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基于ERP对采购、供应链及物流管理的实际运用

2017/8/18        作者:夏启钒      
关键字:ERP  新世界制冷  
越来越多的企业已经开始采用MRP II/ERP产品。在这篇文章中,我们系统的总结了MRP/ERP发展历程、企业与ERP的关系及在本公司应用所存在的一些问题和主要经验。
    一、发展历程
  
    人类社会已进入信息时代。信息技术的迅速发展加快了制造企业的现代化与信息化的进程。计算机技术与管理科学的结合促进了现代企业管理技术的形成。企业管理涉及企业经营战略、经营目标、组织与文化、制造资源、资金与成本、技术与产品开发、生产计划与控制等方面。现代企业管理技术的目的是通过现代管理模式与计算机管理信息系统支持企业合理、系统地管理经营与生产,最大限度地发挥现有设备、资源、人、技术的作用,最大限度地产生企业经济效益。集成化管理信息系统,如物料需求计划MRP(Material Requirements Planning)、制造资源计划MRP II(Manufacturing Resource Planning)与企业资源计划ERP (Enterprise Resource Planning)等,是计算机技术与企业管理技术结合的杰作。近年来,越来越多的企业在采用MRP II/ERP和CIMS 等先进技术,以便提高企业的整体效率和迅速响应不断变化的市场。
 
   二、企业与ERP的关系 
 
   ERP是借用一种新的管理模式来改造原企业旧的管理模式,是先进的、行之有效的管理思想和方法。ERP软件在实际的推广应用中,其应用深度和广度都不到位,多数企业的效果不显著,没有引起企业决策者的震动和人们的广泛关注。
 
   1.实施ERP是企业管理全方位的变革 
 
   企业领导层应该首先是受教育者,其次才是现代管理理论的贯彻者和实施者,规范企业管理及其有关环节,使之成为领导者、管理层及员工自觉的行动,使现代管理意识扎根于企业中,成为企业文化的一部分。国外企业实施ERP 似乎没有讨论的余地,全盘接受,自觉性强。其实,办企业这样做是天经地义的,而我们还要等待思想提高,观念更新,有时还要避开锋芒,迁就陈腐,互相推诿。如果我们不坚决向这些陋习告别,这场全方位的变革就会反复、甚至夭折。 
 
   2.企业管理班子要取得共识 
 
   要眼睛向内,练好内功,做好管理的基础工作,这是任何再好的应用软件和软件供应商都无法提供的,只能靠自己勤勤恳恳地耕耘。把ERP的实施称为"第一把手工程",这说明了企业的决策者在ERP实施过程中的特殊作用。ERP是一个管理系统,牵动全局,没有第一把手的参与和授权,很难调动全局。 
 
   3.ERP的投入是一个系统工程 
 
   ERP的投入和产出与其他固定资产设备的投入和产出比较,并不那么直观、浅显和明了,投入不可能马上得到回报,见到效益。ERP的投入是一个系统工程,并不能立竿见影,它所贯彻的主要是管理思想,这是企业管理中的一条红线。它长期起作用、创效益,在不断深化中向管理要效益。 
 
   此外,实施ERP还要因地制宜,因企业而别,具体问题具体分析。首先,要根据企业的具体需求上相应的系统,而不是笼统地都上小型机,或者不顾企业的规模上 WindowsNT,这样长期运作,对企业危害性极大。其次,这种投入不是一劳永逸的,由于技术的发展很快,随着工作的深入,企业会越来越感到资源的紧缺,因此,每年应有相应的投入,才能保证系统健康地运转。
 
   三、武冷在实际工作中对ERP的运用
 
   为了规范ERP系统运行维护支持工作,确保ERP系统安全、可靠、高效和稳定运行,本公司在ERP基础上制订了一些列相关规定:
 
   1.相关部门及其职责
 
   供应链部负责公司ERP系统参数、单据性质及部分技术数据的设置和维护,负责各部门ERP权限设定、维护及管理;组织制定ERP稳定运行所需要的相关文件、工作标准,并监督指导执行;协调解决ERP运行过程中出现的问题,并在每月5号关闭上月系统账目,关闭账单期间,如遇单据未审核、单据输入不正确导致无法关闭账目的情况,由仓储部负责在关账当日审查所有单据并解决问题;作为公司对外接口,与ERP提供商进行协议并及时解决系统运行过程中出现的问题。
 
   采购部各采购员在外购物资到达仓库的4小时内提供信息完整的收货单或到货单至仓储部,需提供的信息包括供应商名称、物资名称、详细规格型号、材质、价格等。
 
   仓储部负责完成外购入库单、产品入库单、销售出库单、生产领料单等出入库单据的录入工作,确保库存信息的准确、及时,单据录入工作,单据录入工作均需在接到单据的一个工作日内完成,如有缺失基础资料无法录入的情况时,应及时反馈至系统管理员,在异常情况解决后的一个工作日内完成录入工作;及时向ERP管理员反馈系统操作过程中出现的问题;负责检查采购部、物流部、各车间的单据提交时间是否符合要求,对未按时提交单据的部门提出考核意见。
 
   物流部申请领取物料时,需提前将完成审批的领料单送达至仓储部,由仓储部核对内容并准备物料,物料准备完毕并与领料计划核对后,领料人员方能领取物料;物流部需在每日的16:00前将当日的领料单单据提供至仓储部,以便仓储部及时更新库存信息。
 
   各车间进行生产领料、低值易耗品领料、产成品入库、半成品入库工作时,需要将审批完成的单据提前提交至仓储部,由仓储部对出入库单据中申请的物资进行准备及审核;需在每日的16:00前将当日的出入库单据提供至仓储部,以便仓储部及时更新库存信息。
 
   研发二部负责维护ERP服务器、电脑、打印机等设备,在ERP系统网络出现异常时,在2小时内提出解决方案,并在1个工作日内解决问题。
 
   财务管理部负责审核仓储部出入库单据,确保账物一致。
 
   2.系统管理
 
   用户端不得私自修改ERP软件系统配置参数或相关计算机程序;ERP管理员负责按照3个月时限定期对ERP系统数据库和系统应用程序进行备份;网络管理员定期对ERP服务器及各终端进行检查,以保证系统运行通畅;每个用户对自己录入的单据负责,对需要用的基础数据进行核实,如出现基础数据缺失或错误,需及时通知ERP管理员,由ERP管理员进行核实、修改、新增;各种单据的录入必须有依据,严禁在ERP系统中随意更改各种数据;为提高ERP系统资源利用率,用户在完成操作后,应及时退出ERP,避免其他用户无法使用系统;各部门在ERP运行阶段,遇到与ERP系统相关问题时,需在第一时间通知供应链部ERP管理员。
 
   3.权限管理
 
   ERP管理员及各操作人员严禁泄漏密码,包括自己的与其他用户的,不得在ERP系统上进行超越自己权限的工作;各部门新增用户权限,或者需对用户权限进行变更的,应以工作联系函的方式提出书面申请,经本部门领导签字确认后,提交至ERP管理员。ERP管理员核实确需修改权限的方可在系统中进行修改;用户需更改个人初始密码,修改后的密码不应少于6位数,不得把用户名及密码借给他人使用;基础数据需修改或新增时,由发现部门按附录A提出申请,由ERP管理员进行审核,对确实需修改或新增的部分进行操作,为保证系统运行的效率,需在1~3个工作日内解决并回复相关部门。
 
   四、结论
 
   在未来,ERP市场上的优势企业和劣势企业的分化将会进一步加剧,产业集中度会进一步得到提高。随着国际ERP巨头在中国本土化发展速度加快,本土领导厂商的表现也日益卓越,扩张速度不断加快。在中国,未来的ERP市场将会表现出强者恒强的格局,激烈的竞争主要集中在一线厂商,而二三线的厂商都将会面临生存的难题。而我们武冷公司,也会汲取相关经验,为日后的发展打下坚实的基础。
责任编辑:吴丽萍
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