信息体制：激活数据的魔杖

    波士顿大学管理学院信息系统管理学教授托马斯·H·达文波特认为，“过去的40年，更确切地描述是‘数据时代’，而不是‘信息时代’”，“将数据转化为某种更有用的东西，需要相当多的人力投入和智慧，但大多数组织仅仅从技术的角度来看待这一问题”。

　　企业产生高质量信息和知识，仅有数据挖掘工具是不够的，还需要信息体制。

　　世界是有序的。比如有全球性的金融、政治秩序，规约世界交往的格局。对于一个国家来说，有政治、经济、法律、行政等各种体制来约束；对于一个企业来说，也需要规范各种体制以利于管理，这些体制常常“展现”为“流程”。在当前的企业运营流程中，有财务流程、人力资源管理流程、采购流程、生产流程、供应链管理流程、销售流程、资本运营流程，还有各种公司行政管理流程……

　　惟独没有的是信息业务流程，而规范与管理信息业务的信息业务工作流程，如规定、原则、习惯、制度等，就是信息体制。

　　狭窄的信息渠道卡住决策的“脖子”

　　很多的情况是，企业家并没有自己专业的信息来源渠道，更缺乏对这种信息来源渠道的管理。他们只是更重视某几种信息渠道而已，如特别重视上级领导部门的信息渠道，或者特别重视来自竞争对手的信息渠道。

　　诸多以人本管理为核心的企业，没有意识到信息是员工的主要工作原材料，如果提供给员工的是垃圾信息，他们再聪明也无法加工出有价值的知识，进而做出出色的业绩。一个没有了解全局信息的企业家又怎样决策呢？大概只有靠直觉、或者“拍脑袋”吧。

　　给“卓越的诞生”一个环境

　　要知道，决策是以信息为基础的，如果我们任由信息自由散漫地存在而不加以利用，决策的科学性和可靠性将大打折扣。一个企业的重中之重，是利用公司整体力量，为企业家、为员工，创造一个良好的信息环境，而不是靠他们自己单打独斗。

　　如果把美国缩微成一家“企业”，会发现它的每个“员工”（即美国公司），似乎都那么优秀。安邦集团的研究表明，这个特殊的“企业”极其重视信息工作，它为其“员工”提供了极佳的信息环境，这让它的“员工”牢牢占据了信息战场的高地。

　　一个信息体制平凡的企业，总是能够出现拔尖人才，企业家也因此对他们格外重视。而如果一个拥有不平凡的信息工作的企业，却能够发挥多数人的智慧，会比以前只重视拔尖人才更成功。因为这个时候，所有的员工都能发挥他的价值，都是优秀员工，人才问题将不再是困扰企业家的问题。

　　完善的信息体制，不仅是一个国家需要的，一个企业也同样需要

　　仅有数据仓库是不够的

　　很多企业都希望治理结构规范化，并为此建立了很多制度。可是，绝大多数企业在信息工作的岗位职责、信息反馈监督体系、信息的流程等各个信息体制层面，却没有建立完善的、专业化的机制来进行全方位的信息管理。

　　也许此时有人会驳斥道：搞了ERP的企业，不是把这些方面的机制建立起来了吗？

　　做过ERP的人都知道，ERP是以基本数据信息为基础的，其流程也是依据这些基本数据而设计的。但很多企业管理者都深有体会，ERP中的基本数据能让企业中层管理人员做出好的决策就不错了，它在战略信息中所占的比重则微乎其微。

　　国外的研究表明，基础数据在战略信息中占的比重约为5%。而基础数据只有“提炼升级”为信息或知识才能更有价值。笔者接触的一个客户清楚地表达了这种需要：你不要告诉我库存还有多少，你需要告诉我，在这样一个季节，库存还够卖多少天。库存的数量是物流系统中提供的数字，而企业家的真正需要却是他的销售经理头脑中的信息——“隐性知识”。

　　难怪波士顿大学管理学院信息系统管理学教授托马斯·H.达文波特要把“过去的40年，更确切地描述为‘数据时代’，而不是‘信息时代’”，“将数据转化为某种更有用的东西，需要相当多的人力投入和智慧，但大多数组织仅仅从技术的角度来看待这一问题。拥有一个数据库或数据挖掘系统，与拥有其他技术一样，是必要的，但对于高质量的信息和知识而言，则是不够的”。

　　而真正能够激活这种高质量信息和知识的，正是信息体制！

    内容决定秩序

　　在对信息技术既有的重视之外，更重要的是，要理解真正产生价值的，永远是信息系统中的信息内容。“内容决定系统的秩序”，恐怕无论是系统论出现之前还是之后，都是恒久不变的定律。笔者曾指出，在目前IT规划存在一个“真空”地带，即“信息内容规划”，这正是导致诸多信息系统项目失败的主因。这个结论如果根据“内容决定系统秩序”的系统论观点来看待，就非常容易理解。

　　企业需要警惕的是，不仅仅信息系统会因为信息内容的失序，而导致系统秩序“崩溃”；企业也同样是一个系统，如果不规划好自身所需要的信息内容，就会像人得了慢性病一样，或者时不时出一个决策失误，或者员工一个一个地捅漏子……

　　也许现代著名经济学家保罗·克鲁格曼（Paul R. Krugman）这段话，可以让我们更清楚地知道，什么才是所需要的信息。他对促成行动所需要的信息是这样认为的：“显然，世界需要的是行动。为达成这种行动，我必须将自己的思想转化成大部分人能够看得懂的语言，而不只是经济学博士的专利。无论如何，等式和模型，只是形成理论构想的方法。构想一旦形成，我们就该抛开构造它的方法，用平实的语言表达出来。”

　　避免“输入垃圾，输出也是垃圾”

　　日前，搞信息化的人非常重视基础信息/数据的采集，也很重视信息系统与企业基础业务流程的配合。甚至主张企业做业务流程重组，以适应信息系统的需要。但怎样才能避免“输入的是垃圾，输出的也是垃圾”的后果发生？

　　对企业自身所需要的信息内容，做好科学的规划，恐怕是唯一途径。

　　首先，进行企业的“信息需求”信息采集工作。企业的信息需求也是信息。在某种程度上这是最重要的信息。

　　其次，要做战略数据筛选工作，将“信息需求”信息按重要性次序及不同作用进行分类，整合，筛选等。

　　第三，设计信息的流动方向，并对“信息需求”信息开始追根溯源。

　　第四，分析信息流动的合理性，找出信息流动过程中的关键分析、处理环节。

　　第五，通过追根溯源，找到可以满足所有“信息需求”的基础信息/数据。

　　第六，分别对上述5个步骤，设计相关的信息质量控制流程及信息质量评估标准。

　　如果不按照科学的规划，而是更多的凭想象、凭经验来决定信息内容，那无论信息系统有多先进，最后的决策也只是“经验决策”。