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OA公文流转,缘何多成了摆设?

2008/5/23    来源:e-works    特约撰稿人:吴勇毅      
关键字:OA  办公自动化  工作流  
文章全面分析OA出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象,并提出举措以达到提升、完善网上审批、全面推动办公自动化。

    OA实施的成功率近乎80%,然而对多数用户企业而言,却感慨颇多,虽然有了一套OA系统,但能够真正深入使用,并产生效益的并不多,OA似乎就是收发文件、发个邮件而已,尤其是作为OA的主要部分工作流的审批,更多是成了摆设,软件商不敢挑明,用户企业也视之为“鸡肋”,“用之无味,弃之可惜”。

    OA的主要特征与功能之一就是工作流,也即公文流转,主要有两大部分,一是网上审批:企业内部的各项审批电子化,如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程,都可以通过网上进行办理和审批;二是网上公文处理:实现收文处理和发文处理的电子化,收文处理指可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行网上办理,发文处理指可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行网上处理。
 
    然而这些办公自动化的主要功能大部分却闲置,很少流转,被员工甚至老总弃用,使得用户企业OA系统变成了“聋子的耳朵──摆设”,成了目前OA应用推广中一个通病。OA的高成功率、低效能率使得用户企业陷入信息化建设的困局。

    一家饮料企业在进行OA应用初期也陷入了困惑,在前期针对企业自身需求也做了很多分析和调研,把各部室所有的日常表单几乎都收集来了,当时实施的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流,认为只要这样,OA就算是配置成功了,并经过几次培训后,满以为接下来就可有效实施、运转了。可事与愿违,在经过了一个多月的运行后,发现系统中的工作流表单数量并没有像预想的那样增长,OA系统的应用仅仅局限于收发短信和通知而已,员工们的反响也不如预想的热烈,抱怨说天天要开OA很麻烦,甚至领导也对OA提出了质疑,这家饮料企业老总在使用OA半个月后竟要求所有公文由秘书打印成纸质后送他披阅。因此有人戏称:“只因少了一笔,自动化成了白动化。”

    为什么OA会出现高成功率、低效用率乃至“鸡肋”的现象呢?

    一是OA系统细节设计不够完善,流程不合理。一些OA软件流程过程烦琐,员工平时只需要10分钟就可以完成的事情,有可能通过软件的操作和运转,反而需要30分钟甚至更长时间。本身OA在实际使用过程中就挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式,如果还需要老总通过复杂的程序进入到各个业务类型里审批,其结果要么难用,要么用不上。

    二是用户企业“只有纸上才来得安全放心”的传统老观念影响着网上工作流审批模式进一步推广。目前我国政府部门、企事业网上办公审批系统已开通多年,但网上办公大都只能停留在初检阶段甚或“粗检”阶段,在一些人眼里由于网上材料缺乏物证、公信力与法律性,应用公文流转审批,应用者会感觉不踏实,只相信手写的凭据,特别是财务、采购部门。

    三是安全性困扰着网上审批的推广普及。这主要表现在电子签名、电子公章上。其一是文档使用场所的安全性。目前虽然已经有一些基于Office文档上的“签章软件”,但这样的签章文档并不具足够的安全强度,在文档上加盖印章有时难于保证电子印章和文档内容的安全;其二是电子公文传输中安全性。在网络环境中传播和存储,容易受到黑客、病毒攻击,造成公文失密、信息被盗、被删改等严重后果,因此用户企业对电子公文的加密能否确保绝对安全、部门之间交换电子文件如何互联互信、有效性如何确定等问题心存忧虑,制约公文处理电子化的推广、普及。

    除了提升技术、简化流程,尚有哪些举措能提升、完善目前网上审批、全面推动办公自动化?

    一是让“纸上办公”与“网上办公”并存过渡。某个制造企业在实施一个固定资产采购的电子工作流时碰到一个问题:在手工流程中,采购部需要把供应商的报价单原件附在支出申请单后交由财务人员审批,而电子工作流是无法传递纸质报价单的,用户代表由于只是普通的操作人员,不敢轻易更改现有流程。在扫描报价单、报价单单独走手工审批流程等方案都被否决。后经与老总协商,决定只需将报价内容填写在电子工作流中,所有纸质报价单、原始凭证全保留在采购部门,由审计部门定期审计,保证交易的合法性,所有问题迎刃而解!另外,也可采取打印流程中的部分重要字据,然后让相关事项当事人手写签字备案,这样也能解决部分“眼见为实”的担忧问题。两种运作方式并存,就为将来全部电子化打下基础。

    二是利用手写技术,提高网上公文审批的可靠性、安全性。目前许多OA系统中公文流转过程中的修改是用键盘来进行的,这就带来了很多麻烦,例如批注的位置、时间的先后以及冒名批注等。的确,用过WORD文档的人都知道电子文档中批注的麻烦。如果采用手写技术,公文修改时就可以避免这些问题。一方面手写直接在原文上进行批注,更符合领导的使用习惯;另一方面各人的手写笔迹都是不相同的,如果有人要冒名企业领导签批文档的话,就会很容易通过签名鉴别给“揪”出来。另外手写技术,也符合人们圈阅、签批乃至起草文件的习惯,可大为方便习惯纸笔的人士。

    三是完善安全机制,为网上审批工作提供保障。OA安全系统应能提供完善的身份认证机制、严密的权限控制体系、关键数据加密、详细的日志信息记录等安全措施,同时,“用户身份锁”、预留标准的CA认证接口等安全措施应更进一步提升系统的安全等级,最大保障审批业务的顺利开展。

    四是用户企业领导要率先垂范应用OA各项流程,身体力行推动办公自动化。推行网上办公审批,工作量大牵涉面广,不仅有技术问题,还涉及到部门之间协调、衔接等,更主要是领导思想观念、提高工作效率、利益博弈的转变等问题,这要求企业领导要率先垂范,破除怀疑思想、部门主义、利益思想,敢想敢为,勇于创新,全面推动办公自动化。

    以网上审批为代表的OA建设之路任重道远,仍面临许多挑战。但只要正确分析,适宜形势,完善技术,积极应对,OA将更上一层楼,繁荣有序。

责任编辑:殷爽
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