规范管理的协同之道

    自2000年以来，伴随着全国经济的高速发展，钢铁行业的经营状况、企业规模、企业效益飞速发展。企业规模的扩张使得钢铁企业意识到管理升级对企业发展的必要性，信息化建设随之走进了钢铁企业。邢台钢铁有限责任公司，就是在那个时候迈出其信息化建设的步伐。

    大有大的难处

    邢钢的信息化建设始于2002年。当时邢钢经营状况不断好转、企业规模不断扩大，邢钢领导敏锐地意识到企业继续快速发展亟需提升管理能力。此时其他大型钢铁企业已开始相继实施ERP项目，且效果良好，这也引发了邢钢管理信息化建设的需求，引发了邢钢对企业管理量化、数字化的需求。正是在这一背景下，邢钢与用友集团签约，购买用友ERP-NC作为其信息管理平台。经过5年左右的建设，邢钢信息化管理平台已实现包括电子邮件、内网、ERP、HR、客商管理（CRM，全国钢铁行业率先应用）、PORTAL在内的多种系统，拥有了一个较为完备的管理信息化基础，使得企业在管理上实现了较大的提升，并获得了ISO9002（2000版）国际质量体系认证、ISO/TS16949：2002 《质量管理体系汽车生产件及相关维修零件组织应用GB/T19001-2000的特别要求》标准、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》以及GB/T24001-2004《环境管理体系要求及使用指南》等相关认证。

邢钢鸟瞰

    作为全国知名的高端线材生产企业，邢钢拥有包括财务部、销售部、炼钢厂、焦化厂、实业公司、物业公司以及北京科技中心在内的近30个部门以及分、子公司，且其采用的管理方式为集团化的集中管控管理模式。这种紧密的管理模式，使得邢钢在管理上获得管控能力提升的同时，也为其管理带来一定难度。邢钢规模大、面积广，部门间的沟通与协作、信息传递、各种审批、签字以及公司制度、文件的传达等等，都成了一件费时费力的事情。

    从下属角度来看，传统方式下，需要派人将公文送到偌大邢钢的每一个部门和二级单位，这要花费不短的时间；又或者某一部门需要就某一事项进行审批，需要从分厂领导到邢钢公司领导的层层审批、签字，光花费在送审批材料上的时间就不少，而且碰到领导出差，则整个审批事项就要暂停下来，等待领导回来。而当领导在公司，可以去领导办公室签字审批时，领导可能已经去开会了，或者领导面前还有其他的下属等待领导审批、签字，一个事项走完全部的审批流程，往往会花1周、2周甚至更长的时间。从领导角度来看，像邢钢这样管理比较规范企业，每年会新产生上百个制度文件，连带之前已经建立的制度文件和如此多的部门，如果没有更好的解决方案，邢钢的领导将会每天被需要审批的单据给淹没。而从管理信息化角度来看，这些组织管理中的审批、沟通等管理难题，单通过邢钢ERP、CRM、HR、内网、企业邮箱以及原有的OA系统等工具是无法及时有效解决的。

    在较好地解决了业务管理难题之后，如何做好邢钢这样大型企业的组织管理工作，是一直萦绕在邢钢领导脑中的问题。

    上线率高达90%

    企业大、部门多、人员多、制度多、审批多、领导忙时间少，是邢钢组织管理的特点。原有的OA系统已经不能满足邢钢此时的管理需求，亟需一套组织管理信息化解决方案来为其服务。最终，在充分了解致远A6协同管理软件的管理理念及其二元化工作流等切实符合企业管理需求的功能后，邢钢将目光锁定在了用友致远A6协同管理软件身上，邢钢相信A6能够切实解决其组织管理难题。

    在致远和邢钢双方紧密合作下，邢钢A6协同系统仅用时两个月便成功上线，且邢钢员工顺利地将工作导入A6协同系统之中。邢钢领导认为，A6系统的应用，在提高邢钢办公效率的基础上，还重新梳理了邢钢的管理流程，明确了每个部门的管理职责，检验了原有管理方式、制度的合理性，并对现有流程进行优化；而且弱化了部门间壁垒，提高了部门间协作能力与沟通效率。此外，邢钢也将各种办公、管理文档进行归档处理，实现了知识信息的沉淀和积累。

邢钢A6登录界面

    A6有效地优化工作流程、提升工作效率的另一例证就是邢钢A6系统的极高上线率。邢钢A6协同自2007年12月20日开始上线时，在线就人数就有100多人。2008年1月上旬就达到了200多，之后上线率一直维持在90%以上，甚至经常会达到满并发。“一般这个时候，我们只好采用通知一些用户下线，让出并发给其他同事使用的方式来应对。” 邢钢信息评价处处长说道。

    之所以能实现如此高的上线率，一是由于邢钢的信息化基础好。A6上线前的调研显示，邢钢职工对OA系统的实施大力支持，认为OA系统可以减少工作的繁杂，提高工作质量。二是邢钢根据自身管理需要，设置了大量模板并不断进行优化和固化，充分满足了邢钢组织管理工作的需要。据统计，截止到2008年7月份，邢钢有效的模板流程达25000余个之多，覆盖了企业管理的方方面面。第三，致远的二元化工作流模式，更加符合员工日常办公习惯，使员工在潜移默化中接受A6。第四，在A6系统上线之后，对已转移到A6中的审批流程，不再接受原有的纸介审批方式，从工作方式上让员工接受新的审批方式。