网络化业务处理及综合办公系统

    系统目标

    系统设计目标是：建设以先进的计算机网络技术为依托，以业务流转为核心，以综合信息服务为基础，以电子邮件、信息查询服务及日常事务管理等为内容的综合办公平台系统,以提高企业内部的办公效率、决策能力和应急指挥能力。

    设计原则

    ● 实用性：坚持以需求为导向，紧紧围绕业务办公和业务应用。
    ● 安全可靠性：在系统结构、技术措施、应用系统和维护管理等方面，力保系统安全可靠，杜绝非法侵入和泄密。
    ● 高效性: 选择高性能的数据库产品。
    ● 先进性和成熟性: 在技术成熟的前提下，尽量采用最先进的技术，保证系统能够满足未来五年的业务需要，使整个系统能够高效运行。
    ● 可扩充性：在方案的设计上，既要确保原有投资得到保护，又能使系统保持良好的扩展性，有利于逐步升级。
    ● 开放性和标准性: 方案的设计要遵循国际和国家标准，有利于实现不同厂家产品的互联和互操作，方便应用系统的移植。

    技术实现

    1. 网络化业务流转和处理系统
    此软件是整个系统的核心，它本质上是一个贯穿业务各主要环节的工作流处理系统。通过它将原来分散的单机应用有机地串联、融合起来，从而真正发挥网络应用的整体效益，使业务工作更加科学规范和高效。
    考虑到近年来机构改革、人员变动比较频繁的实际情况，软件设计采用了新世界数码基地公司基于domino/notes的可视化工作流开发工具logicbasetm pm工作流程管理系统，建立用户可自定义、可监控的自动化、智能化的业务流转和处理系统。
    该系统在技术实现上突出了以下特点：
    ● 用户可自定义: 用户通过拖拽的方式，根据实际情况可方便地构建和维护自己的业务工作流程，设置组织机构，根据每个工作人员的部门和角色分配任务及处理权限，自定义业务发文显示和打印的word模板,用户因出差等原因不在工作岗位时，可委派代理人代其完成业务处理等。这样，在人员变动和业务模式（流程）发生变化时，可以便捷地进行调整，无需修改程序，大大增加了系统的灵活性。
    ● 后台智能驱动: 根据用户所定义的相关工作流程和流转规则，后台系统直接驱动应用文档和数据自动向相应的用户流转。
    ● 全面的流程管理与监控：提供流程的跟踪、监控、统计及催办功能（超时警告），有权限的用户可实时掌握业务的流向、办理状况，实现监控、催办和对业务流程的统计分析。
    ● 安全性：基于lotus domino的安全机制、完善的网络和数据安全认证，提供了灵活的权限控制机制，用户可以根据任务处理应用文档的编辑、读取和隐藏。
    ● 文件检索：所有参与流转的工作文档可根据用户权限进行全文检索查询。

    2. 通用办公管理系统
    此系统涵盖日常办公所需的各项功能，提供对各类信息从采集、存储、加工、处理、查询、分析到利用的综合管理。主要包括：发文登录子系统、公共信息服务及日常事务管理系统以及个人事务管理系统等。

    3. 综合办公电子邮件系统
    依照邮件系统技术规范，基于domino/notes r5建立支持notes客户和pop3/smtp标准的电子邮件系统，使本单位用户可方便快捷地进行信息交换。

    4. 安全保密措施
    ● 对所有客户端加装采用ic卡身份认证设备，防止无关人员进入系统。
    ● 在网络操作系统级，充分利用操作系统提供的整体c2等级的安全防护措施，实行制度化操作系统安全管理。在此基础上，引入更为细致的网络审计监控系统，对操作系统的运行及用户对系统资源的操作情况进行全面的监控和记录。
    ● 在应用系统级，提供从网络域→服务器→数据库→视图→表单→区段→域的多层次的安全存取控制和审计技术方法，并采用灵活的分级授权控制，确保应用的安全性；此外，应用系统还提供工作流程的跟踪、监控和统计功能，从而对业务处理过程中每一事件及人员的动态都可以充分掌握。
    ● 应用域（字段）级单密钥加密技术对需要加密文档内容进行加密；应用公/私双密钥体制，对电子邮件进行加密和数字签名。
    ● 利用安全套接字层（ssl）,对服务器和web用户间传递的数据进行加密。

    5. 对用户特殊需求的考虑
    针对用户计算机操作水平的差异，在应用系统中平滑引入手写板、语音、ocr输入等技术手段和设备，方便用户的使用。
    对于用户必须的特殊要求，系统中还无缝集成了word、excel等外部编辑程序，以完成文本编辑、报表输出、保留审改痕迹（版本控制）功能。

    系统平台

    为了应用系统功能的整体实现，本系统采用以下应用开发平台：

    1.操作系统: 服务器端采用microsoft windows nt 4.0（service pack 4)，客户端采用microsoft windows95/98。

    2. 文档型数据库系统: 客户端安装运行lotus notes r5; 邮件系统采用lotus domino/notes r5的邮件系统。

    3. 开发工具: 采用lotus domino designer 5.0和新世界数码基地公司logicbasetm pm工作流程管理应用开发工具。

    系统结构

    本系统采用两台服务器和一台磁盘阵列及slha双机软件组成双机容错系统，以保护数据安全。
    本系统工作方式为双机互备援模式，既一台服务器作为数据库服务器，提供数据库服务，另一台服务器作为文件服务器，数据在磁盘阵列中。正常情况下，两台机器各自完成自己的工作，保证了系统的容错和实时功能。磁盘阵列系统采用raid5的容错和热交换功能，磁盘阵列系统中某个磁盘出现故障，可以在开机情况下拔出来，更换一个好的硬盘，系统会自动进行修复。整个系统提供了很高的网络及数据的安全性。

    几点体会

    该办公系统运行两年来，已取得了明显的经济和社会效益，提高了研究所的管理水平，所有的工作都按规定的流程在进行。一个办公系统从立项、开发、实施到正式运行，取得成功的关键在于：

    1．领导重视
    办公自动化系统从需求、开发到实施，需要各职能部门的紧密配合和合作，这就需要一把手亲自来抓，把各部门的需求统一在一起，实现流程的自动流转。

    2．选对产品
    改革时期，每个企业的流程、组织机构和人员都会发生变化，这就需要系统能够适应这种变化。不仅如此，系统还应该有很好的开放性，并且与其它系统有很好的集成能力。

    3．注重培训
    为了让每个人员都很熟练地应用办公系统，培训是很重要的环节。培训分功能培训和维护培训，功能培训对象是所有使用办公系统的人员，而维护培训主要针对系统维护人员。