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ERP选型小组的红脸与黑脸

2018/12/12        作者:佚名      
关键字:ERP  ERP选型  
提供ERP产品的公司太多了,实施成功的ERP项目太少了;想上马ERP的企业太多了,企业里了解ERP的人才太少了。老板们捂着兜里的支票,左看右看上看下看,每个提供ERP系统的厂家都不简单。怎么办?
    ERP这东西,有国产的、有进口的;有C/S版的、有B/S版的;有几百万几千万一套的,也有几万几十万的,据说还有几千块的;有开发商亲自出来吆喝的,也有只通过合作伙伴卖的。CIO们这边考察完供应商那边再考察用户,听过不少课、也看了很多方案,天天都有供应商追着问,那到底买谁的?
 
    “选型重要啊!”所有人都这么说。花钱的这么说,挣钱的也这么说。
 
    可到底该怎么选型呢?
 
    一、选型选什么?影响系统的因素
 
    “购买信息技术的唯一原因是为了改进一家公司的业务运作方式”。实施ERP项目之前的选型就是要确定——谁能够快捷有效的帮助你改进业务运作方式,当然,是在你经济承受范围之内。
 
    因此有专家建议,ERP选型不能仅仅选择软件、价格,要从整个系统角度考虑。选型需要考虑的因素包括:
 
    1、选公司:选择商誉卓著,经营绩效良好,经验丰富的公司;
 
    2、选产品:最好选择既能满足企业长期发展的需要又能满足未来多样化的需求,而且质量稳定维护容易的产品;
 
    3、选实施:企业希望能在最短的时间内开始使用。实施方法、实施过程与策略、实施所需时间是企业必须掌握的重要选型因素,方法和策略是降低风险的有效手段;
 
    4、选服务:选择那些拥有完善的售后服务机制的公司,以便未来选择其提供的不同类型、多地点及时响应的服务;
 
    5、选价钱:在各方面的条件都一致时,当然应该选择成本较低廉的解决方案。
 
    二、选型靠什么?选型组各类人员
 
    为什么大家对ERP不敢轻易投入,选型而不敢定型?除了ERP对企业发展的影响太大之外,还由于企业对ERP的了解不够而导致的一些担心:怕时机不当、怕定位不准、怕需求不清、怕投入不定、怕……
 
    其实选型最怕的是选型组的人员不行,这才是选型的关键!选型象企业的其它经营活动一样——以人为本,有了合适的人还有什么可怕的呢?问题是大部分企业没有那么合适的一个团队,这就是我们谈ERP选型组、谈红脸黑脸的原因所在。
 
    一般来说,选型组“人员不行”有两个方面:一是人员班子搭配不合理;二是人员对信息产品的购买技巧不足。
 
    班子问题是大问题。ERP项目关乎企业的未来,企业不能把ERP的选型随随便便的交给个什么人去办,即便这个人是老板自己。ERP选型应该由一个通力合作的小组来完成,在这个小组里,人们各司其职,担当各自的角色,发挥各自的作用。一个合格的ERP选型组里至少要有这样一些人:
 
    1、使用人员:可能是销售、采购、生产等各个环节的人员,一般是他们最早提出实施ERP并对ERP应该解决什么问题提出要求,因为他们需要利用ERP技术满足其日常商务活动需要。虽然目前由于种种原因,ERP采购驱动者的角色往往由高层或信息部门充当,但无论如何,具体使用人员应该参与到选型活动中,随时提出这样的问题——“哪种ERP更能够提供竞争优势、降低成本、或者推进商业目标的实现?”
 
    2、IT技术人员:他们来自信息部门,在选型组中扮演技术顾问的角色。他们用技术术语来说明商务需要、进行技术方案交流、决定需要购买哪些支持技术、对产品测试、对新系统进行维护。他们除了考虑对现有系统、数据、硬件的继承性之外,还要考虑——“ERP在我们的环境中能够象预期那样的运转吗?”
 
    3、财务人员:来自财务部门,有些公司可能由高层管理者直接充当这个角色。他们需要对项目进行成本收益分析、计算几个最主要的商务难题的成本、比较各种可选方案对公司财务的影响,同时还要分析项目延期和变动对成本收益的影响。在选型组中,他们的问题是——“这是最具成本效益的选择吗?”
 
    4、谈判人员:通常来自采购部门、行政管理部门或法律部门。他们参与选型的目的是尽可能获取最优惠的价格和条款、帮助供应商从商业角度而不是技术的角度来完成交易方案、引导供应商做出灵活的交易和分担风险的承诺,最后在签约过程中赢得交易。他们要引导选型组考虑——“怎样和供应商达成对我们最有利的交易?”
 
    5、高层管理者:ERP是一把手项目,选型组中一定要有可以代表整个企业的高层管理者,也免得选型组群龙无首议而不决。高层管理者的任务是制定采购标准、做出采购决策、监控双方遵守合同的情况并执行合同。只有他们才可能发出最深层次的疑问——“值得吗?做不做?”
 
    ERP选型靠的是整个选型班子,如果选型组里角色不够,就要好好考虑考虑了,现有的这些人能够囊括所有这些角度、提出所有这些问题吗?ERP选型需要考虑使用人员满意度、重大目标的实现、预期节约额等众多因素,没有上述这些角色,你无法充分了解了成功的定义,因而无法知道如何衡量成功。
 
    三、选型玩什么?红脸与黑脸技巧
 
    如同所有的购买活动一样,ERP选型需要很多技巧。很少有企业的选型班子对信息产品的采购具有丰富的经验,即便我们配备了上述五个类型的角色。事实上,选型组中每个角色的职责和专业要求都不易达到,这就要求我们充分发挥团队的作用。选型的最终目的是达成一笔合适的采购ERP的交易,而团队就要在供应商面前唱一出有人扮红脸有人扮黑脸的选型戏。因此,在这里也把几个既适合团队使用、又不需要太多专业背景的技巧称为红脸技巧和黑脸技巧介绍给大家。
 
    红脸技巧之一:大张旗鼓
 
    既然选型组里已经有高层管理者和其他各种角色的参与,就一定要告诉供应商你们对ERP的选型是非常重视的。通过大张旗鼓的表达对ERP项目选型的重视,向供应商传递出的潜消息是——项目实施的概率大、项目投入的资金可能比较多。而对于这样的项目,供应商也会相应的更加重视,在人员安排、方案制作、价格方面的优先级都会更高一些。
 
    高层管理者和选型组对项目的重视还可以传递出其他方面的信息:企业对ERP选型是非常严肃的,并且选型是由一个班子而非任何一个人来完成的,可以获得供应商的尊敬,使那些做事不规范的供应商尽量少做些小动作。
 
    红脸技巧之二:引鱼上钩
 
    引鱼上钩的主要策略是:通过抛出一些“利好消息”以获取当前的收益。
 
    例如通过表达对供应商和产品的兴趣以获得对方的投入。在与供应商的接触中对对方的“产品技术”、“管理思想”、“顾问水平”表示赞赏,使对方感到在这轮竞争中已经确立了一些优势,只需“再作一次培训”、“提交一份更有深度的建议书”“……”就可以落单了,不怕供应商不卖力气。
 
    不用担心给对方信心后无法收场,你随时都可以抛出任何理由打发走那些被钩住的供应商。也不用担心你的关注导致对方不肯在价格上让步,到时候再抛出一些“特大利好”,比如“我要大量购买使用许可”、“多家分厂一起购买”、“所有产品分期实施一次签约”,你还怕拿不到折扣?
 
    红脸技巧之三:守株待兔
 
    ERP供应商在你的项目上投入人力物力越多,你在谈判中的主动权就越多。ERP厂商自己有时也会陷入不理性的陷阱,越投入越舍不得撤出,销售代表希望追回前期的沉没成本就会不断追加投入,对你的让步越来越多。
 
    注意要及时表达自己的诚意,不要拖到对方筋疲力尽,那就不是我们的红脸技巧了。判断对方的让步程度,要选择适当的参照点,不能按照对方最初的报价,不能按照其他公司的报价,同行业、同规模公司的投入也不是最适合的参考,还是要和自己的最佳选择比较。
 
    红脸技巧之四:“战略合作”
 
    如果你的手头有一些可以用来与目标供应商交换的牌,记得及时把它打出来。对双方来讲,最好的办法是“战略合作”。例如目标供应商在你所在行业、所在地区的成功案例不多,而你在这两方面恰恰又有相当的影响力,你就可以以战略合作的名义与对方进行谈判,这是一个双赢的策略。
 
    黑脸技巧之一:制造恐惧
 
    所谓“一张一弛文武之道”,有人扮红脸有人扮黑脸才是一台戏,因此,通过黑脸技巧直接给供应商打压也是必要的。其中最有力的手段就是在供应商中制造恐惧,告诉他们“虽然我们不懂ERP,但有很多懂ERP的人在和你竞争。”
 
    多和供应商谈谈他们对手的竞争优势,有利于你控制选型的过程。不会在只有一个备选商的情况下签约,也不会完全按照供应商的时间步骤安排项目进度,或者在供应商的甜言蜜语下忘了ERP的目标是什么。
 
    黑脸技巧之二:分而治之
 
    如果和你打交道的一直是销售代表,可以肯定,在服务质量和价格上你都得不到更多的好处。在你有一个团队的情况下,你完全可以要求供应商也有一个对应的团队来配合你的选型。分而治之的目的是从不同的角度获得不同的承诺。
 
    和顾问对话,落实你的技术问题;和销售经理对话,落实你的价格折扣;和对方高层对话,你可以考虑落实长期合作的问题,毕竟“预测自己对信息技术的需求是很难的。这并不仅仅是因为技术环境变化之迅速,与技术并无联系或只有部分联系的商业事件都会改变这种需求,并对现有的协议或系统造成压力。”
 
    黑脸技巧之三:时间压迫
 
    如果你对项目有足够的信心,可以要求供应商在很短的时间内拿出项目的投标价格,供应商可能因为对投标信心不足、对项目困难估计不足、或其他原因而报出较低的价格。
 
    如果你对价格如此敏感,你还可以考虑另一种时间压迫的办法。“谈判者们会花费大量时间讨论一些可能不会出现的不利情况”,定型之前,选型组永远有讨论不完的问题——即使它们出现的概率极小。用这些小概率问题拷问供应商,直到他们受不了折磨而让步。
 
    黑脸技巧之四:看紧钱包
 
    这是所有技巧中最基本也是最毒辣的一招。你没有理由对供应商做最好的假定,设想它们会按你公司的最大利益行事——人家的行动总是最符合其自身的最大利益!怎么保护自己呢?不付钱。
 
    没看到很多公司打出招牌“免费赠送**软件”吗?没看到很多网站在讨论“ERP软件试用”的可行性吗?只要你能给供应商足够的压力,也许有的供应商肯不签合同就开始工作。但是,请慎用此招,一般来说,有影响力的供应商是不会同意你这样做的。如果你坚持,或许会成为某些刚刚进入ERP行业的厂商的“小白鼠”。
 
    四、最后的忠告
 
    在这里谈了ERP选型中太多有关价格和谈判的问题,希望没有误导你。选型的目的不是省钱和战胜供应商,不要忘了大家共同的目标和任务是选好ERP、做好ERP。靠伤害供应商是建设不好ERP的,ERP建设中要么双赢,要么全输。红脸黑脸技巧是让你在众多供应商和众多ERP系统中能够保护自己不随波逐流的技巧,决不是选型的原则。因为,你们的表演将体现在ERP系统上,不是舞台。
责任编辑:王力
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