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如何理解组织所处的环境

2017/4/19    来源:e-works    特约撰稿人:魏富选      
关键字:管理体系  组织的环境  
在质量管理的实践过程中,大家会发现一个事实,就是企业对自身的优势、劣势和市场经营环境分析的透彻,制定出来的经营计划就比较切合实际,也为企业的发展指明了前进的方向,企业经营会越来越好。这就是理解组织及其环境的正向作用产生的效果。

    IS09001:2015《质量管理体系要求》标准引入了一个全新的概念——组织环境。组织环境的条款中共包含了4个子条款,即理解组织及其环境、理解相关方的需求和期望、确定质量管理体系的范围、质量管理体系及其过程。

    质量管理体系标准对于组织所处的环境的要求是:组织要确定与其宗旨和战略方向相关并影响其实现质量管理体系预期结果的能力的各种外部和内部因素的综合影响。这句话的内涵是非常丰富的,它不仅要求我们认识自我,还要求我们认识世界,并自我定位。增加这一内容,是为了使组织在建立/导入管理体系时能从自身的实际出发,进而建立起符合本组织实际的具有个性化的管理体系,避免“两张皮”现象,避免千篇一律情况,真正把质量管理体系用于组织的管理,并产生绩效。

    组织所处的环境具有综合性、广泛性、重要性和不确定性,如何才能准确定位,需要我们做大量的信息收集和分析工作,用数据说话,对组织的优势与劣势、风险与机遇、正面与负面因素搞清楚,从而确定出组织的战略方向,把握机遇的措施,内部薄弱环节的应对措施,制定出组织的切实可行的经营计划。这就好比策划建造一个工业园。首先要进行地质构造的勘察,观察周围的地形地貌,调查对周围邻居、建筑、道路和河流的影响,论证工业园项目的可行性。了解这些内外部环境后,才能决定工业园如何规划和建设?栋数、高度、层数、配套设施、确定建筑方案,然后开工建设。

    在理解组织所处的环境时,既应包括可能来自于国际、国内、地区和当地的各种法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会和经济因素,即外部环境;又应包括可能来自于组织的价值观、文化、知识和绩效等相关因素,即内部环境。这些因素包括正面的、负面的,识别应是充分的、有效的。组织必须界定清楚产品的限制因素,如法定要求、供应商要求、合同要求等,才能保证制定的方针、目标在将来的体系运行中实现预期的结果。其中外部环境的分析包括以下两个方面:(1)一般环境分析,主要分析国内外政治、法律、经济、金融形势与社会消费水平的变化趋势会对企业整体经济造成影响的重点因素。(2)产业环境分析,主要分析公司的主要顾客、供应商与同行业竞争者会对公司经营产生的影响因素。而内部环境分析是要分析公司经营计划的可行性与可用资源、衡量本公司的竞争实力与管理水平。外部的一般环境分析的结果可以作为公司的一个较长期的战略方向,为短期经营目标计划的制定提供框架;外部的产业环境分析更加注重短期的经营市场,为具体的经营计划的制定提供依据;内部环境分析重点考虑公司的能力和发展,为经营计划的实现提供支撑。

    在理解组织所处的环境时,应积极主动地识别相关方的风险和机遇,特别是顾客不断变化的需求或潜在影响。顾客是组织存在的衣食父母,以顾客为关注焦点,始终是质量管控和理解组织所处的环境重要性的第一要务。顾客对产品是否满意,产品的使用性和可靠性如何,是否还有新的需求,竞争客户的产品市场情况咋样,……。只有把顾客的需求情况和我们产品的市场情况、竞争对手的产品情况分析清楚,才能为组织针对性地开发新产品,改进现有产品提供可靠依据,这样做出的决策才是基于事实的决策方法,才是有效的决策。否则,就是“拍脑袋”。“广种薄收”是许多企业(组织)的真实写照,其根源就在于没有做好经营环境的分析,没有真正理解组织的内外部环境。

    在理解组织所处的环境时,有两种常用的分析工具,PEST分析和SWOT分析。其中PEST分析主要用于战略外部环境的分析,它是通过政治的(Politics)、经济的(Economic)、社会的(Society)和技术的(Technology)角度或四个方面的因素分析从总体上把握宏观环境,并评价这些因素对组织战略目标和战略制定的影响。而SWOT分析是一种综合分析,既要分析外部环境,又要分析内部环境,它是通过确定组织自身的竞争优势S(strengths)、竞争劣势W(weaknesses)、机会O(opportunities)和威胁T(threats),从而将组织的战略与内部资源、外部环境有机地结合起来,对组织的风险和机遇进行有效识别,从而确定出组织的经营计划和目标。所以,在这里还是推荐大家使用SWOT分析作为最简单、最实用的分析工具。SWOT分析做得越详细,经营计划的制定越靠谱,公司质量目标的制定与实现才是有的放矢,绩效达成和持续改进才不是空谈。

    理解组织所处的环境,还有一点是要确定质量管理体系的范围,即组织应明确管理体系的边界和适用性。对于管理体系的范围,我个人的观点是应该包括组织的所有产品、活动和服务,而不是具有选择性的。选择性的管理体系,势必导致组织内部执行层面的多重标准,其实并不能说明组织声称的满足XXXX管理体系,因为管理体系是一个质量/环境工作的流程框架,遵循过程,体现因果,产生绩效。

    组织所处的环境是一个动态过程,这个过程确定了影响组织的目的、目标和可持续性的因素,也需要定期(半年、一年)进行更新,按照PDCA循环方式进行。其实这也是标准的要求,即组织应对这些外部和内部因素的相关信息进行监视和评审。

    每年的年底,组织一般都要制定次年的经营计划,经营计划包括了新产品开发计划、生产销售计划、质量控制计划、环境工作计划、技术改造计划等等。那么,经营计划该怎么制定呢?这就要充分理解组织所处的环境,而不是所谓的在前一年基础上再增加10%~20%的计划经济方式。经营计划的拟定以及各项经济目标、绩效目标的建立、执行与评估、改善都是基于实事求是的SWOT分析,依据市场状况制定出经过努力可以达成的经营计划。

    总而言之,新标准要求的 “组织所处的环境”条款是非常实用的,它是组织开展一切活动的基础,我们要深刻理解其内涵,切实把SWOT分析用于组织的环境分析中,为管理体系的有效实施开好头,为组织的战略和经营决策提供依据,并通过PDCA循环使得组织的经营脚踏实地的产生绩效。

责任编辑:程玥
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