e-works数字化企业网  »  文章频道  »  管理信息化  »  ERP

企业ERP提高信息化应用流程分析

2018/5/17        作者:佚名      
关键字:ERP  信息化  
目前,一些企业已经应用了信息化软件,如ERP、CRM等,而更多的企业正在跃跃欲试。本文意在帮助企业了解ERP,以降低信息化风险,提高信息化应用效果。
    目前,一些企业已经应用了信息化软件,如ERPCRM等,而更多的企业正在跃跃欲试。本文意在帮助企业了解ERP,以降低信息化风险,提高信息化应用效果。
 
  一、什么情况下,企业需要应用ERP?
 
    ·查询进度、修改订单、改变交货期等通常需要电话联系,耽误时间和人力
 
    ·不了解接受订单、产品出库情况
 
    ·花大量时间去查询以前的订单内容
 
    ·如果相关人员不在,无法及时回复客户的问题
 
    ·交货单、付款通知单、订单等手写台账凌乱;反复进行手工作业,而且难以减轻
 
    ·花大量时间分配配套零件
 
    ·无法顺利进行零部件管理、工序管理、外协管理
 
    ·客户要求改变交货期
 
    ·需要提高效率
 
    ·需要远程管理
 
    ……
 
  二、ERP能做什么?
 
    简而言之:信息采集、信息处理、信息存储、信息传递。
 
    ERP的功能
 
    (一)销售方面
 
    【客户资料控制】完整记录客户历史信息,随时可以进行调用、查询、指派和收回;
 
    【销售效率提高】通过呼叫中心、短信、邮件、日程、实时提醒等功能大幅度提高销售的科学性和跟进效率;
 
    【销售人员管理】通过月报、周报、日报、工作总结、客户跟进分析等功能实时掌控销售人员状态和工作绩效;
 
    【销售价格控制】通过价格策略实现不同客户、不同区域自动匹配不同价格,自动匹配审批流程;
 
    【销售流程控制】客户跟进、合同管理、出库发货、售后服务等各环节自动衔接,按照设置的流程自动运转;
 
    (二)库存方面
 
    【库存实时查询】预定库存查询,实时查询当前库存、历史库存变动情况以及实时监控库存操作记录;
 
    【采购价格管理】供应商历史价格查询和管理,采购价格自动匹配,自动匹配审批流程;
 
    【产品质量追踪】支持条形码、序列号、保质期、扫描枪管理,销售与采购自动关联,可进行质量追踪;
 
    【提高库存效率】通过库存预警、调拨、借货、还货、盘点等操作,实时掌控和调剂库存,降低库存成本;
 
    【仓库独立核算】仓库可自定义设置,可实现库位管理,各仓库、各分支机构可实现独立操作,独立核算;
 
    (三)生产方面
 
    【生产订单管理】可以由销售订单自动生成生产订单,生产订单可分阶段汇总和查询;
 
    【生产流程管理】生产预测=>生产计划=>生产订单=>生产下达=>派工单=>生产过程管理=>质检,全程一键管理;
 
    【生产进度控制】实时了解每个生产订单的生产进度情况;
 
    【成本自动核算】通过MRP和物料清单自动匹配核算,自动计算生产订单成本,并分摊为每个产品的入库成本;
 
    【计件工资核算】通过工序和工种的设置,根据每个人的工时,系统自动核算计件工资,并与工资栏目关联;
 
    (四)财务方面
 
    【现金流管理】实时掌控企业现金流走势,快捷查询现金变动明细;
 
    【多币种管理】可设置每天汇率,系统自动换算,支持多币种多账号分类汇总;
 
    【应收应付提醒】系统自动提醒应收应付账款,支持分期多次收付款,支持合并收付款,支持合并开票;
 
    【费用精确控制】费用申请和费用报销自动比对,费用多级审批,费用汇总分析;
 
    【财务报表分析】实时核算汇总财务数据,收支明细表、利润汇总表、现金走势表等实时体现企业运行情况;
 
    (五)办公方面
 
    【提高办公效率】通过短信群发、邮件群发、站内提醒、公告指定实时到达等功能,大幅度提高工作效率;
 
    【加强知识共享】可自由设置知识库分类,公用的内容可以选择共享;
 
    【公文上传下达】上下级之间可以互传文档,并互相点评和回复,也可多人参与;
 
    【加强人员协作】可以指派日程和批量指派日程,并可实时查询完成情况,让多人协作变的简单;
 
    【移动商务办公】支持手机提醒、手机审批,即使出差在外,只要手机在手,依然可以顺畅办公;
 
    (六)数据处理
 
    【数据导入】客户、联系人、产品、库存等历史数据都可以随时导入系统;
 
    【数据导出】销售、库存、财务、办公等基本上所有数据都可以导出为EXCEL,方便离线分析;
 
    【数据自动备份】系统可实现数据库定时自动备份,并可异机备份,所有数据可以随时恢复和还原;
 
    【智能统计分析】智能统计分析销售、库存、财务等所有数据,支持柱状图、折线图、饼图,支持离线分析;
 
    【单据自定义打印】强大的打印模板自定义功能,可完全按照需要的格式打印单据,所有信息都可自动关联;
 
    (七)权限控制
 
    【强大权限体系】首创国内管理软件权限体系,权限细化到最小单元,轻松实现立体交叉管理;
 
    【操作范围控制】查看、修改、删除、共享、复制、导入、导出、设置等操作范围受后台权限严密控制;
 
    【操作界面指定】每个用户能看到什么栏目不能看到什么栏目都可以在后台自由设置;
 
    【独立分配账号】每个部门或分支机构可以独立管理和分配账号,同时接受总公司的统一监管;
 
    【权限自动匹配】当有人员变动时,系统会自动根据设置自动匹配新的权限,真正实现智能化管理;
 
    (八)安全保证
 
    【自动定时备份】数据定时自动备份,可随时恢复和还原,确保数据安全;
 
    【操作日志监控】系统记录每一次重要操作的痕迹,洞悉所有操作历史,可事后追溯和还原;
 
    【限制登录范围】可限制用户必须在指定的区域才能登录使用,也可限制用户必须在指定的电脑上使用系统;
 
    【修改删除恢复】自动记录修改和删除操作,自动保存修改前和删除前信息,有权限用户可随时查询和恢复;
 
    (九)高效运行
 
    【工具提升效率】扫描枪、条形码、手机短信、邮件收发、呼叫中心等嵌入业务各流程,一人胜于以前多人;
 
    【部门无缝协作】各部门按照流程自动运行,无缝衔接,实现标准化自动化工作模式,消除企业内耗和低效;
 
    【管理扁平高效】系统打破了时间和空间的限制,最高层和基层零距离,使管理扁平和高效成为可能;
 
    【一键报表分析】一键生成各种所需报表,实时了解企业运行状态,从而做出更快速更准确的反应;
 
    【精准预测未来】通过强大的数据分析功能,洞悉市场发展的内在规律,明确下一步的战略重点和方向;
 
  三、企业眼中的ERP
 
    ERP不关乎管理,关乎效率。
 
    优秀的管理是实施ERP的基础,而不是寄希望于ERP的实施来提高管理。
 
    ERP透过极其高效的数据的采集和组织方式,改革和创新了很多管理工具和方法,推动公司管理的提升。但是ERP本身并不提升管理,反而需要良好的管理水平的支撑。
 
  四、ERP之前,我们需要做什么?
 
    ·打破固有格局和既得利益的勇气
 
    ·描述理想中工厂将来的状态
 
    ·明确为实现将来理想状态要改善的
 
    ·从能够开始做到的事情开始(不要从繁琐的运用开始;不要制定复杂的管理基准)
 
    ·确定推进数字化发展的相关人员(需要不屈服公司内部各种反对的人员;经营人员也要参与策划)
 
  五、ERP推进过程中,我们要解决什么?
 
    ·经常验证效果,停止没有效果的管理
 
    ·分段循环:找出改善点,制定改善计划,执行验证,检查是否达标
 
    ·把ERP作为重点改善点直接制定进入计划里,节时间和重新适应成本
 
  六、如何选择适合自己的管理软件?
 
    企业要购买一套ERP软件,首先要搞清自己的需求,要求这个软件解决企业管理中什么问题,企业要达到什么目的。管理软件始终是伴随企业管理一起“成长”,“适用、实用”才是根本!
 
    管理软件要选择与业务联系紧密、功能简单实用、实施难度小、周期短、风险小,真正实用、好用的管理软件。具体有以下几点:
 
    1、能保证成功应用
 
    管理软件贯穿企业实际管理的各个环节,影响到公司每一个人的工作效率和整个公司的运转效率。如果应用成功,将成为企业快速发展的助推器。如果应用不成功,需要重新选型,则中间耗费的时间成本、管理成本、机会成本及重新适应成本将不计其数。
 
    2、资金投入合理
 
    信息化都是一个循序渐进的过程,在企业的不同阶段,对相关硬件和软件产品的需求也有所区别,这就类似于一个“分期付款”的过程,因此要选择目前比较适合自己的软件,并且价格不是非常昂贵,而且软件可以不断升级,时刻适应不断变化的需求。
 
    3、实施周期短
 
    管理软件项目的实施周期越长,意味着企业所要承担的风险也越大。因此为了尽可能地防范风险,企业要选择开发项目的实施周期尽可能短的管理软件。
 
    4、操作人性化
 
    管理软件应当具备交互界面友好、可操作性强、设计人性化、健壮性和容错性高等特点,这样才能让员工只需要通过简单的系统培训,甚至根本不需要培训就能轻松上手。
 
    5、软件扩展性强
 
    软件供应商有非常好的扩展性,并且可以与企业保持良好的沟通,提供完善的服务,能真正做到随需而变,可以满足个性化需求。
 
    6、高度稳定性
 
    在数字化、信息化的社会,一旦管理软件在实施过程中出现问题,将会给企业带来难以估量的巨大损失。所以如果管理软件的稳定性得不到保障,就算价格再怎么便宜,也是绝对不可取的。
 
    7、技术支持好
 
    在企业管理软件项目的实施,以及后期维护的过程中,都有可能遇到各式各样的问题,这就要求软件供应商的技术服务人员要具备较强的技术水平和出色的响应速度,能够通过电话指导、Email邮件、上门服务等手段为企业快速解决问题,缩短不必要的等待时间。
 
  七、如何形成合力,是软件真正使用起来?
 
    认同,才能产生凝聚力和生产力。不论管理软件的设计有多么出色,功能有多么完善,最终还是要通过相关人员来进行操作,才能实现其真正价值。因此为了确保管理软件的实施效果,做好员工的沟通工作,及员工的后期培训往往能够起到非常关键的作用。
 
    例如要想提高企业管理水平,软件公司可以对企业中高层领导进行培训,让他们对企业管理信息化有更加充分的了解,认识到通过管理软件项目的实施,可以大幅提高企业管理的水平,促进现代企业制度的建立。同样,企业自身的业务技术骨干对软硬件系统的掌握、操作、维护与创新,以及与软件供应商开发人员的沟通、协调、配合,都直接关系着管理软件项目能否顺利实施。所以软件公司以专场演讲、操作演示等各种形式,对有关人员进行的培训,一定要发挥最大的作用,让大家能够亲身感受和体验信息化管理的先进性。
 
    因此,对企业业务技术骨干进行系统的软硬件操作培训至关重要,以保证管理软件的作用能够得到充分发挥。操作层人员对有关数据的录入是否规范、详实,直接影响到企业管理层最后看到的结果,因此对于销售、财务、采购、仓储、物流、生产、经营计划等参与具体软件操作的业务管理人员,进行操作示范演示等培训,以确保录入数据的准确性和真实性尤为重要。对于数据较多、流程复杂、难度较高的关键环节,更是要进行重点培训和反复练习,尽可能地减少操作失误。
责任编辑:王力
e-works
官方微信
掌上
信息化
编辑推荐
新闻推荐
博客推荐
视频推荐