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工欲善其事 必先利其“OA”

2007/7/27    来源:e-works    特约撰稿人:吴勇毅  张铁军      
关键字:OA软件  OA办公系统  
为什么中小企业OA项目失败率如此之高,就是OA水土不适,没有量体裁衣。

    工欲善其事 必先利其器
    "快去把这份会议通知下发给集团各公司,速度要快,明天就要开会了。"
    拿着这份会议题,开始联系各公司的老总。"这一上午不用干别的人,光打电话发传真了。"北京、上海、合肥、焦作、哈尔滨……各分公司的老总都得通知,老天呀,真恨不得有双章鱼手(8爪鱼)呀,8爪都不够呀。
    10个电话,5个占线,2个不在服务区,传真没人接,老天呀,他们都在干什么呀,这都要急死了,我这个总部办公人员,我容易吗,我。打电话,不停的打,打打打……。看着同事们下班回家的身影,郁闷呀。
    现在网络都这么发达了,凭什么我的工作还这么辛苦,要自强,要革命,这么下去我会憋死的。发电子邮件呀,可是哪有他们的邮件地址呀,就是发了也不知道们们看没看呀,还是没效率。回想起前几天发完邮件,对方确说没收到,被领导一顿教训的情景,心中的热情就这样被浇灭了。
    不甘心呀,开建论坛、QQ群组、MSN,但是都不行,平台不统一,保密性差,没有安全感,这可不行呀,这些文件是有保密性的,难道还要回到打电话的这种"原始社会"吗,真的不甘心呀。
    几番探索之后,一个叫"OA办公系统"的东东出现在我的视线中。终于有了理论依据了,这个东东有内部的邮件系统,有即时的消息传递,还有公文流程处理。
    向领导斗胆建议上OA,"OK!"我大喜不已,但是技术、服务、价格都要好好的考虑呀,面对如此众多的OA办公软件选哪个呢?这不可是儿戏,只准成功不准失败。
    多数的软件报价10万以上,有的还要分多少个用户的,我哪知道要多少用户呀,公司变化这么快。都什么年代了,还在玩C/S结构那一套,分多少客户端,升级起来特麻烦,现在满大街流行的都是B/S,无需客户端,有IE就行了。会电脑的人不多,但会上网的人可是多多呀。
    有的软件报价2万多元,但是需要加一套正版的微软的产品,也不知道我是买OA还是买那个"毫不讲理"的微软EXCHANGE,OA却成了微软的赠品,也太没志气了,这样的软件一定会受微软件"欺负"的。
    有的软件价格看起来十分诱人,6000多元,服务可外包,可是那个东东的功能也太少了。更要命的是服务,说不好哪天你连软件公司都找不到,谁给你维护呀。像这种外包型的企业信息化产品一定要选有实力的公司。
    经过与各公司一家家的洽谈、比较、试用,根据企业自己的情况,我们终于确定自己的OA选型标准:
    首先,该OA商的服务应特别好,应有试用版,有技术人员通过MSN或QQ等工具能随时进行交流讲解,让人感到非常亲切,做为软件使用者,要的就是这种理解。
    其次,这款软件采用的应是PHP语言设计的,采用B/S结构,操作简便,会上网就会用OA。另外PHP+MYSQL+APACHE结构是当前最流行的网络数据库组合,具有可扩展性和稳定性,完全满足办公的需要,这种特性比较适合未来企业的成长需要。
    再次,这款软件应是国产软件,做为中国人,我们还是要多支持我们的民族软件企业的发展的,同时价格应在20000元左右,性价比高,能长期支持服务,我们不需要繁琐复杂的功能,多则无用。
    因为我们知道大多开发单位和企业进行沟通时往往都是站在软件的角度进行思考的,把软件的功能说得十分强大,而很少在真正理解企业需求后结合软件来谈问题。这样导致很多企业把系统应用起来后发现原来那么多功能,根本就用不到,或者说不好用。
    经过反复比较、考证,最后我们将目光锁定在通达的Office Anywhere上。
   
    享受OA的乐趣 "有事OA我"
    接下来的事,就是安装这套软件,进行普及培训了。由于大家都会用一些网上的工具,普及起来还是很快的。我们借助总裁办公会的机会专门组织了一次OA办公系统演示,向各位领导及同事们展示我们提出的新的办公方式,把用户名和密码发给大家。当时我们仅仅是给一些领导和文秘人员开设了用户名,小范围的进行普及。
    但是没想到微机室的电话和我的OA短信中大量的信息是:快快给我个OA密码,我们还要几个OA号。哇噻,两周的时间OA用户从30多人发展成120多人,就连开会时一些忙于业务的老总在会后都提出:再给我们公司再加几个OA用户吧,这样他们给我传文件就方便了。
    提到这个短信息就更精彩了,由于集团的财务集中管理,向下属公司派驻的财务总监都是集团总部的财务领导,他们在外面非常的辛苦,尤其是远离这些平常在一起工作的总部人员,平时如果想沟通只能打电话,但是大额的电话费又让人们不能尽情的表达自己内心的感受。但是通过通达OA办公系统,每当看到大家在线时,再也忍不住要和总部进行沟通的心情,"在忙什么呢"、"最近工作顺不顺利"、"马上给你发报表"。这即交流了感情又把工作得以顺利完成。在年末的聚会上,驻外的财务人员深有感触的说到:"虽然我们远隔千里,但是有OA把我们紧密相连,看到在线的各位同事,感到我们还是在一个大家庭中,我们之间并不遥远!"

责任编辑:张敏
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