备件库存控制管理

    四川启明星铝业有限责任公司是有色铝冶炼企业，现已形成25万t电解铝及19万t阳极产能，固定资产投资19.3亿。纵观同行业同等规模铝冶炼厂家，普遍存在因为库存结构不合理、库存积压严重、资金浪费的现象。通过加强企业备件库存控制与管理，努力降低生产成本，可为企业节约了大量的资金。

1 库存积压及库存资金占用过多的原因分析

    1)未对备件进行分类与管理。未按备件的分类有针对性的管理备件，久而久之备件库存形成“大而全、小而全”局面，占用大量企业资金。

    2)存在“有备无患”心态。因为车间领导一般重结果不看过程，一线的备件技术人员往往承担设备检修时有无备件的重要责任，因此会过多、过全申报备件计划。这与实际使用会有一定差距，日积月累造成库存积压越来越多。

    3)企业每年的设备技术改造中没有考虑将原有备件消耗尽或库存量降至最少，改造和改进的随意性较强。备件不断购入，又不断淘汰，结果造成备件大量积压报废。

    4)企业对备件技术的计划、申报、审批和入库缺少科学的管理手段与技术。企业的设备能屈指可数的，而备件就会成千上万。设备使用的越长久，需要的备件种类越多、越庞杂。备件积压库存也随岁月蹉跎形成巨瘤，吞噬企业的流动资金。

    5)缺少多种有效的措施与办法降低企业的备件库存。未对每年备件库存积压进行认真分析，制定有效处理办法处理积压的备件。

2 备件库存控制的有效措施与办法

1)加强备件的分类与管理

    备件有成千上万种，价格差异大，对设备影响程度不一，采购周期有长有短，进行备件A、B、C分类，有利于在备件管理工作中抓住重点，利用好有限的备件储备资金，保证设备正常有序运行，并在设备管理工作中有针对性地开展状态检测、预知性维修。

    A类备件的特点一般为储备期长(周转速度慢)、重要程度高、储备件数较少(通常只有一、二件)、采购制造较困难而价格又较高的备件。对A类备件要重点控制，应在保证供应的前提下控制进货，尽量按最经济、最合理的批量和时间订货和采购。可采取定时、定量进货供应，保证生产的正常需要。

    对B类备件的控制不如A类那样严格，订货批量可适当加大，时间可稍有机动，对库存量的控制也可比A类稍宽一些。

    C类物资由于其耗用资金不太大而品种较多，为了简化物资管理，可按照计划需用量一次订货，或适当延长订货间隔期，减少订货次数。

    2)ERP备件信息化管理

    ERP(企业资源计划)管理是当今国际上一个最先进的企业管理模式，也提供了企业信息化集成的最佳解决方案。它把企业的物流、资金流、信息流统一起来进行管理，体现对整个供应链资源进行管理的思想，也体现事先计划与事中控制的思想。要求在每个流程业务处理过程中最大限度地发挥每个人的工作潜能与责任心，流程与流程之间则强调人与人之间的合作精神，以便在有机组织中充分发挥每个人的主观能动性与潜能．实现企业管理从“高耸式”组织结构向“扁平式”组织机构的转变，提高企业对市场动态变化的响应速度。

    我公司在投产初期就建立庞大ERP信息管理系统平台，大大提高企业的管理效率。备件管理中的计划申报、审核、采购、出入库，备件编码、录入、查询均在ERP信息管理系统平台进行。在ERP信息管理系统平台中有相关的备件采购管理、库存管理、查询统计管理模块，并执行相应的流程操作，对应相关的责任单位与责任人，为备件管理提供快捷方便的服务。利用好ERP强大的查寻功能，可以大大缩短统计、计划调整时间。

    ERP中采购管理模块中有备件分类编码、月计划申报、请购备件申报、采购订单查询审核功能，其中备件分类编码中不仅为备件提供相应的规格型号，还可以填加对应设备、相应厂家、图纸资料信息，大大缩短备件查阅、整理时间。库存管理模块有备件出入库管理、修旧利废、社会库存管理等功能模块，查询统计模块包含有库存信息查询、出入库明细查询、部门订货情况查询、各车间备件分配情况查询、呆滞物料查询功能块。这些不断新增、完善的功能模块为统计、查询、改进、创新提供有力的支持，大大提高工作效率，降低了管理成本，使公司步入了信息化管理的快车道。

    3)加强技术改造计划的备件控制管理

    设备改造、工艺改进是企业技术进步的重要途径。但由于多种原因，往往造成如下备件方面的问题：没有考虑在新设备、新工艺投产前将原有备件消耗尽或库存量降至最少；还有一些改造和改进的随意性较强，采用的技术并不成熟，方案未经充分论证，项目实施不久就面临新的改进；备件不断购入，又不断淘汰，这也是备件大量积压报废的主要原因。

    要解决上述问题，首先应从技改项目的立项、前期市场调研、技术经济分析抓起，所有对设备和工艺的改进都必须按照管理权限进行充分的论证和审批，在技改项目申报文件中应增加对原有设备、备件库存情况调查及处理意见的内容。

    4)备件虚拟库存指标管理

    对公司备件库存指标进行分解，落实到各车间(队)执行，充分发挥各级设备管理人员作用，利用好备件资金，合理储备，保障设备维修需要，保证生产。由于备品备件的复杂性，在ERP上较难实现完全将备件库存金额指标分解到各车间，为便于每月备件库存考评，采用“虚拟增量”的办法进行统计考核，每月统计各单位虚拟增量，超过相应标准增量进行相应的考核，以此严格控制公司总备件库存。

    引入虚拟库存增量指标几个条件是：各单位设备均从磨合期转变成正常运行期，并已有一定的库存备件；各单位所需备件均应按计划申报，并且做到谁申报谁使用，用多少申报多少；所有申报的计划备件均应及时采购到货。

    自从2006年4月实施电解铝厂备件指标管理实施细则以来，备件库存总金额增长得到了有效的控制，甚至降低。说明该电解铝厂备件指标管理实施细则体系对备件库存的控制是有效的，及时督促与管理相关单位控制好申报备件数量与时间，及时领用备件，减少备件库存占用企业资金，分析备件指标超标单位出现问题的原因，合理调整各单位备件库存量，在保证设备正常运行情况下合理的备件库存储备。各年度备件使用、库存情况如表1和图1所示。

 表1 备件出入库及库存情况

图1 备件年度出入库趋势图

    5)采用多种途径降低企业的备件库存占用的资金

    ①加强修旧利废管理

    制定相关的修旧利废制度与奖励办法，鼓励各生产单位开展修旧利废活动，调动员工积极性，不仅在修理活动中提高修理技能，而且降低设备运行备件成本。目前检修车间与计控中心为各生产车间修理废旧备件要办理验收入库程序后才认定其修旧利废活动真实有效。为简化流程，各车间自修备件只要通过ERP审报并认定修旧活动可以不用办理入库，并对外修、自修活动进行相应的奖励，鼓励各单位积极开展备件的修理工作。

    2007年度共修理了108项4600多件备件，总价值347.8万元，2008年度共修理了1362件备件，计划总价值356万元，为公司节约了大量的备件采购成本。目前修旧利废主要有针对性对消耗量大可修复的备件进行修理，如抬包吸铝管、焙烧车间折叠挡板、燃烧架脉冲电磁阀、电解PTM和电解槽大量使用的换向电磁阀、组装悬链系统小车等具有一定批量修复价值的报废备件，更注重批量大易相互拼装的待修件。将来，随着技能不断提高，新修复知识理论不断掌握，开展更加广泛、多渠道的修旧利废活动，对减速机、螺旋、油缸、气缸、搅刀修旧利废活动，提高修理技能，降低设备运行成本。

    ②加强进口件国产化管理

    我公司进口设备较多，引进了国际先进设备15项。随着时间的推移，进口设备的故障日渐频繁，影响维修质量和维修速度的因素主要有几个方面：随机资料较少，无法准确把握设备控制原理；损坏部件在国内很难买到；备件加工精度达不到要求。其中最重要的是备件的因素，因为备件工作做到位，其它方面就易于回避。价格昂贵，采购周期长，购物途径渠道不通畅。

    鉴于这种情况，进口设备的消化吸收及国产化研究是我们面临的刻不容缓的任务。国产化有效途径有二：仅对结构或外型做相应变异，以改善备件加工的工艺性;无法了解的可将原系统全部摒弃，采用国内已成熟的先进技术。

    在公司领导大力倡导、鼓励、支持和推动下，创造良好环境，使公司上下都同心敢做第一个吃螃蟹的人，勇于摸索、创新。我公司每年都要逐步开展进口设备国产化工作，大到成套混捏机搅刀、成型模具、CP球磨机钢球磨盘、FTA天车吸料管、成型真空泵、油缸，小到一个抓钉、缓冲胶套、橡胶圈，各车间技术人员也付出比较大努力，平时检修过程中仔细测绘、落实、分析、化验、选型、实验，大胆尝试，反复试验，取得丰硕的成果，为公司节约大量成本。

    ③扩展社会库存与联合储备

    社会库存是供应商按公司的年消耗定额为我们提前准备一定量的备品备件，并储备在我方或供应商的仓库，采用先使用后付账的方式执行采购合同。目的是不占用企业的备件储备资金，将企业备件储备成本转移至供应商那里去，以降低企业备件储备资金与储备风险。从去年起通过物资部开展与启明星装备、重起的合作，特别是与启明星装备的合作使我公司所用的收尘布袋、布袋龙骨架随时可领用，不用申报计划，一定周期根据领用量按实结算，将库存成本转嫁于供应商，大大减少公司的流动资金的占用。目前正准备开展与进口设备供应商ECL的合作，将共同出资储备未来两年内要用的ECL设备的进口备件，若能实现合作，那么可以解决当前检修设备对进口备件急需的紧迫要求，又减少一次性占用企业大量备件库存资金，特别是当前全球金融危机的特殊时期，减轻企业流动资金压力是企业重中之重。

    联合储备是行业相同及设备相同的几个企业共同出资，横向联合储备一批金额较大的事故备件，一般10万元以上事故部件、备件的储备，降低事故部件、备件的储备成本。一般采用联合储备的方式，横向联合各大铝行业企业，同类生产厂、同类机型的拥有量，进行了统一集资储备，分片保管，集中调度使用，这是一个比较好的方法。减少企业储备资金的压力。明显的例子是今年兰铝成型车间检修发现混捏机大齿圈损坏，但采购进口件周期远不满足停产急需的要求，其通过混捏机供应商FBI得知我公司有一套大齿圈备件，经上层领导沟通协商，同意借给兄弟单位兰铝使用，解决兰铝因设备损坏造成停产，大大降低其停产造成的损失，而兰铝再向FBI采购一台还给我公司。

    混捏机大齿圈一套十几万元，一般寿命在20年，单一企业进行储备大大占用储备资金与风险，采用联合储备方式为各企业降低了储备与影响停产的风险。

3 结语

    1)加强备件A、B、C分类与管理，有针对性地控制每类备件库存，使库存备件结构更加合理，有效控制备件库存增长速度。

    2)建立建全企业ERP备件信息化管理系统，将设备备件技术、计划、采购、库存等等信息集成在管理系统中，制定科学完善的流程，各单位责任的落实，使备件库存管理高效运转。

    3)加强技术改造计划的备件控制与管理，充分利用库存中的备件，减少备件的积压与浪费。

    4)制定备件虚拟库存指标管理，将备件库存指标进行分解，落实到各车间，充分发挥各级设备管理人员作用，利用好备件资金，合理储备备件。

    5)开展备件的修旧利废、社会联合储备等的活动，降低备件库存占用的企业资金。