用友ERP-U8 DRP黄金搭档应用案例

    都说北方人到上海工作不习惯，但是东北口音的朱永明，却在上海黄金搭档生物科技有限公司工作得得心应手，有条不紊。黄金搭档是中国规模最大、实力最强、网络最广的保健品企业之一，35家省级办事处，144家地级办事处、1000多家经销商，营销网络遍布整个中国。作为财务部部长助理，朱永明不是没有面对财务核算挠头的时候。但是，自从公司启用ERP系统后，他原来那种在一个时间只能了解世界一个小角落的痛苦，已经了无踪影。现在，朱永明常常套用“脑白金”的广告语来表达自己对ERP系统的感受：效果实实在在。
    人力有限 技术上阵
    最初，黄金搭档生物科技公司只经营“脑白金”一种产品。那个时候产品单一，在对物流、财务、上下游订单对接等重要营销环节的管理上基本是直线管理模式，分销管理相对简单。但是，在公司推出“黄金搭档”、“黄金血康”等产品以后，营销由单一变为多元，管理立刻出现了复杂的状态。渠道监控、库存把握以及提高经销商忠诚度等课题，已成为燃眉之急。
    “按不同人群不同配方的原则，黄金搭档一个产品就分成三类：儿童青少年类、女士类和中老年人类。这其中，各类产品又分为普通装、礼品装等系列包装款形，营销上的“精细管理”需求立刻体现出来，”朱永明说，“同时，公司的办事处数量和经销商也在不断增加。特别是经商销，很快超过了1000家。这么庞大的销售群体，哪家该发货，哪家该回款，货到了哪里，款回到了什么程度，都需要总部有一个快速、即时、准确的反应与处理机制。“敏捷经营”的需求也愈加明显起来。”
    还不仅如此。上海黄金搭档生物科技有限公司采用的是“集中核算，异地经营”模式，核算中心设在上海，公司财务交由香港一家公司进行审计，要求非常严格。2003年，“脑白金”销售额市场占有率高达15.02%，比2002年的12.61%增长二成。“黄金搭档”2002年投放市场，2003年销售额比2002年增加了3.98倍，一举成为仅次于“脑白金”的中国保健品市场单品销售第二名(国家统计局数字)。这么快的销售增长，对黄金搭档公司的财务核算形成了严峻的考验。特别是，由于“脑白金”“和黄金搭档”两个产品的保健品和礼品属性，决定了它们的销售淡季和旺季区别明显。“有时候，旺季一个月销售的销售额是淡季的10倍，”朱永明介绍：“那是什么概念?而且就集中在几天，如果那几天物流出现问题，影响之大，可想而知”。在这种情况下，仅靠原始的人力操作方式，已经无法适应企业的发展。“业务激增，宣告了人力的有限性，必须以技术进步来解决问题。”公司开始考虑上马ERP，来解眼前燃眉之急，更解长期的发展之忧。
    打造“GPS” 实现营销管理精确制导
    2004年10月，公司正式上马用友ERP-U8 DRP。这个系统，以物流系统为根本，以货、款、票作为基础，以订单为源头，用朱永明的话说，他所在的财务部门，首先尝到了这套分销系统的甜头。朱永明说：“这套系统，就像目前在空间科技上普遍使用的GPS(地理空间定位系统)一样，给我们的分销工作，带来了准确的定位信息。原来，手工操作一张货单、对账至少需要20到30个环节，并且很难保证准确；用上了ERP，把数据放到电脑里，自己看一遍，仓库发货之前看一遍，对方签收再看一遍，三遍就没有问题了。”
    管理软件的应用，实现财务集中式和网络化管理。朱永明说：“销售旺季结束时，应收账款是很大的，有时可能是上亿元。虽然从管理的角度看，它们可能都是回来的。但从执行的角度看，从汇出到钱到账户，平均都得7天左右。这么大的数额，这么长的时间，在没有ERP系统之前，我们真是经常一头雾水。现在，有了这个‘GPS’，我们轻松多了。”