3)合规需求
原系统Solaris及使用数据库Oracle 9i的版本过低,在例行安全扫描的报告中列为高风险的整改项,系统升级到X86平台之后,可以跟随厂商对服务器的OS及数据库等进行系统的升级,降低安全风险。
通过BPM与ERP的系统对接,自动传递数据,解决了在工作流系统审批之后自动在ERP内创建并下达,减少人工参与,更好满足内控的要求。
项目目标
通过ERP升级的综合项目,将ERP从2003版本升级到最新的9.0版本,解决已知的商业问题,满足IT及内控合规的要求。通过新版本系统的新功能及系统可扩展性,更好的支撑公司业务快速发展变革的要求。
项目实施
项目伊始就按照采用了Passport通行证的管理流程。通行证评审流程用于提高组织战略决策的能力,尤其适用于大规模的变革或复杂的项目。通行证工具整合了大量的最佳实践来达成最有效的决策。
图2 通行证流程
2.项目实施与应用情况详细介绍
项目的实施过程严格执行软件生命周期管理的通行证的管理流程。
项目实施的过程分为如下几个重要的阶段,项目的每个阶段都需呈报通行证委员会的评审,通过对项目材料及风险的评估,决定是否进入下一个阶段。
1)可行性分析阶段
项目启动之前需要进行一列的相关准备工作,包括用户Hight Level需求,系统定义项目范围,进行系统复杂度分析,系统风险识别减弱计划,并进行系统可行性分析,系统投资回报分析,进行按照UTC第三方的管理要求评选供应商,组建项目团队及QRB团队。
2)需求确认阶段
在Passport0得到PRB的批准之后,项目进行到需求确认阶段,在这个阶段主要目标是定义客户的需求并最终得到确认,在这阶段完成项目计划和预算。
3)方案设计阶段
在这个阶段,IT团队与供应商顾问团队将用户的确认的需求转为为Spec&Solution文档,并得到用户的确认。对ERP系统进行安全风险评估,根据评估结果确定,对于安全级别为高影响的应用程序的相关需求,应该考虑因需求带来的系统完整性,保密性,有效性的相关潜在影响。
4)开发和测试阶段
这个这个阶段,开发人员将根据用户确认的Spec&Solution文档进行功能的定制开发。开发内容包括,IFS客户化开发,BPM相关流程开发,物流费用系统开发,报表开发,接口开发等。
系统交付之后,IT组织用户进行测试用例的准备及审批,所有的测试用例需要得到用户领导批准。
5)实施部署阶段
实施部署阶段的主要任务是在有限的时间内完成整个ERP系统的所有数据导入和交叉确认。同时,考虑到公司的业务规模和数据量,确定无法在系统切换后新、旧系统并行,这给项目增加了极高的要求,项目团队没有任何失败的余地。只能全面考虑所有风险,一次性成功。
为了能够顺利完成任务,特将上线时间安排在了十一假期,项目团队有8天的时间完成切换过程。在数据完成后安排了2天的时间进行冒烟测试,以提供最后一次系统数据、逻辑的验证机会。
项目组制定了明确的切换计划,并每天上午、下午召开2次进度评审会议,以完成目标为唯一核定标准,加班加点成功完成了数据导入、冒烟测试和正式切换上线的所有操作。
3.效益分析
1)ERP系统升级关键获益
消除IT及内控合规整改项,减弱内控风险;
改善公司的AR,AP的管理,减少人工参与,提高管理水平;
增强系统的集成化和自动化水平,减少工作量和减弱控制风险;
改善用户使用界面友好性,提升操作便捷;
新平台降低IT的运维和支持的工作量;
实现多公司之间的内部交易。
2)物理费用管理的获益
实现了物流部从发货申请到确认到货的全过程跟踪;
建立最优化,最经济的承运商选择模型;
完善电商平台与货物发运跟踪直到客户签收,以及签收文件管理;
系统实现外销产品发货自动分箱,分托,可以打印托盘明显清单。分托贴单工序提效25%;
系统实现运费预算、测算功能;
每笔物流费用都可以对应到相关的客户订单,材料申请单,调拨单,退货申请单等。费用发生缘由清晰。费用支付能够在系统中匹配发票,财务按月自动结算;
关联供应商物流系统平台,使客户在电商中能直接查到货物运输节点在途信息,并提供短信通知给业务员,便于业务员对账及催要货款。
3)BPM系统集成获益分析
通过BPM与ERP的双向数据流转,实现确保了工作流审批的信息自动进入ERP系统,避免了审批和ERP执行操作的脱节导致的失控的风险,同时,减少了ERP的授权账号成本,用户在BPM内表单一次录入后,不必在ERP内重复录入,减轻了工作量,提高了工作效率。