台,员工日常工作效率提高20%。

    7.高效审批,精细化管理:满足企业行政办公、日常业务审批需求,灵活调整,快速上手,随时随地发起审批流程,规范化流程高效审批,事务性审批工作效率整体提高30%。

    8.社交沟通,高效协作:多样化沟通分享方式,场景化沟通与协作,沟通融入业务场景中,员工日常工作效率提高20%。

    9.凝聚企业文化、提升整体执行能力:实时发布企业新闻、通知、公告,传导企业精神、传达规章制度;企业文档共享、知识积累,组织、团队、个人间文档共享,打造企业知识分享和创新环境;建立以项目未核心的工作执行体系,提升企业整体执行力。

五、后记

    借助“云上业务变革”,东环公司成功拥有了统一的社交化内外部数字化协同平台,实现了数字化采购和数字化、移动化办公,提升了公司整体运作效率和整体执行力,为企业的数字化转型奠定基础。对于企业上云的实施建议,东环公司的相关领导给予了总结“企业领导者要有长远发展的眼光与决心,先咨询再实践,结合企业自身信息化现状,从内部到外部,从简单到复杂,逐步向云模式变革。”

专家点评

    “JIT采购”、“准时制”最早起源于汽车行业。与其他行业相比,汽车行业更关注供应链的整体效率,更重视供应商的管理和采购过程协同,“采购协同”对于汽车行业显得尤为关键。随着“数字经济”的逐渐到来,未来将不会有孤立存在的企业和组织,一切都需要沟通与协同,一切都将通过应用企业互联网公有云服务平台有效地互联。东环公司是一家汽车零部件企业,其“云端采购”是“数字化采购协同”的典范,该案例对于整车及汽车零部件企业的“云上业务变革”具有重要的参考价值。

——陈定方

(武汉理工大学二级教授、国家级专家)

责任编辑:程玥
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