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基于ERP系统的企业财务管理流程再造研究

2021/1/26    来源:爱学术    作者:杨瑾淑      
关键字:ERP系统  财务管理  流程再造  
文章分析了基于ERP系统的企业财务流程的再造,重点围绕财务处理流程、财务管理系统等方面进行系统再造进行深入探讨。

    财务管理领域的实践不断细化,从而对财务管理工作要求日益提高,特别是在激烈竞争的今天,传统的财务管理体系已经很难满足社会发展的需要。

1 基于ERP系统的流程重组目标

    企业资源计划(Enterprise Resources Planning,简称ERP)是一种供应链管理理念,是企业运用信息技术对企业的资源配置进行系统化的管理,为企业决策者和员工提供决策的管理平台,它包括企业生产流程、业务流程管理、质量管理、产品数据管理人力资源管理等。其目标是通过信息技术实现企业各要素的协调管理,实现系统化、程式化,提高企业的管理水平,提高企业综合竞争力。流程重组理论(Business Process Reengineering,简称BPR)是20世纪90年代强调对业务流程进行不断重组优化,以客户需求和满意度为目标,对现有业务流程进行不断改进,实现企业在经营成本、产品质量、服务质量等诸多方面进行全新的过程管理架构。这种动态的流程重组可以让企业高管能够对业预期可能出现的问题有着清醒的认识,从而完善业务流程管理和实施。这种流程重组理念正被财务管理行业不断吸收和借鉴。当前,无论是国企还是私企,都把流程再造列为企业改革的头号目标。很多企业管理学者认为把BPR理论引入企业财务管理过程中有利于审视企业财务缺陷和面临的困境,可以对现有组织结构和运行机制进行重组,实现财务管理的信息化、程式化和效率化,提升财务管理的效果。要实现财务管理流程的重组,需要基于ERP管理理念。

2 ERP系统对企业财务管理流程的优化

    2.1 ERP系统的集中与优化流程功能

    从信息化管理的发展趋势看,其战略功能日益体现。企业财务管理面临许多流程的内外部问题,例如,如何更好地掌控组织内部的物流和资金流?有效提高资金周转率的方法何在?如何提升组织的整体收益率?如何不断削弱财务所带的各类风险?基于诸如此类的问题,ERP的集中与优化功能则能够发挥极致,例如价值链构架,业务流程再造等。基于ERPX系统的财务管理,可以帮组其对组织业务流程进行再造,力争实现组织结构从高耸化向扁平化发展,从而提升管理流程的效率,有效应对市场顾客日益增长的需求和市场变革所带来的各类风险。

    2.2 ERP在财务预算中的控制功能

    预算管理是现代企业管理的重要标志之一,它有利于实现企业资金效用最优化。目前我国企事业都大力推广和发展该项财务管理制度。但是有不少企业对预算管理还存在认识误区,特别是一些企业管理者和员工并没有重视这项制度。ERP系统的管理理念为实施财务预算制度提供了思想和系统支持,把财务预算纳入整体系统管理过程中,有利于实现财务预算程式化。此外ERP系统是面向各企业供应链的管理系统,能够实现顾客定制需求的管理模式,把企业内部的生产工作和供应商的制造资源紧密结合起来,这就完全改变了企业原有的财务预算模式。企业对其内部生产和其供应链各环节的资源进行统筹规划,合理安排,实现生产和资源重组利益最大化,同时能满足客户需求,不断增强企业综合竞争力。ERP的“供应链”管理思想,把企业制造流程看成是从供应商到客户之间的一个内部供应链,它和企业预算管理的思想具有一致性,即以满足客户需求理念划分,这也是企业财务预算的基础。

    2.3 ERP资金和成本管理上的强化功能

    如何强化资金和成本管理的功能,是当前许多组织面临的问题。例如,企业财务信息的不对称导致的各类问题;资金不能够有效的实现流向与控制并轨;资金管理控制力度匮乏等,从而导致许多组织财务管理资金沉淀现象非常严重,导致组织资金流程速度较为缓慢,降低组织的盈利能力,让组织发展面临一定的风险。ERP管理系统能够帮助组织在财务管理业务上实现公开、透明,实现全过程全方位的监督,从而为财务管理提供风险控制体系,有效地实现不同部门财务信息资源共享,弥补了消息不对称所带来的各种不利影响。同时,ERP在组织成本管理方面也具有的优势,主要体现在:一是集合性能够帮助组织作业成本有效整合到ERP系统中去;二是ERP系统功能强大,具有各个环节的模块,不需要重新设计,从而规避了传统的重新规划成本和由此引发的各类问题;三是ERP具有强大的成本动因数据,它可以允许企业进行自定义函数,因此能够实现各成本动因数据自动地从ERP中任何模块获得所需数据,无论是财务、采购、生产、销售、储运等都可以获得相应模块,甚至是外部系统的相关数据也比较完备;四是ERP系统体现出较为强大动态数据支持功能,从而在某种程度上规避了成本管理所导致的工作量大的困境。

3 基于ERP系统的企业财务管理系统再造

    ERP系统能够满足企业的发展需要,可以把企业所有的资源、规划、各管理环节有效的关联起来,形成高度集成化和整体化,有利于企业决策者、各环节管理者和员工都能即时跟踪和关注企业生产管理各环节的进程。

    3.1 财务处理流程再造

    作为ERP系统的企业财务管理流程,需要对财务业务流程进行合理再造,特别是基于ERP账务模块系统管理当中,就应该塑造较为综合的会计核算功能,从而对核心信息进行可持续性的分析和处理,从而构建会计账簿和报表。本文以为,基于ERP系统财务处理流程需要把组织的生产、销售、库存以及财务计划等有效整合到体系中,基于自动化的信息迁移方法,使得组织的财务模块在财务信息获取方面具有优越性,从而保证财务人员通过相关工作高效地完成财务核算工作,削减财务工作人员的核算负担,保障财务数据的真实可靠。基于ERP的财务处理流程如图1,其主要实现五大目标:目标一,对财务基础数据的初始化设置,从而确保组织的ERP系统能够对组织内容的财务有效地管理;目标二,基于ERP的财务处理流程能够确保凭证能够快速、准确地的搜集,从而保障体系中的数据及时性和准确性;目标三:该目标流程能够使得企业财务部门的记账、算账和报账业务实现自动化和高效化;目标四:该处理流程能够确保账户查询的便利性,并能够有效提取相关的财务信息和报表信息,从而为组织管理者承担信息辅助的功能;目标五:该处理流程需要实现与其他流程的整合,从而实现组织不同部门之间的数据能够共享和传递。

财务处理流程的再造

图1 财务处理流程的再造

    3.2 应收款核算流程再造

    作为企业财务管理的重要职能,应收款核算功能发挥的好坏,在一定程度上会影响企业资金的运转。在企业应收账款核算中,需要构建严格的信用审核制度。特别是当企业接受客户订单以后,需要对客户的基本信用额度,基于此,企业才能与客户签订相关的订单。假如由于客户存在信用额度问题时,例如赊账、滞销等问题时,流程就需要上升到总经理层面,得到他们的确认才能接收订单。传统的应收款核算流程需要人工操作,有时需要两个环节审核才能完成,这样耗时耗人力,严重影响效率。另外应收款管理需要提供发票、应收单、应收票据,还需要提供信用管理、坏账管理、催款管理等功能,如果是人力操作,工作量非常大,且容易出错。ERP系统具有相关环节的模块,只要通过审核录入的发票、应收单、收款单等单据,它就会自动生成企业详细、全面、准确的应收帐明细,提高了效率,节约了成本。通过合理的重组应收款核算流程,帮助企业对往来账款达到科学管理,从而为企业提供准确的客户信息,并且提供应收账龄分析表、欠款分析、坏账分析、回款分析等分析数据,有利于企业准确地知道资金流动状况,合理地调配资金,实现资金的利用率。

    3.3 应付款核算流程再造

    从许多组织的ERP系统来看,应付款核算可以看作为财务管理的重要难题,因为其涉及到复杂的统计分析任务。为此,如何构建有效的统计分析体系,就需要对应付款核算流程进行有效再造。本文以为,通过合理地设计信息管理系统就非常必要。该信息管理系统的功能包括几个方面:一是能够对所有的应付款数据合理地储存,并基于某种标准进行科学的分类和汇总;二是通过相关的软件开发和数据设计,能够对相关数据及时反馈,形成有效的工作应付款报表,有利于企业准确获悉企业资金的使用状况,帮助企业管理者及时对企业内部的流动资金进行科学规划和合理配置。三是应付款业务的流程能够管理录入的发票、付款单、其它应付单等单据,生成企业应付款明细,有利于企业准确把握往来账款数据。这样企业能够发现企业的盈亏点,及时采取措施配置资金,提高自己的利用率,同时也能预知即将到期的应付款,有利于企业做好财务预算。

    3.4 资金管理流程再造

    作为ERP流程再造的方向,资金管理流程再造日益提升话题。当然,对于资金管理流程再造来说,其重要的是实现流程的优化,但是需要更为安全和先进的资金管理模式设计。任何组织的资金管理流程要基于ERP环境系统,在ERP体系中能够有效地对资金进行科学监控,从而实现财务管理模式的创新,并推动ERP体系的良好运转。在资金管理流程中,监控模式的功能发挥是必要的。当然,作为管理者需要关注的方向就是,无论任何业务的发生行为,或涉及到现金流动或银行存款业务的监控时,都将会对组织的资金管理有效性产生影响。为此,组织资金管理流程需要变更为“业务到会计再到资金管理”的模式,从而引导企业各环节关注资金管理,构建现金流量表,为企业管理者提供有效的资金管理数据。

    因此,ERP系统在组织财务管理中是非常有效的,能够帮助企业财务管理获取更多的管理信息或方法,基于网络和信息的媒介,从而使得资金管理与组织业务、生产等重要工作整合为一个体系,构建为高效化、一体化的经营与实施系统。作为ERP的重要要素,财务管理功能的发挥,需要基于该体系,对传统的财务管理流程进行有效再造,从而发挥财务管理的个性功能,变成企业管理中的重要组成部分。

责任编辑:程玥
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