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ERP中采购业务的难点解析

2014/3/13    来源:e-works    特约撰稿人:王晓明      
关键字:ERP  采购管理  业务分析  
市场上ERP软件非常多,笔者也无法一一去讲述该部分业务在ERP中的操作;在本文中,笔者从业务处理角度向读者抽丝剥茧、详细解读这些难点在采购业务中的处理,以便“以不变应万变”。

    ERP早已不是新鲜事物,但是,在财务业务一体化的ERP中,如何彻底处理好全部的采购业务,对于某些采购和财务人员至今仍感到迷茫。对于采购人员来讲,因为某些企业中由他们负责采购发票与采购入库单的匹配工作,在ERP中该部分内容比较细化,甚至还要涉及到复杂的暂估处理,这使得他们力不从心。对于财务人员来讲,ERP中凭证的处理很细化,他们对于采购环节了解又不彻底,经常造成采购业务涉及到的财务科目账务不平,折腾半天也找不出个所以然来。

    市场上ERP软件非常多,笔者也无法一一去讲述该部分业务在ERP中的操作;在本文中,笔者从业务处理角度向读者抽丝剥茧、详细解读这些难点在采购业务中的处理,以便“以不变应万变”。

一 、采购结算、采购暂估的含义

    1、采购结算

    具体什么叫采购结算,我们不去抠概念,那是学者的事情。我们经常看到采购或财务人员,一手拿采购入库单、一手拿采购发票,一核对,然后用曲别针别在一起的过程,这个过程就是采购结算的核心环节。因此,可以把采购入库单与采购发票、采购费用发票匹配的过程称为采购结算。

    在采购结算中,有两种情况需要特别说明。一是采购过程中发生的运费、保险费、装卸费、通关费等,这些费用有些企业直接分摊到采购货物成本中,有些企业把它们归集到期间费用中。二是采购过程中的合理损耗也是采用了这两种处理方式,有的分摊到了采购货物成本中,有的归入了期间费用。这两种情况在财务处理上会进入不同的会计科目,但在业务处理中差别不大,最多是不同的ERP软件中操作上有细微差别,采购人员也不必过多关心。

    2、采购暂估

    先用大白话解释一下,采购暂估就是对采购金额的估计。按照财务规定,每月采购的货物,月底必须入账。财务以采购发票金额做为入账金额,若本月采购的货物,月底之前没有收到采购发票,就需要把采购金额先估计入账,等到收到采购发票后,再根据采购发票的实际金额做调整。这种估计采购金额并按该金额入账的方式即为采购暂估;因为采购暂估是预估的应付账款,所以财务上也称为暂估应付。在采购结算中,笔者提到采购发票包含采购货物发票和采购费用发票两部分,若本月的这两部分发票都没有收到,一般货物金额必须暂估,对于费用金额,根据金额的大小,企业可以灵活选择是否进行暂估。对于如何估计采购金额,也不是随便拍脑袋,一般按照采购订货时的价格进行暂估。

    估计的采购金额,等到收到采购发票后,需要把采购暂估回冲掉。那么,如何做暂估回冲呢?一般有三种方式:单到回冲、单到补差、月初回冲。企业使用ERP后,最常用的是单到回冲和单到补差这两种。这三种方式具体是什么,请看下表中笔者的解释:

表1采购暂估回冲方式
采购暂估方式

二 、如何处理采购结算与采购暂估

    因为采购结算、采购暂估两个环节衔接紧密,它们也是采购业务中财务、业务处理的衔接点,笔者把二者放在一块儿进行解说。

    1、采购结算、采购暂估的分类

    对于一笔货物来讲,若本月收到货物,也收到了货物发票和费用发票,就不需要做暂估处理,直接结算即可;若本月仅收到货物,未收到货物发票或费用发票,月底需要对货物金额做暂估,费用金额视企业要求而定是否进行暂估。等到收到货物发票或费用发票的月份,先回冲暂估,再做结算;针对极个别先收到发票,本月未收到货物的情况,先把发票做应付账款处理即可,等到收到货物后直接做结算。

    根据采购人员收到货物和发票的不同时间,常用的采购结算与采购暂估具体可以分为如下几种情况:

表2 采购结算与采购暂估情况分析
 采购结算与采购暂估情况分析

  

责任编辑:张荷芳
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