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ERP系统的运行风险及控制预备

2017/10/17    来源:互联网    作者:佚名      
关键字:ERP  运行风险  控制预备  
ERP系统实施设计完成后,将进进系统运行阶段,然而在系统的运行过程存在着数据、转换、二次开发、安全等风险。

    ERP系统实施设计完成后,将进进系统运行阶段,然而在系统的运行过程存在着数据、转换、二次开发、安全等风险。因此我们必须对运行过程中的各种风险加识别并赐与控制,来保证系统的安全顺利运行。

一、进步数据的正确性与公道性

    占有的专家说:ERP实施是“三分设计、七分治理、十二分设计”由此可见,数据在ERP系统实施过程中的最要性。所以企业运行ERP时,要做数据的收集、数据输进、数据处理的等工作,保证数据的正确性与公道性。

    1.做好数据输进职员的公道分工

    由于系统初始化的数据量和种类非常大,假如让一个人或几个人来完成可能会造成数据输进的混乱,为此我们必须在数据输进前做好严格的、公道的职员分工,保证数据输进工作更加有条不紊。比如按照财会、材料、固定资产、生产、库存、订单、供给商、销售、客户等来公道的分组与组内分工。

    2.保证数据收集与输进正确性

    数据正确性包括两方面的含义。首先,收集到的数据本身必须是正确的(即数据来源是正确的),否则会造成“垃圾进、垃圾出”的数据处理有效率无效果现象;数据本身的正确性更多的依靠于企业各部分数据收集职员,他们应当保证上交数据是正确的,没有遗漏、重复,也没有过期、失实的数据。其次在把收集到的数据输进系统的过程中,不能引进任何附加的错误。

    3.寻找数据不准的原因,进步正确性

    数据不正确的原因有很多种,主要有:(1)激励机制。在以工时定额为基准的奖励制度下,当操纵职员估计当月的奖金数己经差未几了,或打算下月自己要请几天假时,他/她会留下一些工时放到下个月往用,而不如实填报;此外,分配任务的班组长还有可能把工时定额油水大的活安排给与自己关系好的人往做,甚至会打乱了整体计划。总之,以完成工时定额作为发奖金的标准,其指导思想不是以客户满足为中心,因此,必须改革这种不利于数据正确的激励机制。

    (2)各个业务职员数据处理不及时。以库存业务为例,假如没有做到“日清月结”,编制计划往往根据的是一个滞后的信息,得出的结论就将是错误的。

    因此我们一定要制定规范化的“工作准则与工作规程”,来保证数据的正确与实时传递,正确和实时的信息为企业的业务分析和决策提供可靠的保障。(支点网)

    4.在数据正确性的基础上,进一步保证数据的公道性

    数据正确不即是这个数据就是公道的。拿“定货批量”这个参数举例,对采购来讲,由于产品设计上的题目,标准化和通用化工作比较差,同一种类型物料的规格过于杂乱,以至于按照每种规格的需求数目定货,由于批量小,会增加采购本钱。假如按照供给商要求的最小批量定货,又会造成库存超量。使有些企业上了ERP系统,库存不但未减,反而增加的怪现象。

二、建立完善的系统运行内部控制制度

    保证ERP系统的正常运行是一个复杂的系统工程,我们应该根据企业的实际建立起完善的系统运行内部控制度。

    1.建立健全的ERP岗位责任制

    建立ERP岗位制度,要明确每个工作的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。ERP岗位设置可以根据企业的实际情况按照不同的思路划分为不同的岗位。比如可以把工作岗位分为基本职能岗位和ERP系统岗位。其中基本职能单位可以设置为销售、生产、库存、采购、财务、出纳、稽核、产品开发、物流、投资、战略等岗位。

    ERP系统岗位分为直接治理、操纵、维护ERP系统及计算机软、硬件职员等。各企业可以根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,在保证数据安全的条件下交叉设置岗位,各岗位保持相对逢君之恶。

    2.建立ERP操纵治理制度

    通过ERP操纵治理制度的建立,明确规定上机操纵职员对ERP软件的操纵工作内容和权限,对操纵密码的严格治理等,杜尽未经授权职员操纵ERP软件;预防未经审核的各种原始凭证输进系统;操纵职员离开机房前,要执行相应的退出命令;根据本单位的情况,由专人保管必要的上机操纵日记,记录操纵人、操纵时间、操纵内容、故障情况等内容。

    3.建立计算机硬件、软件和数据治理制度

    建立硬件、软件和数据治理制度的建立,要经常对有关设备进行保养、保持机房与设备的整洁等措施保证机房设备和计算机正常运行;确保ERP数据和ERP软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对有关磁性介质数据进行双备份,并且存放在不同的位置;对ERP软件更换、修改、升级和硬件设备进行更换时,要有一定的审批手续,并由有关职员进行监视,以保证ERP数据的连续和安全;健全硬件和软件的定时维护措施和有关防治计算机病毒、黑客等进侵的措施。

    4.建立ERP档案治理制度

    通过档案治理制度的建立,实现对ERP数据档案的治理,并由专人负责;做好ERP数据的防磁、防火、防潮和防尘等工作;对重要的ERP档案进行双备份,并存放在不同的地点;实现对磁性介质档案的定期检查与复制,防止磁性介质的损坏而使ERP数据丢失;同时对有关ERP开发设计有关的档案资料也要进行保管。

责任编辑:程玥
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