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制造业ERP选型注意事项

2019/2/20        作者:e-works整理      
关键字:ERP  ERP选型  
根据对国内企业ERP项目失败案例的分析,60%属于选型不当所致。然而,在ERP产品市场上,国内外有上千种之多。
    根据对国内企业ERP项目失败案例的分析,60%属于选型不当所致。然而,在ERP产品市场上,国内外有上千种之多。这些产品的功能千差万别,适应的环境也各不相同,价格也从几万元到上千万元不等。就像选老婆一样,女人千千万,但只有一个能和自己牵手一生。同比,虽说“三分软件,七分实施”,但选型的过程并不仅仅是选择软件的过程,更重要的是检查ERP供应商及其系统综合能力的过程。
 
    从“是不是要上ERP”的念头在企业领导人心中第一次闪过开始,到最后签订合同,这是一个漫长的过程。因此,如何找到一款匹配度高的ERP,值得企业管理者们深度思考并重视!
 
    一、ERP系统选型的前期准备。
 
    1、明确企业自身特点与需求。类比找老婆,男性要首先明确自身的条件与优劣,不是要找最漂亮的、最有钱的,是要找最适合的。每个企业的经营模式、文化背景、企业规模、所属行业、资金状况、管理困扰、需求目标等各不相同,定位清楚自己,才能快速锁定软件选择对象。
 
    如若自身定位在中小型制造企业(企业其信息基础相对比较薄弱,业务管理流程欠规范),选型初期首先进行行业细分,选择专业性强的ERP产品。这类产品具有较强的针对性,其模块设计、流程设计及管理要求,都具有较强的行业特点;如若在细分行业里有成功案例、更优者服务团队里有该行业的甲方工作经验,对遇到的问题就能做到游刃有余。如若是大型企业(规模庞大,业务繁多,产品多种多样),建议选择成熟的、通用的、商业化软件,对行业要求不高。企业明确自己的位置,清晰地定义自己的需求和期望,这是进行系统选型的前提。
 
    2、明确项目预算。ERP软件的购买成本相对高,除了上线前需要投入对应资金,上线后仍需要一部分资金来维持运行。管理者的预算不仅要涵盖软件本身的费用,还要考虑到硬件(PC、服务器等)的投入、实施服务的投入、每年维护费的投入等。避免预算的设置偏差,导致项目的半途而废。
 
    3、明确团队意志与ERP认知。企业领导和员工要了解ERP的基本理论及ERP的功能及作用,充分认识到ERP有提高企业竞争力、节约成本费用、提高效益等作用,明确ERP系统实施的重要性和必要性。ERP的实施需要全员参与,一把手的支持、内部员工的认可、各部门主管参与等都直接影响项目成败。缺一项大角色的支持,都会导致内部机制的瘫痪、阻碍ERP项目实施的进程和效果、选出的软件在日常业务中不适合企业的实际需要等。另外,明确ERP认知。有些企业片面地认为ERP实施是一项管理软件的购买、也有企业误认为实施ERP可以解决企业管理的所有问题。实际上,ERP项目不只是计算机项目,更是一项管理工程,是企业管理模式的全面创新、一场深刻的管理革命,工作量大、涉及面广、实施周期长,是一项非常复杂的管理系统工程。因此需要全员参与其中,承受风险,积极努力。
 
    4、摆正对ERP市场的审视。每款ERP软件都不是万能的,并非品牌越响、档次越高的软件就是最好的。如国外ERP软件商有非常规范的实施方法(每阶段都有具体的文档和可交付的成果,且步骤严密、实施周期长),却难以完全贴近我国企业的实际需求和管理习惯,实际执行过程中因素众多导致不能按照规定的ERP实施方法去落地。再如国内ERP软件商众多,有的偏向财务、有的面向特定行业、有的侧重在部分模块的优势等。因此,不管考虑哪一些方面,选择哪个软件,适用是最重要的。
 
    二、必读!ERP评选的关键指标。
 
    1、只选对的,不选贵的。企业需要考察ERP系统的成熟性和通用性,高端ERP软件,功能强大、软件适合多种环境,但实施难度较大、周期长、软件和服务费用高,适合跨国集团、国内大型企业和企业集团;中端产品,不是太复杂、具有ERP的基本功能,实施较容易、软件和服务费用适中,适合中小企业;低端产品,功能不够完善、价格低、适用面窄,业务单一型企业比较适用。
 
    2、真正意义的一体化厂商,支撑企业发展需求。随着企业规模不断扩大,信息化系统功能上也会不断产生新的要求,因此所选软件商要具有很强的兼容性、开发拓展能力、软件集成能力、多系统运作能力,避免一次信息化改革之后,间隔几年就更换一款,致使员工对信息化产生抵触逆反的心理,也使得企业一直处在信息化认知、磨合、熟悉、更换的这个恶性循环。
 
    3、落地性高、技术能力强、稳定性高的实施团队。在软件产品日渐同质化的今天,决定企业上线成功与否、使用效果好坏的关键点就是服务团队。实施成功率高,意味着这款ERP系统具有实用价值,成熟性和实用性高。往往售前顾问都会口若悬河的宣讲华丽丽的一面,而实施顾问则是另一波水平的人。大家是否想过,为什么同一款口碑好的产品,总会出现这样那样的失败案例?
 
    4、强大的二开能力。企业在不断的向好发展,势必会衍伸出多变个性的需求。在这个过程中,软件商技术能力、开发能力的支持、版本的及时更新等都是伴随服务的必要因素。又好比婚姻,一方在不断进步、修炼提升自己,而另一方不思进取、安于现状,这样的婚姻能幸福长久吗?
 
    5、有保障的售后服务机制。完善的售后服务包括系统维护、问题解决、及时续约、咨询与解答等方面,要有条文形式的文字材料,且双方签字盖章产生法律效力。售前顾问的服务水平不能决定厂商的售后服务水平,为了避免以后的分歧和纠纷,需要有绝对的保障。同时,尽量选择后期服务量少的ERP系统,这是真正具有实用价值、技术成熟的标志,同时也是降低用户成本的基本保证。
 
    三、重要!ERP选型过程及注意事项。
 
    1、成立项目小组。确保ERP项目小组将最终用户纳入其中(管理一把手、部门主管、各部门终端用户),才能将真正的业务链条中的问题像一面镜子透明的照射出来。与此同时,任命一名ERP项目经理进行团队沟通。
 
    2、适度寻找供应商。头脑风暴法,聚集各部门主管一起探讨需求目标,内部汇总之后,综合需求特殊点的匹配性、预算的贴合度、服务团队的专业性、行业的成功案例等圈出市场上几位软件商,广撒网会挑花眼、太少容易陷入片面的市场认知,适度即可(一般4家以内)。
 
    3、安排各部门调研访谈。乙方会派专业售前顾问进驻甲方与各部门面对面调研问题与需求,每家供应商平均调研时间在0.5天~1天。为了减少ERP厂商调研的麻烦,各部门最好在售前顾问开始调研之前准备好各部门现在使用的各种表单、文件,最好含原始数据,这些数据可能会给顾问提供许多调研的线索,顾问也能从这些数据中发现许多问题。
 
    4、调研报告确认与方案汇报答疑。售前顾问调研过后整理出简要调研报告,和甲方接口人进行确认。无误后制作实施方案,择日乙方与甲方(此环节务必一把手在场、项目小组全员参与)汇报、答疑。一把手不在场,70%的选型结果都会因需求目标不一致、或一把手不重视导致停滞或者失败。
 
    5、DEMO与统一时间的各家宣讲。几家厂商汇报完方案后,因间隔时间不同,容易产生项目小组难以抉择、认为每家都很优秀的假象。因此最终安排统一时间、同一地点、每家相同宣讲内容与DEMO时间,夯实项目小组对各供应商的差别认知与优劣势对比。同时进行打分评估。
 
    如若环节,甲方可以安排各家软件商进行一次辩论PK会,ERP顾问在交流时可摆出自己的优点,指出竞争对手的缺点,列出企业应该选自己的理由,不应该选择另一家的理由,还可以结合企业特点,寻找一些对方很难解决的问题。
 
    6、商务谈判与报价递交。商务谈判需要考虑许多方面的内容,比如:购买的模块,用户数,增加用户的费用,各模块的报价,实施费用,每年维护费用,硬件要求,实施计划,等等。在5步骤之后,最终择出评分前三家(也可以各家),进行商务谈判与议价环节。
 
    7、参观案例、参观公司。对将要参观的案例,应该有所限定,一般包括地域、规模、行业上的要求等。最为理想的案例是:地域上在企业所在地的周边地区,规模上跟本企业相差不大或大于本企业,行业上与本企业相同。当然在这种要求得不到满足时,只好做一些让步了,但如果没有相同行业的案例,那么也应该提供相似行业的案例,最起码生产管理流程上有相似之处。参观公司,是为了最终对比软件供应商的实力、团队素质等。
 
    8、签订合同。以上各步骤严谨密集的进行后,想必企业已经对合作对象有了定位。这时候就是修订合同细则了。当然,也不要与非意向合作的厂商闹掰,万里有个一,合同厂商在实施过程出现难以掌控的问题,临时找来前期接触的其他厂商接替实施服务,也是给自己企业留的一个出口。
 
    四、ERP实施成功的八大捷径。
 
    1、简化ERP系统的基础数据。基础数据的整理是ERP系统实施过程中一项非常繁琐的工作,同时业务的变更往往需要基础数据的重新整理。基础数据的整理来源于记录业务数据的需要,而公司每天发生的业务形形色色,如果什么样的业务数据都想记录在ERP系统中,那ERP系统的基础数据整理量也很大,而业务的变更往往又需要基础数据的重新整理。从ERP系统的实用性出发,20%的基础数据往往决定了ERP系统80%的运行效果。简化ERP系统的基础数据,只整理关键的基础数据,可以减少项目实施的工作量,缩短实施周期。
 
    2、周详完善的实施范围和实施计划。很多企业实施的ERP项目,在实施之初没有根据企业所在行业的特征以及目前的状况,制定一个完善周详的实施计划和实施范围,什么模块都想上,结果真正使用的都是很小的一部分。因为规划错误造成的金钱和时间的浪费是非常普遍的,对企业整个项目的影响也是难以估量的。所以,有一个周详完善的实施规划,是保证高效完成这个项目的大前提。
 
    3、尽量实施和使用ERP系统的标准流程和标准功能。ERP系统实施的根本原则是在保证ERP系统实施效果的前提下,将ERP系统设计得越简单实用越好。实施ERP系统的标准功能,一方面可以减少定制开发的工作量,一方面可以避免ERP系统运行当中的程序出错,同时,标准功能往往是最简单的。正因为标准功能的上述优点,实施ERP系统的标准功能可以降低实施难度,缩短实施周期,降低实施成本。
 
    通过我们对各个公司的ERP实施调查发现,绝大部分企业在ERP实施过程中不使用标准流程和标准功能,不是产品问题,而是企业中的业务部门站在本部门的角度,希望ERP系统能尽可能和当前的手工操作一致,而不愿意改变当前的业务操作模式。其实,ERP系统的标准功能往往是系统最有价值的部分,实施ERP系统的标准功能可以满足企业80%以上的管理信息化要求。
 
    4、从优化整个供应链价值流的角度简化ERP系统组织结构的设计构成。ERP系统的主要元素有:组织结构、基础数据、业务流程、控制参数和交易数据等,而组织结构的设计又是影响ERP系统实施和运行的最关键因素,组织结构的变化可能要求ERP系统的重设计和重实施。公司组织结构的设计当然是从利润最大化、快速满足客户需求等企业目标出发,如何来优化企业运行当中的物流、资金流和信息流。
 
    5、重点关注影响ERP系统集成的控制参数,而不是分散的计划和控制数据。ERP系统的最大优点是其信息集成的特点,某些系统控制参数的设计影响着业务流程和信息的集成,项目实施过程中必须给予重点关注;另一方面,为了扩大ERP系统的使用面和使用功能,软件公司在开发和设计ERP软件时,在集成功能的基础上往往还会开发出一些对个别部门或许有用的小功能,这些小功能对某些行业可能有用,而具体到某个企业却不一定实用,过分注意这些小功能的实施和使用,会分散项目组的实施精力,延长项目实施周期。
 
    6、只记录关键的交易数据。ERP系统并不是一种即插即用的解决方案,无论是实施、升级、集成,还是弃用,都不是一件很容易的事情。在企业信息化过程中,不是说信息越集成越好,一般来讲,越集成的信息系统越难实施和使用。另一方面,随着企业业务的发展,系统中记录的业务数据每天都在增加,对硬件的要求也越来越高,只记录关键的交易数据可以减少数据的记录量和存储量,降低企业信息化过程当中的硬件投资。
 
    企业在实施ERP系统中,一般优先实施财务会计、管理会计、生产计划、采购管理、销售管理和库存管理等模块,而质量管理、设备维护等模块的实施则必须重点区别对待,有时候用其他的系统来记录质量信息或设备信息在信息集成上可能差点,但ERP系统简单了,ERP系统的实施难度和实施成本也降低了。
 
    7、在ERP实施过程当中采取同步工程的项目管理方法。ERP系统实施项目大体可以分为项目准备、培训、业务蓝图、系统设计、上线准备、上线支持及持续改进等阶段,各阶段的工作既有侧重点,又有交叉。ERP实施过程当中的同步工程式项目管理方法与新产品开发项目的管理在原理和技巧上是类似的。采取同步工程式的项目管理方法,可以在同一时期内同时进行两项或两项以上的项目具体工作,从而缩短ERP系统的实施周期。
 
    8、关键依靠企业内部ERP实施人员,以我为主进行系统实施。企业内部ERP系统实施人员因为熟悉企业现实情况,认同企业的文化和经营理念,同时又要在企业长期工作,在实施ERP系统过程当中往往会从长远角度来考虑ERP系统的实施,如果对他们予以系统的培训,同时采取快速化ERP系统实施原则,关键依靠他们,不仅可以降低ERP系统实施成本,还可以确保项目质量。
 
    不管是选择怎样的产品或实施供应商,企业还是应该以企业为主进行系统实施,通过进行知识转移,在企业中建立和培养一支懂业务懂管理又懂技术的企业内部管理咨询和ERP实施队伍,项目结束后能独立有效地进行最终用户使用指导和系统维护工作。这样的ERP项目实施才算得上是成功的。
 
    五、总结。
 
    上一套系统,脱一层皮。没有完美的产品,只有最适合的。在ERP的从业经历中,我也越来越感觉到“三分产品、七分实施、十二分数据”这段话的正确性。以上选型心得,并非适合每家企业,也并非能够迎合所有甲方的节奏。只是站在这些年的经历面前,希望可以帮助更多企业选择携手一生的“爱人”,少走弯路!
责任编辑:王力
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