后ERP时代的企业管理信息化建设药方之第四味：精细化管理

    “做百年老店”是中国许多企业家的梦想。什么样的企业才能够持续健康发展？哪些企业是中国企业做大做强的典范？《福布斯》中文版杂志今年针对中国上规模非国有企业进行了调查，并向读者推出了兼顾做大与做强的100家企业的典范以及他们的业绩水平。比起这些业绩统计数字更有意义的发现是，精细化经营是许多上榜企业的共同特点。可见，规模扩张并不能保证企业的持续健康发展，精细化经营才是做成“百年老店”的良方。
    由此可见，精细化经营是企业高层管理人员追求的最佳管理实践，涉及企业方方面面。怎样才能推动企业的长期稳定发展，怎样实现企业的精细化管理呢？不同企业给出的答案可能千差万别，但有一点是相同的，那就是搭建符合企业自身经营特点的信息化平台。没有信息化，精细化也只能是纸上谈兵。
    对于这个问题，A公司IT部门负责人李经理颇有感触。他在IT部门呆了10年，随着A公司信息化的搭建和完善不断成长起来。A公司发展初期，企业领导极力扩大生产运营规模，但与之配套的管理工具却远远滞后，导致企业后期运营效率低下，发展严重受阻。为了解决这个问题，企业负责人亲自指派经验丰富的李经理搭建信息化平台。受任之初，李经理把目光集中在了当时流行的ERP系统上，经过细致考量，多方比较，最终选定某供应商的ERP系统。系统上线，运行初期基本能够满足当时的管理需要，极大的提高了企业运营效率。信息化第一战以胜利告终。
    微利时代的成功法则——预算管理
    但是，随着市场竞争的进一步加剧，A公司的高层管理人员发现，组织规模扩大，收入增加，但净利润却在不断减少。就如同一件商品，卖得越多，亏得越多。为什么会发生这样的问题，如何解决呢？管理层、业务层人员都在自己的工作中不断寻找原因，最后发现：企业预算编制不准确，执行不严肃，调整不灵活，控制不严格，分析不科学，导致超预算的情况经常发生，蚕食掉部分利润；企业成本管理不力，导致成本费用年年攀升，也是企业效益低下的一大祸首。这些问题的发生，都是由于公司管理粗放造成的。提高企业精细化管理程度，似乎成了解决这些问题的根本办法。
    发现问题，对症下药。为了提高公司预算管理水平，领导责成李经理搭建预算管理信息化平台。如此重任，顿时让李经理压力骤增。市场上预算信息化软件种类繁多，功能纷繁复杂，如何选择，如何与现有系统匹配，如何使相关部门负责人配合，如何改变人们习惯的工作流程，……，种种问题盘桓在李经理的脑海中。
    越是严峻的任务，越能激发李经理的斗志，这也许是IT精英们特有的、攻破技术难关的韧劲造就的性格。由于对预算的不理解，李经理从头开始学习，基本上了解了预算的理念、作用、操作及管理方法。通过与财务部门、销售部门、生产等相关业务部门负责人、员工的沟通和交流，对企业各项业务流程也有了一个整体的认识和把握，同时还把他们的一些需求和意见汇总起来。另外，他还广泛学习实施预算信息化企业的经验教训，咨询相关专家学者。掌握大量专业与技术资料后，李经理的头脑中已经初步形成了企业预算信息化平台的雏形。
    李经理把自己对预算信息系统的想法向公司领导汇报后，得到了他们的全力支持。系统搭建工作有声有色地开展起来，并在下年预算编制前完工。通过该系统的实施，重塑了业务流程，加强了控制力度，提升了企业的精细化管理程度。
    微利时代的成功法则——精细化成本管理
    由于预算系统的上线运行，企业的预算管理得到了加强，各业务部门在预算的控制下，如同穿上了“红舞鞋”，不得不开始关注成本费用。生产部门要严格控制原材料成本；销售部门要注意销售费用；管理部要关注管理费用，……。各个部门在花每分钱的时候，都要精打细算。
    开展精细化的成本管理，已成为微利时代中国企业获得竞争优势所必备的条件。如上文所述《福布斯》推荐的100家典范企业，其中上榜的几家房地产公司，靠的就是精细化成本管理，在优化价值链的同时，获取链上每一点利润，使自身的净利润增长率以十位数提升。
    如何实现精细化成本管理，依靠传统成本核算方式已不能满足要求，需引入更为先进的、科学的核算方式。在这样的背景下，作业成本法（ABC）应运而生。作业成本法改变了传统成本会计对间接费用的分配方式，进而带来了成本管理模式的变革。将成本核算与管理的对象从产品改变为作业，犹如物理学中对物体的研究由分子层次跨越到原子层次，极大地增强了企业成本核算与管理的精细化程度。
    作业成本法引入企业，为各个层级的管理提供了更为准确的信息：战略层面可根据这些信息科学地进行战略决策；策略层面能高效地开发和培育企业资源；经营层面能有效地利用资源。理论知识大家都可以明白并轻易接受，但真正落实到企业实际管理中，确实是个不小的问题。
    引入作业成本法进行成本核算，必将增加财务人员的工作量，与此同时，众多产品、业务，复杂的流程，也会加大成本核算的错误风险。怎样才能既获得准确的成本信息，又不会极大影响财务人员的工作？有什么样的工具可使企业鱼和熊掌兼得呢？引入成本信息系统似乎成为管理人员的不二选择。李经理再次临危受命，搭建成本管理系统。理念的学习，系统的选型，业务流程的优化、工作习惯的改变，仍然考验着他的业务能力、沟通能力和承受能力。
    系统需求定型
    一个完善的预算管理系统应具备哪些特点，在本系列文章的第一味和第三味已有介绍，在此不再赘述。
    作业成本管理软件的引入，目的就是提高精细化成本管理的效率和效果。以此为出发点，一个完整的成本管理系统，应具备如下三个模块：基础数据、成本计算和成本分析，如图1所示：

图1

    基础数据包括系统配置、业务设置、ABC设置、业务和ABC模型对应设置。成本计算包括数据采集、作业计算、成本标的计算、成本过程的计算和查询等。成本分析包括成本和作业过程的分析、成本规划和成本查询等。可以分层次分过程的分析和查询。
    为了能够实现ABC作业成本法与业务系统的紧密结合，充分反映企业的业务需求，并使业务流程在软件中得到体现，那么作业成本法软件应具备哪些基本功能呢？
    首先，基础数据设置。
    根据业务具体情况可以定义基础数据：包括对活动的设置、作业的设置、作业中心，作业库的设置、产品的分类与设置、成本的设置等。根据ABC的基本原理，设置成本费用、成本科目、活动信息、资源、动因、成本标的等。业务数据和ABC 数据的设立是ABC模型成立的基础。
    按照业务基础数据和ABC基础数据的对应关系，可以进行ABC模型设置，ABC模型设置实际上是把业务的流程和数据用ABC 的方法表现出来，包括：科目－资源关系、科目－活动关系、资源－活动关系、作业－资源、作业－资源－活动关系，科目－作业－活动等，配置完成后，系统还可以进行设置检查。系统可以根据业务的具体情况进行适用的模型设置。如图2所示：