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网上审批二次空破 路在何方

2009/4/21    来源:e-works    特约撰稿人:吴勇毅      
关键字:网上审批  OA  集成  
企业之间OA、CRM、ERP之间难于融合集成,总部领导想进行垂直式、交叉式网上审批困难重重。

    网上审批系统改变了传统意义上公文审批物理时空的不足、局限,提供了高效率、全透明、全天候、全位置的在线交互服务,大大提高机关企事业单位行政管理效率,是信息化时代大势所趋,也是信息化时代的主要烙印之一。
   
    网上审批多成摆设,"鸡肋"现象屡见不鲜

    不管是OAHR或是CRM,还是目前机关单位推行便民的电子政务,它们的主要特征与功能之一就是工作流,也即公文流转,主要是进行网上公文审批处理。
    一是机关企事业内部的各项审批电子化,如工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程,都可以通过网上进行办理和审批;二是内外部网上公文处理,实现收发文处理的电子化,可对企业员工或人民群众的来文进行登记、拟办、批办、传阅、转办等环节进行网上办理。
    然而,对多数用户单位而言,却感慨颇多,这些系统工作流的主要功能大部分闲置,网上审批很少流转,也遭领导层弃用,使得这些系统网上审批功能变成了鸡肋,成了目前信息化建设应用推广中一个通病。
    可以说,高成功实施率、低效使用率令时下单位用户很无奈,困惑不已。
    南方某市为了推进电子政务建设,三年前就推行以网上行政审批为重点的行政审批中心建设。然而自诞生那一天起,"收发室"之困就成行政服务中心挥之不去的难题。此市一些政府部门虽在行政服务中心设立了窗口,但许可或审批事项的授权不到位,窗口只能进行简单的申报材料、许可或审批件的收发,许多审批过程要回到原部门进行,而需要原件证照也仍需人工查验,窗口人员成了摆设。
    一家食品企业在进行OA应用初期也陷入困惑,当时推广应用的思路是想把所有纸质表单全部做成网上工作流,进行网上审批,提高企业管理效率。可过了一个多月的运行后,发现OA系统的应用仅局限于收发短信、通知和存档而已,员工们抱怨说事事要用电子化审批很麻烦。3个多月后,这家企业老总竟发布通知,暂停网上审批,要求所有公文审批由秘书打印成纸质后送他批阅。
   
    网上审批何以味如"鸡肋"?

    为什么信息化建设会常出现高成功率、低效用率的现象,网上审批变成"鸡肋"?
    一是某些软件系统细节设计不够完美,流程不合理。以公文流转为主要特点的OA软件为例,时下不少OA审批设计流程比较繁琐,员工平时只需要10分钟就可以完成的事情,有可能通过软件的操作和运转,反而需要30分钟甚至更长时间。本身OA在实际使用过程中就挑战了传统的人工传递、亲笔批示的方式,如果还需要员工、领导通过复杂的程序进入到各个业务类型里审批,其结果要么难用,要么用不上。
    二是体制问题造成相关部门各自为政,互联互通难,制约网上审批。企业有多个分支机构、部门,一些企业集团还有异地分公司,市级政府也有众多机关单位,但是现实是不同分支机构、部门之间常缺乏业务协同和信息共享机制,大多数审批系统之间相互孤立。
    企业之间OA、CRM、ERP之间难于融合集成,总部领导想进行垂直式、交叉式网上审批困难重重;而对一些地方电子政务而言,大部分系统之间还只能用网站导航链接这一方式连在一起,其后果不仅会导致部门分割、重复建设,还直接阻碍到互联审批、"一站式"审批服务等一些重要功能的实现。

责任编辑:张敏
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