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PLM中电子报价模块的应用

2017/11/22    来源:e-works    作者:颜佳琪      
关键字:PLM  电子报价模块  
本文旨在给大家介绍PLM系统与企业内部报价流程结合生成的采购功能模块:电子报价模块。
 欢迎参加第十三届产品创新数字化国际峰会 11月29-30日 天津

    0 前言
 
    产品生命周期管理(Product Lifecycle Management,PLM)是企业在实施信息化管理时所使用的数据管理系统。但是广义上来说PLM不仅仅只是一个数据存储软件,它涵盖了从产品概念设计初期一直到产品生命周期结束整个过程中的产品信息以及协同完成采购、变更、生产等重要环节。以上是PLM系统的介绍以及涵盖的范围,以此为基础本文旨在给大家介绍PLM系统与企业内部报价流程结合生成的采购功能模块:电子报价模块。
 
    1 电子报价的概念介绍
 
    1.1 应用背景
 
    传统的报价模式:汇总项目前期的信息,如:年产量、项目时间节点以及区域需求等,由采购人员组织会议讨论决定采用哪些供应商进行报价。会议结束后以邮件形式通知供应商,在邮件中附上报价表格,要求供应商在指定日期之前填写完成后邮件报价给相应采购人员。
 
    报价阶段供应商产品信息的获取也是通过邮件形式,附件发放2D、3D的图纸。若是在报价期间产品图纸进行更新,也只能通过邮件形式告知供应商。
 
    传统的报价模式存在以下弊端:
 
    1) 无法系统化的收集项目的前期信息,需人工进行收集;
 
    2) 以邮件形式询价,数据整合困难,工作量大;
 
    3) 需人工确认供应商是否超过报价时间节点还未报价;
 
    4) 以邮件形式发放图纸,若附件过大,可能会造成数据缺失,产品信息不完整;
 
    5) 产品信息更新需人工进行通知,存在遗漏的风险较大。
 
    为了打破传统报价的这些弊端,为了更好的利用PLM系统这个数据平台,自主研发出了电子报价模块,从而将企业内部的报价流程电子化、报价数据电子化。并且有效的结合PLM系统中原有的项目信息、产品信息等模块,使得数据更为安全、准确。
 
    1.2 电子报价概念简介
 
    1.2.1 适用范围
 
    针对所有类型的报价均可使用该模块,如:新项目新产品开发、量产项目重新定点供应商等。
 
电子报价适用范围
 
    图1.电子报价适用范围
 
    1.2.2 权限管理
 
    PLM系统本身就具备权限管理功能,对于特定信息可设置特殊权限。产品价格为企业保密数据,所以结合了PLM系统权限管理的功能,针对电子报价模块设置了特殊权限,采购人员需申请报价权限,才能在系统中创建报价单以及查看报价文件,没有报价权限的其他人员均无法查看到任何与报价有关的信息。
 
    1.2.3 创建报价单的数据来源
 
    前面我们提到了传统的报价模式是需要人工去收集项目前期的一些基础数据,而如今采用了电子报价模块,采购人员可以在系统中创建报价单时直接将PLM中已建立好的项目信息链接到报价单中,无需重复手动输入。
 
    报价单中可关联所需询价的产品件号,一旦将两者关联,供应商在收到报价单时,直接可以查看到系统中最新版本的2D和3D图纸,无需再以邮件形式发送。
 
    无需重复输入数据,无需担心数据未更新,有效利用了PLM系统庞大数据库的功能,同时也确保数据来源的准确性。
 
    1.2.4 电子报价单特殊功能
 
    设置报价时间节点:设置供应商返回报价单的截止日期,当供应商在临近截止日期时还未返回报价单时系统会发出提示邮件,以防供应商错过该次报价。
 
    设置报价的默认货币:可根据项目的实际情况设置供应商在报价时默认填报的货币。
 
    同一个报价单可设置一个或多个共有人,他们拥有和该报价单创建者相同的权限,以防陷入报价单创建者休假或转岗时该报价单无人管理的困境。
 
    报价单创建完成后系统会自动生成相应的询价表格,所有基础信息都已自动输入到询价表格中。
 
    1.3 电子报价流程简介
 
    根据项目组所发出的需求,采购人员在PLM系统中创建电子报价单。创建时直接引用项目号,将项目信息链接到报价单后,还需设置报价时间节点、默认货币、设置报价单共有人,以及需要报价的产品条目。完成后系统会生成一串流水号,该号码即为报价单单号。
 
    将创建好的报价单在系统中推至下一阶段“采购方案会议”,该线下会议由采购各部门人员组成,会议目的为筛选出合适该报价单的供应商。会后由该报价单创建者将会议决策报价供应商链接到该报价单中,确认无误后在系统中推至下一阶段“发送报价单至供应商端”,此时通过接口将PLM系统中的报价单传输到供应商系统,并且将有系统邮件来提示供应商接收到报价单。
 

报价流程简图

 
    图2.报价流程简图
 
    供应商报价完成后点击提交,报价单通过接口返回,同时系统会发送邮件提醒采购人员该供应商已报价,采购查看报价单并确认是否存在问题,若是存在问题,可退回供应商端修改后重新提交报价。供应商报价完成后,系统将报价数据汇总后将自动生成报价对比分析表,供采购人员在线下定点会议时使用。会议中将确认定点一家或几家供应商,报价单创建者在系统中设置定点供应商获得该报价,并将该报价单推至下一个阶段“报价最终确认”(同时会发送系统邮件告知供应商获得报价),由采购部门领导最终确认该报价无误,将该报价单在系统中推进至完成阶段。
 
    若报价过程中发生变更,更改供应商或产品有更新,采购需创建新一轮报价。
 
    图2即为电子报价的流程简介,大家可通过上图更清晰的了解整个电子报价的流程。 
 
    2 供应商系统化管理
 
    2.1 供应商代码
 
    所有可正式报价的供应商都会由采购人员在PLM系统中创建账号,获得他们唯一的供应商代码,在报价单中只需关联供应商代码,系统即可抓取到供应商信息,当需要发送系统邮件时,系统会发送至账号链接的邮箱中。并且采购和质量人员会根据供应商在报价供货时的整体表现在系统中为该供应商打分,该分数会作为一个采购人员在选择供应商时的参考项。
 
    2.2 供应商系统
 
    前文中提到过供应商接收到报价单,但不再以邮件接收,而是通过登入供应商系统来获取报价单和其中的询价表格。供应商系统是一个简易的PLM系统,其工作原理与PLM系统相同,并且与企业内部PLM系统之间有数据传输接口。所有拥有供应商代码的供应商均可创建一个或多个供应商系统的登入账号,不同的账号权限所查看到的信息不同,并且这些账号由供应商自行管理。如下通过一个例子便于大家更好的理解供应商系统的工作原理:
 
    A供应商获得供应商代码后自行创建了三个登入账户供不同职能人员使用,有销售人员、工程人员和质量人员。
 
    销售人员:查看并返回报价单,可下载报价阶段图纸
 
    工程人员:查看并下载图纸及工程文件
 
    A供应商能查看到的所有产品信息都是由采购人员在PLM系统中开放权限。采购人员在某报价单中链接了A供应商代码,其销售人员才能在系统中查看到该报价单。该产品已定点A供应商后,该产品件号下会自动链接该供应商代码,届时A供应商的工程人员才能查看到图纸。
 
    3 电子报价应用的优势分析
 
    3.1 企业内部
 
    3.1.1 采购部门
 
    电子报价模块的应用大大减少了人工输入确认的工作量,并且将报价数据整合系统化后,系统将自动生成报告,有效的避免人为疏漏。历史报价数据都将储存于PLM系统中,可随时调取出历史数据,并生成汇总报告。
 
    3.1.2 工程部门
 
    为其节省了打包图纸等工作时间,并且在图纸有更新时系统将自动发送系统邮件提醒供应商,以防人为疏漏。
 
    3.2 供应商
 
    直接通过登入系统获取图纸,可直接下载到原版最新图纸及确保获得的产品信息无误。
 
    能通过供应商系统获得报价单以及图纸信息,若超过指定报价时间系统将发出提醒邮件,以防供应商错过时间导致未成功报价。历史报价数据都会保留在系统中,以便供应商内部对报价数据的管理。
 
    4 结论
 
    在智能化盛行的今天,如何利用其将企业传统模式打破?这是每个企业每个部门都有必要思考的一个课题。如何整合已有资源,利用PLM系统结合企业内部流程,更好的进行产品生命周期的管理。而本文介绍的电子报价模块,就是基于该理念所研发出的模块,使得报价任务及过程系统化,便于企业进行内部采购管理以及供应商管理。
 
责任编辑:李欢
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