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ERP系统需定期对其进行“体检”

2018/7/6        作者:佚名      
关键字:ERP  ERP系统  
每年我们都会给自己做一个体检,这是对自己负责,以确定身体的健康程度。那么对于ERP系统来说呢,在系统上线之后,也需定期对其进行“体检”,以确定系统的运行状况。当发现体检的结果不理想时,就需要有针对性的采取措施来进行优化。
    不少企业在使用ERP系统的时候经常会说,这个软件不行呀,一点用没有,仓库数据对不上,车间数据对不上,业务数据对不上,供应商客户数据也对不上,哪哪哪都对不上……
 
    看起来又是ERP软件的错,绝对不是;ERP软件发展到现在,无论哪一家从计算的角度来说,都非常精准;
 
    那问题到底出在哪儿?
 
    每年我们都会给自己做一个体检,这是对自己负责,以确定身体的健康程度。那么对于ERP系统来说呢,在系统上线之后,也需定期对其进行“体检”,以确定系统的运行状况。当发现体检的结果不理想时,就需要有针对性的采取措施来进行优化。
 
    ERP的体检,可以从以下几个指标来进行检验。
 
  指标一:数据的准确度
 
    在给ERP系统进行体检的时候,最综合的指标就是数据的准确度。如果ERP系统相关的操作规范没有严格执行,那么最终反映到数据上,就是数据误差比较大。如仓库的账上数量与实物不符等。
 
    具体应要核对如下几组数据的准确率。
 
    一、ERP系统账上库存数量与实物数量的一致性
 
    在使用ERP系统后,以系统数据做基础,对实物进行盘点,然后确定两者之间的差异,并做原因分析,还可以了解用户是否按标准在操作。
 
    二、订单中的未交货明细
 
    包括采购订单上的未交货明细和销售订单上的未交货明细,根据其他单据更新的采购订单和销售订单,同时涉及多部门合作,如有问题,就要采取措施,来确保各部门的友好协作。
 
    三、需要查看单据编号等是否符合要求
 
    企业在上ERP系统之前,一般都需要编制一套编码规则,包括各种单据的编号、产品编号、员工编号等。在实际工作中,员工流动及其他原因会导致编码混乱。不一致的编码规则会导致其它部门查询数据的困难。故在体检时,可以查询员工是否按编码规则在进行编码,并加强对相关用户的培训。
 
    数据的准确度是最能够反映ERP系统运行状况的一个指标。在给ERP系统体检时,根据需要抓住基础数据,对价格表、供应商明细表等记录进行审核。系统稽核人员还可进行不定期抽检。
 
  指标二:流程的标准化
 
    现在大部分ERP系统都是以流程驱动的。也就是说,根据业务流程来开发、设计、实施、操作ERP系统。这就给了我们第二个ERP系统体检的指标,即评估企业用户操作流程的标准化。
 
    在评估这个指标的时候,需要抓住企业的关键流程,具体抓住以下几个流程即可。
 
    一、销售循环流程
 
    包括客户审核、信用复核、销售接单、发货等多个环节。建议抓住关键环节的关键点,看看用户操作是否到位。
 
    二、相关计划的操作流程
 
    如对于先接单后采购的企业来说,需要根据销售订单来生成采购计划。在体检时,就需要考虑后续的操作跟这个计划的符合程度。一般来说,如果计划与实际符合,需要先更改计划,而不能够直接在后续的单据中进行更改。如销售订单有变化,就需要先更改销售订单,然后再根据更改后的销售订单来调整销售计划与采购计划。这是前后一致的流程。如果发现这里有不一致,那么系统稽核人员就需要分析不一致的原因,并寻求后续的措施。
 
    三、采购循环流程
 
    在这个流程中,主要是采购单流程与采购收货流程。对于采购单来说,企业是否允许无单采购,一般都要求有原始的单据。系统稽核人员可以在ERP系统中导出没有原始单据的采购订单,然后进行追踪分析。在给ERP系统体检时,可以分析单据是否完备。如果完备的话,则说明相关操作按流程办事,否则就需要进行后续的完善操作。
 
    四、付款流程
 
    对于ERP系统来说,付款业务主要就是核对相关单据的内容。如对于供应商付款来说,需要考虑采购订单、供应商发票、入库单等单据是否齐备,金额是否有问题。同时还需关注,有没有重复付款的单据等。分析这些单据,可以判断与付款相关的用户在操作上是否标准,有没有偷工减料,甚至舞弊的事件发生。
 
    五、注意一些特殊的流程
 
    还有一些企业管理层比较重视的内容,如预收款、预付款业务,这便需要做特殊流程。如对于预收款业务来说,需要客户付款后才能够安排生产或者安排出货。
 
    分析员工的操作是否符合标准化流程的要求,也是ERP系统体检的一个重要内容。
 
  指标三:用户依赖ERP系统的程度
 
    当ERP系统运用的比较熟练之后,用户对ERP系统的依赖程度会很强。当ERP系统不能够运行时(如停电等原因),用户将无法开展正常的工作。如果企业能够达到这种程度,那么可以从宏观上说明ERP运行的还是不错的。
 
    一般来说,可以从如下几个角度来评估用户对ERP系统的依赖程度。
 
    一、企业用户手工操作的程度
 
    对ERP系统操作越熟练越依赖,那么手工操作的作业就越少。在ERP系统上线前使用手工帐管理仓库。在使用了ERP系统后,用户查询库存数据只要从系统中查询即可,说明用户对系统操作越来越依赖。由于相关的限制,虽然不能够从根本上杜绝手工操作,但是手工操作应该越少越好。
 
    二、高层对ERP系统的应用系统
 
    ERP系统一般分为两个阶段。一个是操作阶段,主要是企业的中低层人员在系统中录入相关的交易数据。二是分析决策阶段。在这个阶段中,企业的中高层管理人员会积极的使用ERP系统,如各种报表等等,为自己的决策提供数据的支持。在ERP系统体检时,需要评估企业现在所处的阶段。如果长期处于第一阶段,那么显然ERP的运行是不怎么完善的,在后期需要积极的改进。
 
    你的企业也需要体检
 
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责任编辑:王力
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