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信息化建设就是将复杂事情简约化

2008/1/4    来源:e-works    特约撰稿人:吴勇毅      
关键字:信息化  ERP  IT  
站在企业信息化的角度来看,"简约"应有三种不凡的意境--"更好"、 "更简单"、"更经济"。

    "天下大事,必做于简;天下难事,必做于繁。"世界是丰富复杂的,但处理问题的方式不外乎有两种:一种是把复杂事情"简单化";另一种则是把简单事情"复杂化"。
    IT建设亦概莫如此。面对那么多复杂的流程,面对庞大的业务需求体系,企业应该如何把握IT建设精髓,如何选择IT路径、有效切入信息化建设,走出有自己特色的信息化之路?这不禁让我想起时下一句时尚的服装广告语"简约,不简单"。
    站在企业信息化的角度来看,愚以为"简约"应有三种不凡的意境--"更好"、 "更简单"、"更经济"。"更好"意味着采用的技术和设备具有优越的性能,最少的故障率;"更简单"意味着采用优异的技术、设计简化业务服务流程,提高管理效率;而"更经济"意味着投入的设备与技术必须具有最低的总体拥有成本,能降低营运成本并能增加额外收入等。
    那么,IT建设如何做到"简约,不简单"?
   
    策略步骤之一:由易到难由简到繁,渐进佳境
    所谓的"从简单做起"之意就是企业在信息化建设过程当中,先把功能相对简单、覆盖面广的基本功能在较短的时间内实施完毕,然后再着手实施相对复杂或者说核心的功能。目前从许多中小企业前的管理基础分析,尚不具备采取"一步到位"的信息化建设模式的基础,尚不宜大面积投资。对实施集成度和复杂度都比较高的信息系统,"由粗到精、由点及面"的渐进性模式更符合多数的实际情况。
    案例1:某中小饮料企业,在实施企业信息化项目中,将包括工业设计管理、办公自动化、ERP等系统建设需求。为使IT建设稳步前进,该企业决定先简后繁,选择先实施基础的OA系统,而把认为最核心的设计管理系统的实施放在最后。经过实践,该企业第一阶段利用电子邮件、会议通知、公文审批等功能解决了日常工作中最基本的管理问题,有效提高了企业管理的效率。4、5个月后,再对本企业设计过程中对协同、文档、流程一体化等关键的核心业务问题进行了详细的分析、建立,为核心系统功能的实施需求奠定良好的基础。两年多之后的今天,该企业又顺利建立了中小型ERP管理系统,企业面貌焕发新颜。
    中小企业IT建设应以增强企业的竞争能力为切入点和重点,逐步从企业最具基础的业务入手,专著于关键业务流程的整合,以稳步达到企业各业务部门的紧密协作,规避资金和项目实施过于集中的风险,发挥中小企业信息化项目规模小见效快的优势,在短期内增强企业进一步深入开展信息化建设的信心。
   
    策略步骤之二:加强自主开发,寻找合适的开发平台
    寸有所长,尺有所短。大系统不能解决所有的问题,简单系统亦有其闪光之处。资金少、规模小的中小企业其实可以更多的利用诸如Excel、局域网、开源等各种便利的软硬平台,作适当的简单开发,作为大系统的补充,或自行开发单机版小系统,作为大系统来临之前的过渡,可以很"简约"解决不少现实管理问题,而不必凡事对外求助、购置。如:利用公司层面的共享文件夹解决会议室、公务车等公共资源的调配问题;利用Foxpro等语言工具开发简单的数据管理系统等。此种做法,即使有"应用孤岛"之处,但从务实的角度出发,也有救急之效,若非要大笔投资、购买大系统,不但可能要多花大笔钱,也可能远水解不近渴。
    案例2:A企业有关报表数据收集,都使用EXCEL来做,每天有10多张不同报表,打印后进行审批分发,每日的耗纸量就不说了,关键是到月底年底要进行数据汇总分析时,相关统计员都要在把纸质报表中的数据分别输入新的EXCEL表中进行汇总统计,效率慢且易出错。当时有人建议在OA系统再添加财务功能或购置小ERP,但至少也要多花2-5万。针对这个问题,该企业CIO决定利用现有技术力量自行开发,利用OA原有的工作流模块来完成报表录入。主要是运用EXCEL数据链接做好月报表模板,每月只需把OA生成的EXCEL统计报表张贴到模板中,整月的统计数据就马上自动生成。现在该企业的日常报表已全部在OA工作流中进行,到月底就不用为大量需要重新录入的数据心烦了,又快又好又省。
    开发平台能够满足"量体裁衣",企业IT人员对自己的业务最熟悉,如亲自参与开发,即可做到心中有数,满足功能需求,又能控制产品的开发周期,降低开发成本。
    此两个平台就是开源平台和无源平台。开源平台以其开放源代码的方式,吸引大批爱程序好者,但开源以其严格的技术规范、复杂的体系结构,有着较高的门槛,不是普通程序员能够进入。而如今正盛行的无源平台,一种全新的理念、体系架构,不会编程但程序员可直接通过图形化的工具,直接简单创建、修改、维护界面、报表和工作流程。因此要求企业IT人员要善于学习,充分寻找、利用各种各种经济简捷的平台,加强自主开发能力,简化企业IT建设流程、成本。
   
    策略步骤之三:另辟蹊径,寻找平台租用、外包建设模式
    目前企业信息化解决方式主要有两种方式:一是购买通用软件,二、定制整套软件。 但从企业实用性来看,定制整套软件需要较高的开发经费,风险也较大;购买通用应用软件,行业特性不强,个性化不明显,费用也大,以后可能也要涉及不少定制开发。那么有没有更经济简捷的IT建设模式?
    在没有行业通用软件、开发费用昂贵的情况下,采取应用软件租用平台模式就是当前确实可行的有效办法,即SaaS(有业界称为ASP模式) 信息化服务平台,直译为"应用服务提供商"。在此模式下,由信息化服务商提供全部一整套软硬件设备和专业服务,企业客户每月只需支付少量租金,将企业的计算机通过因特网接入运行平台,就可轻松享受到网上办公管理、客户关系管理、企业计划管理、财务管理等一整套信息化的便利。
    对于大部分企业而言,选择IT服务外包,运用SaaS或ASP平台来实现自身的信息化将是有效之举。此种服务运营模式,具有低投入、低风险、高回报的特点,从根本上解决了以系统集成、定制开发为代表的传统IT服务模式带来的高投入、高风险、低回报、升级维护困难、对用户自身技术要求高等问题,能成功地帮助企业降低IT总体拥有成本,提升企业综合竞争力。
    案例3:国家开发银行用短短2年时间走完别人数十年的信息化之路,个中秘诀就是外包。网络外包给中国电信和中国网通,硬件外包给惠普,核心业务系统和决策管理系统则外包给国内外知名软件企业,而有关的系统集成和开发则交给神州数码。从网络到硬件,从业务系统到后台管理系统,统统外包。这其中涉及大量运用了SaaS模式。诸多跨国公司和国内企业已经探索并成功运用了SaaS这种模式。
    总之,不必购买软硬设施,无须配备专业IT人员,更不必担心系统的升级和维护,使用方便、操作简单,迅速帮助企业以最低成本的投入实现企业信息化,突显了IT外包模式的优势。
   
    策略步骤之四:寻找最优技术,整合简化IT架构成本
    达芬奇曾指出:一个好的设计应该是简单的。很多企业面临的现状是,企业IT环境中的系统异构性、分散性、复杂性和变化速度已发展到让CIO难于有效地使用IT的程度,如何实现整合简化IT系统架构,成为CIO最为关心的问题。然而,在欠缺行业标准化的产业环境里,这似乎是一种难于完成之事。因此如何寻找最优技术、简化复杂的IT系统、"快、好、省"进行IT建设便有重要的意义。
    愚以为有三招可用:一是面向服务的架构,SOA;二是企业IT管理,EITM,三是远程接入技术,SSL VPN。
    SOA,包括服务水平、管理、自动化、安全、基础架构的虚拟化、基础架构的设置乃至管理平台的监测,还有战略方面自动化的支持,实现端到端的自动管理,帮助企业具备更好的市场反应能力,提供更多自动化执行上的支持。通过SOA,可以有效地、大幅地降低IT成本,最大幅度可以达到80%。
    EITM能针对IT资源进行透明化的管理、协调和优化IT资源,打破彼此间的"鸿沟",对业务需求和变更进行基于策略的及时反应,并对IT资源进行优化和智能化管理,最终实现整合和简化的IT管理。EITM给企业带来的价值,是帮助CIO优化企业资源,并实现自动化的IT流程,从而有效降低IT应用成本。
    SSL VPN,可说是IT新利器,它能将不同地方的企业仓库、厂房、生产基地、销售机构及合作伙伴等整合进来,打造实时协同应用平台。部署简单,无须维护远程用户的客户端,所有的部署与维护工作都在总部进行,节省大量的现场实施维护成本,大大提高企业的管理效率。
   
    时下许多企业IT建设一方面不内部挖潜不充分利用现有资源,动辄大手笔挥斥千金,大而全小而全,要博大精深,以为这样才能万无一失;另一方面,总爱沿用传统的IT观念、IT建设模式,拒绝新思想新技术,以为这样稳妥可靠。
    其实这是违背IT建设两大精髓--简约与创新,简约是创新目的,创新是简约的手段,两者紧联互为促进。信息化的简约应用,能以达到低成本、高效之能,起到四两拨千斤之效;创新应用,能简捷、高效拉动项目,起到让"老树绽放新芽"之功。
    总之,IT的宗旨,其实就是努力采取各种有效手段将复杂事情简约化。

 

责任编辑:张敏
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