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基于OA办公自动化系统设计方案的研究

2017/12/29    来源:万方数据    作者:鄂义元  姜轶涵      
关键字:OA  办公自动化  
本文在对办公自动化系统设计目标进行分析的基础上,阐述办公自动化系统的功能模块设计以及安全系统设计,希望能对促进办公自动化系统的发展和改进起到一定的借鉴和参考作用。

    在企事业单位、政府机关的日常工作过程中,伴随着计算机技术以及网络的不断普及,公务处理大都实现了办公自动化,进入了电子办公自动化时代。办公人员利用办公自动化处理软件,便捷地处理各种基本的日常业务,大大提高了工作的效率和现代化的水平,有力地促进了各项工作的顺利快速开展。

一、办公自动化系统的设计目标

    办公自动化系统主要是指在办公过程中开发—个通用的OA平台,并以此平台为基础完成办公自动化系统的各项工程的底层操作。这样以来,再开发针对某个政府部门或者企业的OA系统时,只需要进行稍微的修改,就能够得到一套针对性很强的办公自动化系统。对于该系统的二次开发特别的便捷,同时对于不同性质的单位和部门来说定制起来比较的方便和有针对性。

    整个办公自动化系统的基础是底层的通用型管理模块,面对客户的是应用层模块。应用层模块是业务逻辑和界面的结合体,对于不同的单位性质有不同的要求和形式,这样的结构特点方便OA系统多种功能的定制,有利于实现再次的开发。

    对于这个底层模块来说,是不需要实现各项实际的功能,主要的职责是完成底层数据库与应用层提供任务之间的数据交换,因此它的功能较为统一、抽象和具有可扩展性。尽管这样,在办公系统中并不是所有的模块都具有紧密的联系性,比如公共信息系统与公文管理系统之间,办公设备管理系统与邮件管理系统之间等等,它们的联系不是非常的紧密,以至于可以相互分开。

二、办公自动化系统功能模块设计

    1、公文管理

    在办公自动化系统中公文管理模块主要的功能是公文的发送和接收,发送的流程主要由流程定制来控制和完成,因此在公文管理模块中还应该包括流程定制的功能。这三项功能是OA系统的核心部分,实现的过程也是最为复杂的,尤其是其中流程定制功能,该模块非常的灵活。办公自动化系统的可用性和效率是有流程定制决定的。公文管理模块的设计思路主要是依据公文流转的顺序,根据业户不同的使用权限,完成相应的操作。在公文签发之后,自动的转入文档的处理子模块,进行下发或者归档。

    2、表单管理

    表单管理在OA系统中是—个辅助性的功能模块,在其他的基本模块中都能够用到表单管理的功能。主要是完成表单的存储、打印以及表单模板的定制。对于一个企业来说,表单的使用率是非常高的,它的使用频率与公文不相上下,因此,这一模块具有非常重要的作用,其中表单的打印和定制是—个技术难点。

    3、邮件管理

    邮件管理的功能主要是负责发送和接收内、外部的邮件,并将发送和接收的邮件存入数据库,以实现对其的浏览和查询。

    4、人事管理

    人事管理的功能主要是员工的薪资管理、资料管理、考勤管理、部门机构管理、员工的权限管理、部门的任命管理等企业的人事管理功能。在子模块中以底层的视角实现对员工的管理,包括所属性质和职务都将按照统一的模式进行规划,以方便应用层对模块的定制。

    5、档案管理

    档案管理模块的主要功能是实现对需要归档的企业各类协议、合同、指示、文件、资料或者公文等进行合理的查阅、管理和存储功能。

    6、公共信息管理

    公共信息的内容主要有:企业的文档、新闻、资料下载、员工论坛等等功能,是面向所有部门的通用系统。

    7、日程安排

    日程安排在办公自动化系统中是—个不可或缺的辅助性功能,主要可以分为部门日程和个人日程,是实现日程信息提示和基本的存储功能。

    8、会议管理

    会议对于每个企业来说都是非常重要的,网络的发展使会议的形式呈现出多样性的变化。除了传统的会议形式以外,还有视频会议、网络会议等多种形式,既缩短了人与人之间的距离,又为实现实时交流提供了一个良好平台。比如要完成总公司与子公司的交流,就可以采用网络会议的形式来实现。

三、办公自动化系统的安全性设计

    1、口令加密

    在用户名,口令的认证方式中,口令是鉴别身份的依据,口令的安全性非常的重要。因此,可以使用利用消息摘要SHA-1算法的形式进行对口令加密,使口令的传输、存储和比对都是以密文的形式进行,就算是数据库的管理员也无法得到用户的原始密码,从而能够有效的确保口令的私密性和安全性。

    2、访问控制

    访问控制是计算机在信息系统中进行安全保护和防范的重要策略,是确保系统运行安全的重要技术。其主要的目的是防止合法用户对系统资源进行非法的使用以及非法的用户进入计算机系统,可以通过两种方式来实现有效保护:一种是用户权限的管理。对权限的管理主要是指控制、管理和分配用户对系统页面的访问权的统称。也就是指某一用户对系统中的资源能够进行哪些方面的访问。对于一个合法用户,还要对其操作访问进行一定的限制;另一种是对访问系统的用户进行确认,利用标识符识别出进行系统访问的每—个用户。确证主要是指利用用户的特殊信息来证实用户的身份。只有在正确通过识别和确证之后,系统资源才能够允许被用户进行访问。通过这种方式能够有效避免因为标识符非法泄露所引起的安全问题。

    3、SSL数据加密

    安全套接层(SSL)是在Web的应用程序中应用的一种数字认证技术。SSL协议主要是使用不对称加密技术来实现对话双方的信息安全传递,能够有效保障信息传递的完整性和保密性,同时会话的双方能够有效鉴别对方的身份。

四、结束语

    总而言之,办公自动化系统主要是完成对日常信息的电子化处理过程。伴随着计算机和网络技术的不断发展和普及,办公自动化系统在企业单位和政府机关中发挥了越来越重要的作用,并且功能更加强大,操作更加便捷,有力推动了办公自动化程度的发展。

责任编辑:程玥
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