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Excel在会计工作中的应用

2013/10/15    来源:环球市场信息导报    作者:贺铭亮      
关键字:Excel  会计  
计算机是人类的一项伟大的发明,改变了人类的生活。计算机的最大优点就是节省了劳动力,让很多复杂的工作变得简单。Excel作为专门处理数据的软件,受到会计工作人员的亲睐。那么,Excel都适用于什么范围?在会计工作中能解决什么问题?使用Excel对会计工作者有什么要求呢?笔者将针对以上问题进行一一陈述。

    计算机是人类的一项伟大的发明,改变了人类的生活。计算机的最大优点就是节省了劳动力,让很多复杂的工作变得简单。Excel作为专门处理数据的软件,受到会计工作人员的亲睐。那么,Excel都适用于什么范围?在会计工作中能解决什么问题?使用Excel对会计工作者有什么要求呢?笔者将针对以上问题进行一一陈述。 

一、Excel的应用范围

    Excel是一种常用的办公软件,这种办公软件兼具计算、排列、标记等多种功能,用于处理一些简单的数据。会计工作者是每天都要跟数据打交道的工作,工作的内容就是处理大量的数据:工资的核算,补助的核算,公司员工的报销等。数据处理软件是对会计工作十分有用的一个软件,可以帮助会计工作者快速对数据进行处理,并且处理起来比较方便、易懂。为了适应市场化的需求,计算机技术人员专门研制了适合会计工作使用的财务软件,这些软件就是根据会计的日常工作所涉及的,具备很多专业功能。这类软件好是好,但是并不适合所有的企业。一些大型企业财务问题比较多,使用这类软件得心应手。但是一些小企业本身没有多少财务问题,会计的日常工作主要就是工资的核算以及员工的报销。这类小企业使用专门的财务软件不仅不方便,还会带来一些麻烦。因此在一些中小企业中,会计人员选择的是Excel。Excel没有很多复杂的功能,但是处理日常的一些数据也够了。

二、Excel在会计日常工作中的使用

    1.工资的核算

    会计工作中员工工资的核算是一项重要内容,涉及到员工的利益也涉及到公司的利益,如果除了差错,会带来很大的麻烦。为此,工资的核算一定要准确,清晰。利用Excel制作工资表,可以达到方便浏览和尽量避免出现计算错误的目的。Excel中已经设置好了基本的格式,会计工作者可以根据自己的工作内容进行调整。比如在第一行打上“工资表”三个字,就将第一行表格选中,然后在上方的工具栏中选择“合并居中”,这些小的框框就可以合并为一个大的,在里面敲上汉字“工资表”就可以了,这三个字会自动居中。然后在下面的表格中可以按列分别写上员工的姓名,工作天数,工资总额等。大多数的员工的工作天数是全勤的,但也会有一部分员工会有请假的情况,造成与别的员工的不同,为了便于查看,可以将这些请假员工的工作天数用“红色”来表明,具体步骤:将所要标记的单元格选中,然后在上面的工具栏中选择字体颜色为“红色”,就可以了。利用Excel,工资表的各项内容可以做出标记,利于会计核算,不会出现错误。

    2.报销单的核算

    Excel的另一个强大功能就是对数据的核算,将数据输入之后,进行工具的操作,就能得出几个数的和或者差,这种计算方法就避免了人工计算有可能多算一个或者少算一个的可能,达到准确无误。在员工进行报销的时候,会计都要对报销的款项进行核算,这时就可以利用Excel。将报销的各项名称输入之后,输入各个报销项的金额,注意的是这几项所要报销的金额要输入在同一行或者同一列之中,将数据输入之后,用鼠标左键将这些数据全部选中,然后点击工具栏中的“求和”标志,在这些数据的下一个单元格中就会出现这些数据的和。利用Excel计算的数据时间快、准确度高。

三、会计工作者使用Excel的注意事项

    Excel虽然操作简单,但是如果不熟悉计算机的人,使用Excel就不是很容易了。像Excel中的一些输入规则,标记规则,计算方法等,都需要一定的计算机操作基础。近些年毕业的会计专业人员在Excel上操作上一般不会出现问题。但是一些年纪较大的老会计,对电脑不熟悉,对Excel的操作技能基本为零。这些老会计使用起来就会觉得麻烦了。企业应该对这些老会计进行培训,让他们掌握Excel的操作技巧。可以采取集中培训的方式,专门聘请专家进行Excel的操作讲解;另外,还可以让企业中的年轻员工帮助老会计,尽快学会Excel的操作。这样不仅提高工作效率,还能改善同事之间的关系。

    与此同时,计算机技术还在日新月异的发展,新技术、新发明层出不穷。Excel的更新换代也很快,新版的Excel会在原来基础上增加一些功能或者进行功能的改进,便于人们的操作。因此会计人员应该及时更新自己的Excel版本,及时学习应用最新版本的Excel,让Excel为自己的工作服务,提高工作效率,提升工作质量。

    最后,提醒使用Excel的会计人员,一定要注意进行文件的保存。在计算机的操作过程中,有时会出现电脑自动关机或者突然断电等情况,如果出现了意外情况,电脑中的文件就会消失,所做的努力就白费了。所以在进行Excel操作时,一定要及时保存,或者在电脑中设置自行保存,避免重要文件的丢失。

结语

    社会在发展,科技在进步。计算机的问世,互联网的问世,都大大改变了人们的生活方式,让人们的生活、工作更便捷。计算机的功能十分强大,可以快速处理文字、数据、图片,还可以制作视频、动画,广泛应用与各个领域。计算机中处理数据的软件也有很多,其中也有很多专门的软件,比如超市处理数据会有专门的收银机,财务部门处理大量数据会有专门的财务软件。这些软件的发明和应用都缩短了人们的工作时间,提高了工作效率。目前,Excel广泛应用与中小企业的会计部门,为这些会计人员的工作提供了很多便利。当然,Excel并不能解决所有会计工作中的问题,也存在着一些操作上的弊端,但是随着科学技术的进步,计算机功能的不断完善,Excel的功能也会进一步的完善,为用户提供更好的服务。科学技术是第一生产力,科学的发展必将带来经济的发展,带来生活的改变。

责任编辑:蔡虹
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