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如何直接在ERP系统中开展工程审计

2013/6/15    来源:万方数据    作者:李申      
关键字:ERP  工程审计  
文章介绍了在ERP系统中开展工程审计的影响和方法。

    ERP企业资源计划)系统是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台,集成信息技术与流程化管理,合理调配资源,跨地区、跨部门整合实时信息的企业管理信息系统。ERP系统不仅仅是一个软件,更重要的是一种管理思想,实现了企业内部资源和企业相关的外部资源的整合。它以财务管理为核心,通过软件把企业的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密集成,实现资源优化和共享,降低成本,提高企业运营效益。

一、ERP系统的主要特点

    1、集成性。ERP把逻辑上相关联的业务紧密连接在一起,重复工作和多余数据被完全取消,流程优化,主要实现四个方面的集成:一是数据集成,来源唯一,信息共享。二是模块集成,不同业务模块中的相关活动可以自动触发。三是流程集成,物与账、账与账之间动态一致。四是组织的集成,不同业务范围的组织单元自动关联。

    2、功能性。ERP提供了一整套经营管理业务功能,每个业务由不同的功能模块组成,灵活高效。

    3、开放性。ERP软件的体系结构符合国际公认的标准,使客户得以突破专用硬件平台及专用系统技术的局限,方便与第三方软件产品有效地集成。

    4、适应性。系统中方便的构造方法使之具有灵活的适应性,从而能满足各种用户的需要和特定行业的要求。

二、ERP系统对工程审计的影响

    1、积极影响。(1)档案实时挂接,便于审计取证。工程建设资料需要挂接在系统中,实现了档案的过程化归档,归档及时、数据完整,避免由于传统工程管理中档案资料滞后、保管不统一等原因,造成审计无法及时、准确、完整地获取资料,同时也为实时在线审计奠定基础。(2)建设状态更新,便于现场审计。ERP中用户状态与系统状态关联,通过标记用户状态对系统操作进行管控,即工程建设状态需要更新方可进行下一流程操作,在线就可以了解工程建设进度,对于基础封闭等关键隐蔽工程可以及时开展现场审计,避免事后审计只能凭借图纸审查隐蔽工程。(3)报表格式多样,便于审计记录。由于ERP数据集成的特点,实现信息共享格式多样化,审计记录更加便捷,底稿数据更具立体感。比如,原先审计计划执行情况需要向被审计单位索取计划,之后甄别计划完整性和真实性,再逐一核对财务成本发生情况,程序多效率低,只能抽查几项,而运用S_ALR_87013558(预算/实际/承诺/剩余计划/已分配)命令可以查询全部计划项目执行情况,同时可以根据审计意图调整需要显示的数据列,简洁实用的编制审计记录。(4)信息广泛透明,便于审计分析。工程项目所有信息均在ERP中反映,审计可以通过挂接的文档查阅工程建设档案资料,通过物料、账务等凭证审查成本支出情况,通过报表运用开展审计分析,形成有效的审计证据,在线信息高度集成,审计分析更加客观全面。

    2、消极影响。(1)命令代码化,使用不便捷。人机交互界面缺乏人性化,操作命令以事务代码的形式执行,显示不直观,业务部门人员操作只需要知道几个环节的事务代码,而审计人员必须熟知一个业务流程的所有事务代码方能审计。(2)流程结构复杂,终端资料隐蔽。ERP将企业物流、信息流、资金流等单体流程以财务管理为核心进行集成改造,形成总的管控流程,为了与财务管理相适应,部分流程结构复杂,业务活动在ERP程序中的流转不直观。比如,采购订单分为物料和服务两大采购流程,其中服务又包括直接创建和根据采购申请号创建,依据分类不同还需执行相应的审批、支付申请、服务订单确认等流程。另外编制财务凭证前置,由业务部门发起,收货确认过账后,财务才进行处理,其中各流程形成很多编号,都称为凭证,使用成本行查询命令(CJI3)经过四步才能够找到财务原始凭证,非常复杂,而传统审计只需调阅财务明细账即可查询需要的原始凭证。(3)信息资源繁多,甄别筛选烦琐。ERP管理理论的核心思想就是实现对企业整体资源的有效管理,所以ERP系统中信息点繁多、流程嵌套,甄别数据关联性及真实性、筛选可用数据比较复杂。比如,仅直接创建采购订单一项命令中包含数据标签19项,信息点累计74个,若要充分运用数据信息,必须掌握标签与信息点的归集关系、分类方式等。(4)线上线下差异,审计线索隐藏。传统审计通过建设档案中逻辑错误可以发现审计线索,而ERP系统对逻辑错误有较好的控制,掩盖了实际问题,线上和线下实际操作存在差异,审计线索隐藏。比如,ERP物料采购中从采购申请开始,到采购订单、货物收、存、发、退从时间上是线性的,依次完成。但实际会存在工程物资混用、垫用的情况,体现在实际操作中就会出现物资发货时间早于入库时间、某一类物资库存已为零但还有领用发生等现象,ERP系统中则无法体现。

三、ERP系统中如何开展工程审计

    现在有很多基于ERP系统开发的审计操作系统,虽然界面更加人性化,但实质都是通过穿透采集ERP基础数据实现,因此为了在ERP系统中更好地实施工程审计,就必须真正了解ERP管控流程,熟知事务代码。

    1、ERP项目管理流程(见图1)。

ERP项目管理流程

图1 ERP项目管理流程

     2、主要审计方法:(1)查证管理操作权限,了解项目基本流程。执行ZPS12016(工作流审批规则维护),可以显示工程管理中关键用户、职位描述及其管理权限,了解基本管控体系,审计中可以根据相应权限直接索取资料,减少取证的中间环节。同时可以查看具有审批权限的人员是否按规定进行审批,审查工程管理内部控制执行情况。(2)查阅工程挂接文本,了解项目总体情况。执行CJ20N(项目构造器),通过逐级打开项目定义、WBS元素、网络等可以查看整个工程项目组成情况,通过双击“作业/活动”可以查看物料及挂接的工程档案,了解项目批建、设计、建设规模等总体情况,审查管控流程的完整性及规范性。执行ZPS12020(项目状态查询),显示项目实时状态,归集“已结算”状态的项目作为审计样本库,从中选择审计对象。(3)审查预算执行情况,筛选工程审计样本。执行S_ALR_87013558(预算/实际/承诺/剩余计划/已分配),输入一个或多个项目编码,可以查询一个或多个项目预算执行情况,发现超预算或计划资金剩余较多的工程项目作为重点审计项目。(4)审查物资管理情况,核实工程材料用量。执行CJI3(成本行项目),显示物资购买情况,与设计中设备清单、材料清册进行对比,审查物资采购准确性,是否存在利用工程项目多采购建设物资,虚增工程造价的现象;执行ZMM12006(物资入库单)可以查询物资采购原始价格,审查是否与采购合同相符、是否存在加价等情况;执行MB52(库存查询),显示某类物资库存数量,可以作为现场盘库的资料,审查物资保管情况;执行ZMM12030(采购申请批处理),选择采购策略(即采购级别)可以显示该策略下采购的物资,审查是否存在超权限采购的情况。(5)线下审核施工结算,线上审查意见执行。工程施工结算真实性、规范性、准确性地审查主要还是通过线下操作,ERP系统中没有相应结算审查工具,还必须依靠人工审计,线上执行CJI3(成本行项目)审查工程施工结算是否按照审计意见入账及其准确性。(6)查阅项目成本费用,审查归集是否正确。执行CJI3(成本行项目),显示工程中发生的费用性支出,通过穿透可以查阅采购订单情况,同时配合执行CJIA(实际支付情况查询),审查费用挂账情况,将实际未付的费用作为重点审计对象,审查是否属于本工程费用,是否存在费用结余留作他用的现象。(7)财务竣工决算审计,审定工程总体造价。ERP项目管理流程中的决算审计是指工程财务竣工决算审计,综合以上环节审计情况,对财务竣工决算的完整性、勾稽关系的准确性、编制的规范性、总造价的准确性进行审计,实际工作在线下完成,线上执行CJ20N(项目构造器),挂接审计意见,设置用户状态为审计完成。

责任编辑:蔡虹
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