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知识管理的盛宴:PLM产品数据管理——利用严格的标准化和知识管理减少研发产出变异(二)

2017/6/21    来源:互联网    作者:谢宁      
关键字:PLM产品数据管理  

   

    流程标准化——从流程设计上保障过程和成果的最优化

    企业一方面想通过流程和制度设计来摆脱对人员的依赖,另一方面,企业领导层重视不够,很多领导根本没有这个概念,管理往往还停留在拍脑门、下命令阶段。有些事项明明制度已经明确,但实行起来还是要开会临时动议。“制度上墙”、“用流程管人”虽然被领导天天挂在嘴边,但制定流程和制度时往往又仅凭领导意志,不深思熟虑。另外即使有了流程和制度,但操作起来才发现设计环节留有诸多问题。所以流程和制度设计本身就是利益博弈的结果,好的流程和制度是要满足利益博弈各方的平衡。另外制定流程和制度是不能闭门造车的,其制定过程应该广泛包含相关利益相干人的讨论和协商。从本质上来说,流程和制度的设计需要重点关注增值的活动、倾听客户的声音和解决业务环节的重大瓶颈等,从而保障过程和成果之间的平衡性和最优化。

    活动定义是基础

    很多公司没有把产品研发视为一个过程,他们认为研发是“高度艺术性”的,无法按照开发新产品所需的活动进行定义和明确的相关规定。在这种情况下,每个产品研发项目组所采取的过程、管理方式、文档模板均出自于各自项目团队的习惯和需要。但是缺乏统一的、共识的活动定义会导致每人对研发过程的理解有很大差异,大家需要反复沟通来澄清,以达到“大家理解无差异”的目标。例如,每一个产品开发项目都有“需求定义”这个活动,A项目团队认为接收市场环节的需求文档,B项目团队认为是对市场需求的收集分析整理工作,C项目团队理解是对包括市场需求的外部需求和内部需求的收集分析整理工作。这里面往往会生产很多误解和错误,大量时间和精力都被浪费掉。

    流程结构化

    流程结构化是将流程中相互关联、相互影响的活动放在一个框架中,将它们的层级关系和顺序梳理清楚,通过相对明确的规则组织活动的开展。犹如金字塔一样,上层活动相对简洁,从上层到下层,其活动越来越繁多、具体和明确,这样符合分层分级管控的原则。由于明确了流程中的活动、角色、职责和完成要求,流程可以解决90%以上的例行活动和运作,参与人员在其中游刃有余。

    经常发现公司在短时间内突然增加许多项目、员工时而太忙时而太闲,在短的时间内出现“浪涌”信息,会导致处理不均衡而出现错误。究其原因,和流程结构化的架构、层次和业务活动逻辑关系有非常大的关系。往往在战略、投资评审、多项目计划和资源平衡上没有协调好,导致执行环节出现很大的混乱。

    缺乏结构化过程会造成开发团队对于过程的认识没有一个统一的结果,大家往往将时间和精力花费在反复沟通确认当中,而且需要不断提醒自己“该点在不同项目有差异”、“是否理解有误”等。根据相关统计,产品真正的设计开发工作只占用了开发团队的三成左右的时间,而其他的时间全部消耗在事情的界定和无谓的争吵上。有些研究材料甚至表明,流程中的不增值活动时间总计占到全流程的95%以上。

    流程结构化可以达到共用流程共享和业务增值的效果。结构化流程能够让团队和角色了解自身在什么时候应该做什么活动,并且也清楚彼此的需求以及何时需要对方的投入,释放了员工的创造力。同时,结构化可以凸显更有价值的活动,团队成员尤其是高级人员应该重点聚焦、投入更多的时间在此类活动中。在企业管理层面,可以将员工的能力和流程活动类别对应起来(一般而言,高级人员从事创造性大、难度大和风险高的活动,而基层员工执行相对简单的基础活动),这样更容易达到“让合适的人做合适的事情”的目标。

    结构化开发流程自上而下总共有四个层次:阶段,步骤,任务和活动。一般有三至六个阶段,每个阶段里有多个步骤,每个步骤里有多重任务,每个任务里又有多重活动。结构化的最高层次是阶段,通常有三至六个阶段。阶段的终点是开发过程的里程碑,在某些阶段的关键节点上,需要对是否进入下一环节做出决策。每个阶段都由一些具体的步骤组成。

    在结构化开发中,步骤是最重要的。步骤为开发活动计划的制定和监控提供基础。大部分公司的开发过程中有十五到二十个步骤。虽然某些项目或许不包括所有的步骤,但是,步骤一直应用于所有项目。例如,软件开发步骤虽然在所有的项目中是一样的,但是,没有软件开发部分的项目就会省去这个步骤。

    步骤由多个任务组成。一般说来,每个步骤有十二至三十五个任务。一般说来,如果没有非常合理的理由要做出改变,任务在各种项目中是一致的。人们用任务来计算标准周期时间及定义要做的工作。完成任务是负责具体步骤的核心小组成员的职责。

    任务又可分成一定数量的活动。每项任务的活动的数额从几个到上百个不等。它们是每个项目小组成员每天都在做的事。与任务不同,活动常常因项目的不同而有所变化,因为各个项目的实际工作划分可能是不同的。

    这四个层次综合起来形成了一个决策、项目进度制定、资源规划、过程衡量以及持续改进的基础(见图)。

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    结构化开发流程的四个层次

责任编辑:张纯子
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