太平保险协同办公OA系统建设成功案例

一、用户背景
    太平保险有限公司创立于1929年，1951年与15家保险公司合并重组为公私合营的太平保险公司，1956年，作为中国人民保险公司的全资海外子公司专营境外业务。2001年12月20日，经中国保险监督管理委员会批准，太平保险在中国境内全面恢复经营财产保险业务，成为由中国保险（控股）有限公司、中保国际控股有限公司及中国工商银行（亚洲）有限公司持股的全国性专业财产保险公司，总部设在深圳。公司现设深圳、广州、上海、北京等十九家分公司，基本形成全国性的机构布局。

二、信息化动因及目标
    太平保险的管理者一直十分重视信息化建设工作，随着公司业务的迅猛发展，组织机构不断壮大，对公司内部各级机构内及组织间的信息沟通提出了更高的管理要求，为适应公司一级法人、授权经营的管理模式，促进信息和知识的上传下达，使公司管理流程规范化、战略决策科学化、数据信息标准化，公司决定选择一套适合其发展战略的协同办公OA系统。通过该系统的实施达到：
    （1）各级组织内部公文流转的电子化；
    （2）组织间公文流转的自动连接；
    （3）提供各级组织的信息发布渠道；
    （4）促进组织知识的收集、共享和利用；
    （5）促进企业文化建设
    （6）支持员工移动办公

三、关键需求
    根据太平保险信息化的整体目标，其关键需求主要体现在：
    1、配合公司 “一级法人，授权经营”的管理模式，协同办公OA系统功能设计上既要保证整个系统的统一性，又要考虑各级组织的管理差异，在保证信息可以在组织内各层级纵向、横向快捷流转的前提下，实现多级授权的管理维护模式。
    2、总、分公司有各自的主界面，并可以相互进入，系统应根据用户的偏好，提供个性化设置功能。同时对个人信息要提供自助管理功能。
    3、协同办公OA系统完善的工作流引擎，可实现多种流向及操作控制，高度可配置，可以方便快捷的和办公自动化系统内的应用相关联。应用中所用到的各种表单格式可以快速定义和配置，提升办公效率。
    4、通过协同办公将业务流程的处理也纳入其中，如：保单审核、理赔审批等，实现了高效、快速、准确的业务处理能力。
    5、借助协同办公OA系统建立完善的信息发布及知识沉淀机制，可以实现知识信息不同的知识组织和共享方式。
    6、通过协同办公OA系统的公文管理代替纸质公文的流转方式，实现各组织内公文流转的电子化，规范公司内公文管理的相关流程和制度，提高公文流转的效率和效果。
    7、通过协同办公OA系统实现公司内部不同组织间公文交换的电子化，并达到公文流转的一体化即组织间公文往来要和内部公文流转流程相关联，提升组织间公文交换的实效性、安全性和可跟踪性。
    8、对于公司文书档案，实现公文档案一体化管理，其管理的文书档案来自于公文管理和手工补录的文件，实现电子化标准的归档文件整理。
    9、整个协同OA办公系统要实现和邮件系统、即时通讯系统、FAX系统的用户及应用集成，可以通过手机短信实现用户待办事宜的提醒及简单批复。
    10、实现集团资产统一管理，并对采购实行流程化管理和预算管理。

四、解决方案
    管理软件不单单是软件与技术的问题，很重要的从企业的组织机构与管理方法上去完善。泛微在太平保险协同办公OA平台解决方案中仔细考虑到如何改善企业的管理方法，建立一定的应用基础，保证太平保险公司的信息化顺利实施和达到预期的目标。
    基于泛微协同管理平台( e-cology)的协同办公（OA）系统解决方案，通过七个关联模块搭建了虚拟化的企业组织，以人力资源为核心，工作流程为血脉带动整个系统数据传输、功能应用的协同运作，针对太平保险信息化发展战略和目前规划的目标，搭建出融合企业制度与文化的高效信息化办公系统，解决企业实际办公过程中出现的各种问题，提升公司整体办公效率。
    泛微协同办公（OA）平台解决方案：
    在信息化的辅助下企业组织模式应该是一种适应业务发展需要以业务过程为中心、适应市场发展变化、满足迅速决策需要（以敏捷为特点）和内部与外部自由交流的一种网络化的组织，这种组织结构可以使各个部门之间根据业务过程的需要进行自由交流。这种组织结构不仅具有市场适应能力，而且还有自我发展和自我完善能力。而要实现组织结构由职能部门性向网络化转换，必须实现企业组织的“EAI”，进行组织的横向和纵向集成，打破企业及其职能部门之间的三维障碍——横向障碍、纵向障碍、外部障碍。
    1、横向的企业集成
    横向的企业集成是指支持业务过程的不同功能领域的部门和应用系统之间的集成，消除职能之间、部门之间、产品线之间或地理位置之间的界限。这种横向集成可以看作是“烟囱式”的企业部门之间的横向连接，横向集成就是要消除部门之间的障碍，各个部门之间自由通信，实现对业务过程的支持。
    2、纵向的企业集成
    纵向的企业职能部门集成是指在不同的控制和管理层的系统之间的集成，打破企业上下级之间的交流障碍。由于以前很多组织领导层次划分成一种金字塔形，上下级之间具有明显的等级关系，纵向集成的目的就是为了实现上下级系统之间的关系和谐和交流畅通，以便共同分享企业信息，对业务过程中的一些问题迅速作出决策。横向集成和纵向集成使企业内部组织变成一个开放的“魔方”式结构，企业的各个面向面向过程的职能部门通过业务过程贯穿起来。