中海物流协同办公OA平台实现信息化改革

一、用户背景

    中海集团物流有限公司（简称中海物流）是中国海运（集团）总公司直属的专业从事综合物流的国有大型企业，是我国大型综合物流企业之一。

    中海物流成立于1998年3月，现有注册资金47080万元人民币，总部位于上海。在全国设有北方、华北、 山东、华东、福建、华南、海南区域公司和中西部八大区域公司，100多个服务网点覆盖国内主要大中城市，管理超过30万平米仓库和2000余辆各种货运车辆。

    依托中国海运的资源优势，中海物流以优质的服务和完善的信息、运输网络作支撑，构建了立足沿海、辐射全国、连接全球的物流供应链，可为客户提供全套物流解决方案和一体化的物流服务。

二、信息化动因及目标

    在未使用协同OA系统之前公司员工主要通过发送邮件形式进行日常工作的交流，日益体现了邮件的弊端，工作的互通性比较差，反馈和跟踪很不方便；而且邮件限于两者之间的沟通，无法实现多部门跨区域的工作协调和沟通，对于工作情况的归档和查找也不方便。工作中的每一个事件没有一个规范的流程和操作体系，对于事前安排、事中监督、事后反馈都很难进行，执行力较弱，权责不够明确。

    在公司的知识信息管理体系上没有一定的规则，知识文档分散在各个部门、各个职员的电脑上，文档分类归档不明晰、管理混乱，对于公司ISO规范管理形成一定的障碍；而且跨分公司、跨部门之间没有知识共享、传播的平台，不便于公司系统化管理。

    中海物流充分认识到在网络时代里，企业的管理重点已从物流、资金流逐渐向信息流跨越，信息流更多地体现为电子文档，它的交互性能有效改善办公的效率，而“办公”实际上又是通过企业内部人与人、人与部门、部门之间信息的收集、组织、共享、传播等行为的协调来实现企业整体目标的过程。

    于是，中海物流的协同办公OA系统建设主要从上述两方面着手，主要梳理和规范公司的电子化管理流程，构建可共享的员工知识库，为大家建立统一的执行标准和企业文化。

    中海物流的信息化总体目标：构建一个切合本企业现状和长远发展需要的信息化平台，进一步提高集团办公效率，优化管理质量，降低运营成本，同国际规范化、标准化的管理模式接轨，提高服务水平及响应速度，在日趋激烈的竞争环境下保持和提高企业的竞争力；通过集团公司的信息化平台建设，促进下属子公司转变运营观念，正视市场竞争，并进行信息化改革。

    （1）集团公司知识的协同共享、利用和创新
    集团公司部门繁多，人员较多，如何有效的管理和利用公司内部的显性，最重要的是公司员工头脑中的隐性知识是建立一个学习增长型组织的关键因素。泛微企业集团协同管理中的e-Doc提供了全面知识管理的框架，允许企业在任何地点和时间张贴、存储和创建文档并共享信息。结合企业信息门户EIP，通过角色设置和权限控制使不同职位的人员看到不同的文档信息。公司的每位员工都在自己的门户中积累知识，并与大家共享自己在各方面的经验和知识。

    （2）搭建一个电子化的运行企业
    中海集团物流有限公司由于企业规模庞大，部门设置比较多。管理结构比较复杂。企业内部的各项事务性审批流程比较多，在企业管理型企业运作过程中，经常牵涉到相互的信息沟通与交流。依靠原由的邮件、电话以及人员的传递已经完全不适应现在的管理节奏，企业的运作效率也相对降低。

    （3）协同的项目管理:项目立项、审核、执行、结束全程监控
    项目是具有明确周期的一次性任务，项目进行的过程中涉及到项目人员、项目进度控制、项目成本控制等关键性因素。泛微企业集团协同管理的e-Project结合e-HRM和e-Workflow可完成对项目人员的任务分配及任务到达通知，项目经理登陆自己的门户可查看项目的人力、进度、财务等信息，分析相关因素及时作出调整，实现了项目从立项、审核、执行、结束的全程调控。

    （4）集团数据中心动态提取下属子公司各项数据
    泛微企业集团协同管理解决方案的集团数据中心包括五大功能模块：输入报表管理、报表条件管理、输出报表管理、报表数据录入、报表录入监控。下属公司可通过相应的接口递交及查看总部要求上传的数据，总部可实时汇总下属公司财务、生产、销售、人事、成本、收益等方面的数据，并利用"集团数据中心"提供报表分析工具来对下属公司的营运生成各种报表协助集团管理者作出分析和决策。

三、关键需求

    目前，中海物流的组织机构、人员层次、办公环境及业务系统比较复杂，缺乏一个统一的信息获取、发布和共享的平台，存在着信息滞后、多途径、不一致的现象，影响了全集团的运作效率，尤其是影响了领导层的决策和中海物流的响应能力。

    为系统地推进管理工作的制度化、规范化和高效化，发挥集团整体优势，实现快速市场反应，迫切需要建设一个高效、开放的知识共享和信息交互的统一信息平台。

    （1）中海集团物流有限公司特点分析
    1、地域分布广泛。本公司下属企业分布于上海、杭州，深圳等地管理上存在一定的时间与空间的限制。
    2、各服务网点、子公司与集团之间的紧密程度不同，对信息开放程度要求也不同；
    3、员工的计算机应用水平参差不齐；
    4、集团公司作为管理决策者，有大量的公文及数据材料向下传达，同时又需要收集统计各个子公司的各种报表和数据材料；

    （2）从集团的管理角度分析
    1、加强对下属公司的管理力度
    通过建设集团化的管理平台，将所有的信息都汇总在整个集团信息平台上，从财务、人员、项目等各个角度实现对下属企业的运行监督与管理。
    2、建设知识型的中海集团物流有限公司
    对于知识时代的企业，其终极目标当然是要成为知识使能型企业。人们借助知识挖掘、知识推理、决策支持等技术更好地完成日常工作；企业也将通过不间断地学习来培育和创新知识。最终，企业不仅在战略思维、运营效率、以及服务质量等方面得到大大改善加强集团项目的力度。