企业如何利用oA进行知识管理

l知识管理
知识管理就是为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型企业能够迅速对外部需求作出反应、精明地运用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。虽然要做到这一点需要从根本上改变企业的经营方向和领导方式，但是它具有巨大的潜在效益。弗拉保罗说：“知识
管理就是运用集体的指挥提高应变和创新能力”。知识的积累与运用是企业面临的最大难题，实现知识共享必须得到企业领导和全体员工的认同，把学习确定为公司的重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。许多成功的知识型的企业都建立了可以实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。目前有—些IT企业已经实施了办公自动化系统，不要认为知识管理是rr行业的新概念，利用办公自动化系统就可以很好地开展灯识管理。
2第三代OA以知识管理为核心
办公自动化发展到现在已经是第三代了。第—代办公自动化是以数据为处理中心的传统bilS系统。它的最大特点是，应用基于文件系统和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把IT技术引人办公领域，提高了文件管理水平。但是，这种方式缺乏如收发文等群组协作工作过程的处理能力，因而其“自动化”程度是有限的。第二代是以工作流为中心的办公自动化系统。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化。办公自动化已实现了以工作流为中心。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，以E—mail、文档数据库管理、复制、目录服务、群组协同工作等技术作支撑。以工作流为 的第二代办公自动化系统包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、文档、会议的自动化管理。
第三代办公自动化系统建立在企业Interact平台之上，旨在帮助企业实现动态的内容和知识管理，使企业每—位员工能够在协作中不断获得学习的机会。知识管理是—个系统工程，目标是帮助企业发现潜在知识，定位拥有专门知识的人，从而传递知识，有效利用知识。知识管理意味着在恰当的时间，将正确的知识传给正确的人，使他们采取最合适的行动，避免重复错误和重复工作。知识管理关注如何获取、组织、利用和传播散布在企业信息系统和人们头脑中的知识．
第三代OA的核J心是知识。与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每—个单元和每—个工作人员运用知识的过程。第三代OA系统具有几个突出的特点：实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。
实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。因此，第三代办公自动化系统的核J 是知识，实现的基础是姗识管理技术。
3利用办公自动化系统进行知识管理
3．1办公自动化系统中进行知识管理的内容。目前办公自动化系统的发展已经到了第三代，即基于知识管理的办公自动化。系统建立在企业
Intranet平台之上，能够帮助企业实现动态的内容显示和知识的实际管理，使企业的每—个员工能够在协作中不断获得学习的机会和进步。知识管理是—个动态的发展过程，需要员工不断贡献所获得的信息。按照Spencer的经验，进行知识管理，通常需要三个步骤：a建立—套功能齐
备的系统，使知识管理成为可能；把知识以合适的方式贮存起来，使应用方便；使人(员工)有意识地把自己的知识提供共享，使“货源充足”。
3．1．1电子邮件。电子邮件是办公自动化系统中最基本的功能，通过电子邮件可以方便地起草、发送、浏览电子邮件并分类归档，实现各类信息在企业各部门及个人之间快速的传递。电子邮件的应用已成为一种协同工作的机制。更多的办公自动化系统可以依据不同工作流的处理流程，自动地将文档以电子邮件的方式传递给下一处理人，通过文档的自动传递，实现复杂的工作流应用。电子邮件成为用户间交流知识，达到知识互通有无的良好工具

3．1．2论坛。一些办公自动化系统中都有电子i仑坛，即BBS。大家可以畅所欲言，对技术、生活、合理化建议等问题进行交流，和网上的人可以展开辩论，在与有不同思想的员工交谈过程中，就会产生碰撞的火花，达到双方(可能多方)都受益的目的。
3．1．3网上发布信息。有的办公自动化系统提供了每个部门进行网上发布信息的模块，大家可以发布本部门的工作情况，也可发布对别人有用
的信息、知识。当然最重要也是最难的，就是使员工树立知识管理思想，认识到企业知识在市场竞争中的决定性作用。只有充分{^识到企业知识与企业命运乃至个人利益的密切关系，员工才会自觉地维护企业知识，促进知识管理的顺利进行。当然，要成功地进行知识管理，—个资源丰富的知识库是不可缺少的。办公自动化系统就可以提供这样的数据库，提供这样的环境来促进知识管理。
3．2让知识管理得以放大。弓li 办公自动化系统很简单，你可以通过建立内联网加上一套软件就可以，但是达到知识管理的话，就必须让所有的员工都认识到它的必要性和重要性，真正让所有的员工争先恐后的访问系统，愿意把自己的知识奉献出来共享。
3．2．1建立企业的内联网和系统平台，能够完善地实现交流与协作。一方面要求硬件平台的构筑要合理，另一方面要求应用系统在设计、规划、实施上将交流与协作作为应用的基础进行考虑，能够全面、完善的实现知识管理。内联网建立以后，知识就可以在互相交流中发展。联系越广越有效，信息就能得到越来越多和越好的共享。
3．2．2就应建立内部知识库。知识库翻 在企业的内联网上，可以包括公司的人力资源状况、员工需要的技能和评价方法、各部门的内部资料、公司的发展历史、客户的所有信息、竞争对手的材料、合作伙伴的材料、公司内部研究资料等，只要您认为可以包括的都可以规划在知识库中。当然知识库必须有基本的安全措施和网络访问权限控制。
3．2．3为了调动员工对知识管理的积极性，就应创造一种企业文化，促使员工为自己的绩效负责，并且能够发展新知识和新技能。配合这种制度，企业必须改变绩效评估体系的标准，建立知识管理奖励机制。让员工在知识管理的过程中由操作型员工向知识型员工转变，提供给他们学习的环境和激励，创造更大的价值。

4,我们企业利用OA对知识的管理模型
4．l平台系统结构

4．2软件功能介绍。

OfficeAnywhere网络智能办公系统是专为中小型企业定制的网络办公软件，采用领先的B／S（览器／服务器）操作方式，使得网络办公不受地域限制。集成了包括电子邮件、 公告通知、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯簿、工作流、公告通知管理、投票管理、考勤管理、工作计划、工资上报、绩效考核、会议管理、车辆管理、图书管理、销售管理、网络会议、讨论区、聊天室、文件柜、网络硬盘、系统日志、列车时刻查询、电话区号查询、邮政编询等4O余个极具实用价值的功能模块。当今企业越来越重视无形资产，或者说越来越重视知识。企业利用办公自动化系统进行知识管理可以达到对知识的识别、获取和充分发挥知识的作用，从而提高企业的竞争力。