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如何做好变更管理?(下)

2017/4/21    来源:互联网    作者:尹海涛      
关键字:变更管理  
变更在企业的经营过程中无处不在,变更也贯穿于产品的整个生命周期。如何在实施变更的同时,保持日常工作的稳定和高效,是每个企业都面临的挑战。

    6 三个变更专家的职能

    在CMII的闭环变更流程中,有三个变更专家(Change Specialist,CSI,CSII,CSIII),这三个变更专家分别负责闭环流程的一部分,主流的PLM系统中变更流程中,都有对应的角色设置。

    那么我们来解释一下这三个专家的职能:变更请求从发起到被处理(批准或否决),是变更专家I(CSI)的职能。CSI必须确保每个变更请求(ECR)包含充分的信息,以便变更评审委员会做出恰当的商业决定。这个角色需要同时具备一定的管理和专业技能。所有的PR和ECR,首先汇总到CSI这里,CSI要对PR或ECR进行记录、分类,为每个PR和ECR,并安排给恰当的创建者,做技术评审、并给出技术建议。CSI负责汇总全流程变更的重复性成本和一次性成本。CSI还负责准备CRB的会议议程,并主持CRB会议。

    变更专家II(CSII)的职能是,管理已批准变更的执行工作。

    CSII负责汇总合并实施相关的ECR,由一个ECN来统一执行。那么,什么时候可以用一个ECN来执行多个ECR呢?这还是需要基于变更的影响分析,当多个变更影响同一个最高层级文档时(这个文档我们也称之为变更的控制文档),就可以用一个ECN来实施多个ECR。CSII另外一个职责就是协调CIB制定变更的详细实施计划,并分配变更的生效方式。所谓生效方式,就是变更的切入点,这是变更的又一个难点和复杂点,生效方式的种类有按日期、按批次、按序列号或按旧库存耗尽等方式,究竟该选择哪一种呢?变更的生效方式主要是基于变更的紧迫性、成本费用和对生产稳定性等几方面的综合考虑。这个话题这次就不展开了,想和大家说明一点的是,不管采用哪种生效方式,变更中需要创建、修改和发布的文档的工作都是相同的。

    变更专家III(CSIII)的职能是,审查变更通知单和发布已更新的文档。

    当文档按照变更实施计划都完成创建或修订后,CSIII负责审核相关的文档,这里CSIII原则只做形式的审核,文档是不是按要求创建、修改、确认,文档的内容正确性并不是有CSIII负责,如果熟悉CMII标准,文档的完整性和正确性,是由文档的创建者和使用者共同负责的。CSIII将新创建或修改的文档发布后,还负责分发工作授权(工作授权,Work Authorization, WA, CMII的六个基本表单之一),相关的部门按照工作授权的内容对实物进行相关的改造、报废工作。

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    在CMII的闭环变更工作流程中,所有的工作都是受控的。针对文档的变更是通过ECR/ECN授权的,针对任何实物的变更是通过WA(work authorization 工作授权)授权的,WA中要做的工作在ECN中都有清晰的规定。最后还有完工记录,这个完工记录时WA的一部分,完成WA包括完成相应的完工记录,完工记录也是CMII闭环变更中结果和需求一致的证据记录。

    CMII的闭环变更流程中虽然引入了三个变更专家,但在实际工作中不一定需要三个不同的人来参与,具体是一个人、三个人、还是五个人、十个人,需要根据企业的规模和实际情况而定,但三个专家的角色、职能和工作次序不能混乱。

    7 制定变更的实施计划

    实施计划,是变更实施过程中最重要的部分,然而,许多组织在发布他们变更的时候,却没有正式的实施计划。制定详细ECN的实施计划,分成6个步骤,当然也是一个不断迭代完善的过程,见下图。

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责任编辑:张纯子
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