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基础数据准确化之前,不要盲目上ERP!

2019/9/30    来源:互联网    作者:卫民珣      
关键字:基础数据  ERP  
根据AMT(制造技术协会)的研究,在那些ERP项目上线不成功或者上线后掉线的案例中,有高达70%的项目都有一个共同的直接原因,那就是在数据上出了问题。

    有人这样说,ERP不难,只是很繁。这里所说的繁,指的就是整理ERP基础数据的过程。整理ERP基础数据的确很繁琐,这个过程并不比ERP上线轻松,但它并不难,只要坚持,就一定能够实现。ERP项目实施成功靠的是三分技术,七分管理,十二分数据。可见,ERP系统中基础数据整理的重要性。

什么是基础数据?

    制造业ERP系统的基础数据量大面广,涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。

    可见信息:物料基本信息,产品结构数据,会计科目,供应商客户信息,部门、工厂、仓库、车间信息等等,这些信息在手工作业中也会用到。

    不可见信息:单据类型、仓库性质、计划参数等,这些信息在手工管理信息时是不会涉及到的,它们会影响到系统计算。

    数据的正确性是最重要的,ERP系统就是根据这些基础数据,按照内部逻辑经过运算形成各种报告报表,供管理者掌握生产经营状况,从而进行分析和决策的。如果其中任何一个数据与实际不符,计划结果就将没有任何指导意义。

基础数据整理的工作重点

    ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成。基础数据是许多程序正确运行的基础,如物料计划和生产计划就是根据物料文件设定的提前期、库存量、BOM结构等计算得到的。

    基础数据整理工作很繁杂,没有捷径,但有方法。对于新上制造业ERP系统的企业,在千头万绪的工作中,如果能够抓住编码这一主线,把握好物料主文件、物料清单(BOM)和库存数据三个重点,就可以提纲挈领、一以贯之。

    基础数据整理实施过程头绪多、工作量大、耗时长、涉及面广、也最容易出错。

    为了帮助企业更有效地实施ERP,我们来学习一下如何快速、低成本、低错误率地完成基础数据准备。

    1.确定工作范围

    首先根据ERP项目范围确定哪些数据需要准备,然后确定参与部门和人员配备,进而确定工作计划,切记不可将所有工作只交给一个部门甚至一个人做,必须对此项工作的艰难程度有充分的认识。工作计划中还要注意安排定期的会议,以方便工作人员之间沟通。

    2.建立必要的编码原则

    ERP软件对数据的管理是通过编码实现的,编码可以对数据进行唯一的标识,并且贯穿以后的查询和应用,建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则,也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。

    另外,编码原则的制定属于企业级标准的建立,尤其对于量大的基础数据(如物料主文件的编码)必须由多个部门共同确定方案。

    3.建立公用信息

    建立的公用信息包括公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等基本信息。这些数据会在其他基础数据中被引用,并且数据量不大,可以利用较少的时间和人力完成。如果整理其他数据的时候发现缺少公用信息再补的话,整体效率和进度会大打折扣。

    4.BOM结构的确定

    如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。

    如果遇到下列情况,那么半成品要设置编码管理:对半成品建立库存账、或者采用安全库存管理、半成品对外销售或用于售后服务,除此以外半成品尽量不用编码,也不用录入软件系统,BOM每多一层,相应增加BOM数据量的同时还会增加物料信息的数据量。

    5.收集第一手资料,将原来的离散数据从不同部门集中

    在这些离散数据中,仅物料基本信息一项,字段就包括生产、采购、销售、库存、财务的信息。在这步中,应利用统一格式的表格在各个部门间交叉流转,让各部门将与自己相关的数据填入表格,完成后传递给下个部门,以此类推,直到完成此步工作。在工作中应注意传递的安排,传递路径需提前确定。

    为了保证工期,可以让不同部门同时开始,然后交叉传递,或者一个部门完成一小部分后就传递给下个部门。同时,将每张发出的表格统一编号(唯一),并在部门间交接时作好记录,这样不仅可以控制进度,还能避免数据丢失。

    6.数据检查

    (1)完整性检查:完整性即记录数量是否完整。可以请企业中有经验的人员复查或计算一下总数,将其和历史数据比较。同时还要检查字段的完整性,所有的ERP软件都有必须输入的字段,如果缺少这些字段就会造成系统的不稳定,如物料的提前期、默认仓库等。

    (2)正确性检查:可以由企业自己根据需要制定检查原则。有些错误如会计科目是资产类型的,但是因为人为错误输入成负债类型的,再比如有的物料是采购来的,但是录入成自制件,这样的错误在系统上线前必须发现并改正。

    (3)唯一性检查:数据的唯一性应该从两个角度检查,常见错误有多个实物编成同一个编码,如果以后录入系统,成熟的ERP软件会提示编码已经存在,并拒绝接受。同时一个实物对应多个编码的现象也必须杜绝,这种错误ERP软件是发现不了的,必须利用人工查找,否则在上线后会发生多个账务错误。

    7.将数据录入软件系统

    录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。

    通常的录入方法有手工录入和利用工具导入这两种。这些方法各有利弊。

    (1)所有软件都提供录入界面,可以调集人员将数据逐条录入,或者利用软件的复制功能复制类似的数据,然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全,完善的ERP软件会在录入的同时自动查错,大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入,由此保证数据的准确性。

    这种方法的缺点是工作量大,完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大,推荐利用此方法,安全、可靠,事后检查工作量也小。

    (2)可以采用直接导入数据库的方法,这样做的优点是效率高,完成时间与数据表个数成倍数关系。

    缺点是隐含错误多,不易检查,如果采用此方法,应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤,尤其在正确性检查中,对重要字段要逐个检查,这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。

    (3)另外一种方法结合了以上两种方法的优点。此方法利用程序的录入界面录入,继承了界面录入的差错功能,同时和数据导入相比,不需要人工干预,可以一天24小时的工作,速度也是很高的。

    8.系统核检

    完成录入工作后必须再次检查,利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

    ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

责任编辑:程玥
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