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基于门户网站的企业信息整合策略

2017/4/27    来源:互联网    作者:佚名      
关键字:企业信息门户  信息整合  门户网站  
如何将企业积累的大量宝贵的信息和沉淀的经验保存下来,通过一种快速、方便的技术工具进行整合,为企业员工和合作伙伴分享和充分利用,已成为企业信息化建设所关注的焦点。

一、企业信息门户与信息整合

    1、企业信息门户。如何将企业积累的大量宝贵的信息和沉淀的经验保存下来,通过一种快速、方便的技术工具进行整合,为企业员工和合作伙伴分享和充分利用,已成为企业信息化建设所关注的焦点。所谓企业信息门户(Enterprise Infomation Portal)EIP的定义,即是一个应用框架,将企业的所有应用与信息集成到一个统一的信息管理平台上;也是一个基于Web的应用系统,使企业员工、客户、供应商和合作伙伴能从单一渠道访问所需信息。它强调对结构化与非结构化数据的收集、访问管理和无缝集成。这类门户必须提供数据查询、分析报告等基本功能。建立企业信息门户已成为企业电子商务对外服务窗口和发展的主要趋势,成为企业与社会公众之间加强联系和沟通的有效载体。国内对企业信息门户的研究普遍将其定义为以下几点:1.发布企业信息一发布信息的通道,2.获取用户的各种反馈信息一与用户沟通的通道;3.为用户提供实时、高效的服务一服务客户的通道;4.以低成本传播产品信息、扩大市场、增强销售能力一扩大企业业务的通道,5.宣传企业形象,扩大企业在社会上的影响力,6.企业内部员工沟通的渠道;7.为客户和企业内部员工提供信息个性化的功能,可以看出其重点在功能方面的界定。

    2、信息整合及其特点。从管理的角度来说,整合是一种创造性的融合过程,只有当构成一系统的要素经过主动的优化、选择搭配、相互之间以最合理的结构形式结合在一起,形成一个由适宜要素组成的,优势互补的有机体,才能被称为整合。信息资源的整合不是信息资源的堆积或信息载体的物理堆积,其本质是一种竞争性的互补关系,即各种要素通过竞争冲突,不断寻找、选择自身的最优功能点,在此基础上进行互补匹配。信息资源整合的目的,是对若干个信息制作、管理单位中分散存储和管理的各类信息资源,利用计算机技术、数据通信技术、网络技术及数据库技术进行统一管理,实现信息资源的数据共享。

    同时,在整合过程中,还必须保证共享资源库中数据冗余最小。信息整合是根据一个复杂的信息系统或子系统的要求把多种产品和技术验明并纳入一个完整的解决方案的过程。从某种意义上来说,信息整合主要解决的是:因系统间不能兼容而引起的现实信息社会中的“信息孤岛”问题。而解决“信息孤岛”问题的关键不仅仅是软件方面的技术,更重要的是在政府流程管理和相关技术的标准化等方面。

    信息资源整合的特点概括而言有以下几种:1.整合后的信息资源来自不同学科的数据库,因而知识覆盖面较广,能够提供系统的学科知识;2.整合后数据对象间具有统一性和有机关联性,体现了资源的系统性;3.整合后的信息资源具有相同的组织结构和组织功能,提供统一的用户界面和共同的检索方法;整合后的信息资源在结构功能上的统一性便于数据的更新和扩充。

二、基于门户网站的企业信息整合策略研究

    企业信息整合作为企业信息化的一个重要组成部分,得到了充分的发展,企业信息整合在基础设施、体系结构、标准化、信息共享以及安全加密等方面做了大量的工作,使信息化工程管理、网络建设、信息共享、支撑技术、信息安全等方面的技术要求、标准和管理基本完善,基础设施基本完成。网站数量飞速增加,基于企业门户基础上的信息整合正在由基础建设转到应用建设的进程中。但企业信息整合在企业信息化发展过程中也有如下问题亟待解决:其一,开放的、统一的企业应用平台建设有待于进一步改善。企业信息整合的发展缺乏宏观统一规划,没有明确提出信息整合的发展目标和发展规划。“条块分割”的管理体制与企业信息化的统一性、开放性、交互性和规模经济等自然特性产生了冲突。其二,标准化工作应进一步加强,标准体系是企业信息整合工作的核心,也是企业信息化总体设什的重要内容,它将各个业务环节有机地连接起来,并为彼此间的协同工作提供技术准则。在整个企业信息化建设的各个层面上,大量的标准已经存在,但对于企业信息整合所需的标准则需要国家进一步地明确和贯彻实施。基于门户网站的企业信息整合是一个涉及到社会方方面面的系统大工程,它的实现需要一个长期的过程,在推进企业信息资源整合的过程中,就要高度重视具体实施策略的选择。目前基于门户网站的企业信息整合策略尚无比较系统的探索,不适应该项事业的发展状况。在目前条件下,我认为应从宏观与微观两方面着手实施和选择策略;

    1、宏观方面。即要建立有利于企业信息整合的社会环境与氛围,建立社会化的企业信息整合大平台,解决企业信息整合方面的各自为政、盲目建设所造成的“信息孤岛”,以促进企业信息化和资源共享的实现。

    (1)加强管理,合作共建。基于门户网站的企业信息整合不仅要求企业管理部门内部的密切配合,还要求企业内部信息部门与社会其它信息部门的协调一致。因此,要使企业信息的整合活动能够始终有序、正常地推进,就必须加强管理,创建一个良好的管理环境,各机构相互合作,共同建设。首先,要完善管理机构。要有一个专门性的组织,进行协调控制,在企业内应该由企业的信息部门和网络部门共同负责,企业间应由企业协会或国家行政管理部门负责,企业应设立专门的信息化建设委员会或领导小组对本企业的信息整合建设工作进行宏观的管理与组织。其次,要理顺管理体制。在中央到地方皆要设立信息化管理专门机构,下级对上级负责,接受上一级管理机构的监督与指导,对所在地区各企业信息整合工作进行必要的管理与协调。再次,要加强管理力度。充分运用行政、经济、法律等管理手段,严格控制管理对象的行为,确保有关国家政令的有效性。最后,要发展对外合作与交流。企业信息化建设是社会信息化建设中的一部分,信息化建设的一个重要目标就是要实现资源共享,因此,在企业信息化建设的过程中,有必要加强与其它领域信息化建设的合作与交流,相互借鉴,统一标准,协调发展,合作共建,从而为实现高层次的融合与集成准备条件。

    (2)国家应对企业信息整合工作进行宏观管理和调控。避免重复建设,实现数据资源的有效共享。由于企业信息化建设的模式、理念以及优先级不明确,造成当前在整个企业信息化环境中重复建设大量存在,信息资源相对独立,这实际是企业信息资源的浪费,而这种宏观调控只有国家管理部门能够承担。

    (3)完善立法工作。2002年国家标准化管理委员会和国务院信息化工作办公室联合公布了《电子政务标准化指南》和2005年国家颁布的《电子签名法》为电子政务和电子商务建设的相关方面提供了相关的规则和法规,但应该进一步对网络环境中的相关问题如版权、证据保存、可信管理以及业务规范作更明确细致的要求。

    2、微观方面。指具体企业进行信息整合的策略,因为企业的性质和特点不同,在信息整合方面也必然存在差异,其策略有基本要求,但实施应各具特色。我认为下述应是企业信息整合的基本策略:

    (1)企业领导必须明确进行基于门户网站的信息整合的目的与作用,在本企业门户网站的建立方面要有充分的投资,这是进行企业信息整合的基础工程。如果忽视这项工作,就要在观念上特别是企业发展理念上落伍。

    (2)加强基础建设,重视宏观统筹规划,循序渐进。企业信息资源整合的一个最终目的是要实现资源的共享,最大程度开发信息资源。在网络环境下,统一的标准是资源共享最核心的保障因素。首先,企业皆应建立自己的门户网站或利用一个现有的公共门户网站为自己提供信息平台服务,网络设施建设必须符合标准,运行一个好的搜索引擎或与一个大的网络搜索引擎合作,为企业搜索其需要的信息,利用其资源为企业门户网站的应用服务。其二,对企业需要的各类信息框架内容和搜索阶段、途径要事先进行宏观统筹规划,对信息整合的每个环节都要做到有目的,有计划,有层次,即心中有数,还要注意循序渐进,逐步发展,不断提高信息质量;在网站中要明确划分信息内容的主次,对于企业来说,市场信息、生产和销售信息,技术发展状况与应用改革信息,有关政策法规等是主要信息,根据信息的性质分类,在网站首页建立分类信息资源库或栏目,每类信息的整合都应制定出具体的策略。其三,将利用搜索引擎搜集来的网上信息和与其他传统渠道搜集来的网下信息相结合,即网上网下相结合,多渠道并举,利用XML技术来进行不同信息库间的信息整合;使整合后的信息更有针对性,实现信息的二次增值。将整合后的信息存入分类资源库,在第一时间内反馈到企业信息门户中,帮助企业在众多繁杂的信息中找到自己所需的信息,并方便企业员工与用户对企业信息的查询,提高企业员工的工作效率与顾客购买产品的成功率。

    (3)采取有力的营销策略与措施,吸引和锁定消费者的注意力,保证自己的品牌产品。各企业都有自己的品牌产品,要通过网络突出宣传该产品,并实施周到细致的营销服务,同时要将吸引用户注意力视为信息整合的核心。重视数据库营销,即利用企业建立的顾客数据库对顾客进行个性化销售;重视一对一营销;建立虚拟社区营销。这些营销平台都是互动的,用户可以通过网站了解产品信息、企业动态、寻求售后服务,还可以直接在网上进行订货,并且在寻求信息的同时还可以给企业提供一些自己的看法,这对企业的发展极为有利。当然吸引用户注意力的关键是既要有好的产品,还应配以灵活有效的营销策略,更重要的是要讲诚信,要取信于用户,杜绝欺诈行为。

    (4)企业信息整合工作应由专业人员负责,制定专门的信息整合管理制度,以保证信息整合工作的顺利实施。企业信息整合工作不是一蹴而就,而是一个不断更新、维护、提高的过程,因之必须有专门的技术人员负责该项工作,还要制定严格的信息整合管理制度,约束有关人员,如此才能有效地进行所需企业信息搜集、归类、重组与及时更新、发布。还要进行信息使用效果跟踪统计调查,以便进行相关信息整合方面的改革。

    (5)开展本企业信息整合的研究,不断探索和解决新问题。基于门户网站的企业信息整合发展很快,但是也存在许多亟待解决的问题和矛盾,需要根据本企业的实际,在实践中不断探索解决问题的方式方法,理论与实践结合,有针对性地进行技术和应用性方面的改革,互相促进。逐步提高信息管理工作的质量与水平。

    总之,基于门户网站的企业信息整合策略含有宏微观两方面,宏观方面主要是对国家有关管理部门而言,微观方面则是各个企业面临的迫切问题。由于企业的类别、规模和发展状况不同,因之信息整合的策略亦应不尽相同,即使采用相同的策略,其效果也不可能完全一样,重在体现本企业的特色,有出奇思路和创新点子,如此才能使信息整合具有针对性和有效性,使之真正成为本企业发展的助推器。

责任编辑:程玥
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